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交通費精算と勤怠管理の手間を省く!kincone開発者が明かす導入ポイント1 〜多様な労務体系に対応〜

2020.10.01

交通系ICカードを使って勤怠や交通費の情報を一度に登録し、面倒な入力の手間を省いて業務の負担を軽減するクラウド型管理ツール『kincone(キンコン)』。具体的にはどんなことができるのか? 開発の背景、導入するメリットなど、株式会社ソウルウェアの開発担当者・小林裕輝さんにお話を聞きました。

kinconeは、交通系ICカードをタッチするだけで、交通費の経路と金額がクラウドに自動入力され、同時に勤怠の打刻も行えるクラウド型管理ツールです。モバイルSuicaにも対応し、定期区間の控除も可能。GoogleカレンダーやOutlook(Office365)、サイボウズ社のGaroonと連携すると、予定表と乗車履歴を照らし合わせ、訪問先が自動登録されます。

導入に必要なのはカードリーダーとiOS端末、もしくはNFC対応のAndroid端末だけ。手持ちの端末を利用すれば、イニシャルコストもかかりません。社員1人分が月あたり190円(税別)という低費用も魅力となっています。

開発元のソウルウェア社は元々ECサイト構築の受託開発をしており、サイボウズ株式会社のサービス『kintone』で管理している見積書、請求書、各種報告書データをPDFやExcel形式帳票に出力するソリューション『RepotoneU(レポトンU)』の開発をきっかけに、独自のプラグインやサービス開発事業を行っています。そんな会社が勤怠管理サービスを作った理由を聞きました。

勤怠管理・交通費精算が劇的に楽に!
クラウドサービス kincone

交通系ICカードで勤怠打刻を行えば自動で交通費情報が登録される

——kinconeの主な機能と特徴を教えてください。

小林:簡単に言うと、交通費の管理と従業員の勤怠の管理を行えるツールになっていまして、kincone上での勤怠打刻に加えて、最近はSlackやChatwork、LINE WORKSなど、様々なサービスと連携を増やして打刻できるようになっています。そして、交通費の管理としては、SuicaやPASMOを使って、打刻のタイミングで交通費情報(乗車履歴)もICカードから自動で吸い上げるという機能が付いています。これにより、基本的には勤怠の打刻をしておけば、交通費の読み取りも勝手にされているというシステムになっています。

——スマホやモバイルのアプリだけでなく、SuicaなどのICカードを勤怠打刻に使用できるんですね。

小林:ICカードを出社時などにリーダーにかざしていただくことで打刻するのと同時に、ICカード内のデータを読み取って乗車履歴も登録されます。交通費情報を吸い上げるというよりは、“出退勤をしていれば読み取られていた”というイメージになると思います。交通費を一緒に管理したい場合は交通系のICカードは必須にはなりますが、単純に出退勤の管理のみでしたら、例えばオフィスの出入り口にあるカードキーで打刻することも、カードの種類によっては可能です。

——ターゲットとして考えている顧客層を教えてください。

小林:対応できる範囲としては小規模はもちろん、ある程度の大人数の対応も可能な作りになっています。現在のユーザー様企業は100名以内が最も多いと思いますが、100名以上のユーザー様もいらっしゃいます。

——市場のライバルに対する強みや特徴はどんなところでしょうか。

小林:コストは他社様と比べると安いと思います。それだけを売りにしているわけではないですが、やはり利用人数が増えると費用がかかってきますから大事な点だと思います。また、シンプルな使い方を目指しているところも特徴です。機能が増えると結局、「使い方がわからない」となりかねないので。kinconeは、ユーザーが使う画面もシンプルを意識しているので、他社様に比べて迷わずに使えるUIになっているかなと思います。あとは連携サービスもどんどん増やしています。

——サイボウズ社のkintoneや、コラボスタイル社のコラボフローなど、外部システムとの連携が可能なところも便利ですね。元々それらを導入している企業は、kinconeと連動させてデータ管理できるということですよね?

小林:“シンプルに”ということを考えたときに、会社様ごとに労務体系が違うので、kinconeですべてを対応できるかというと正直難しいところがありました。なのでkinconeは、情報を溜める器としての役割を担い、貯めたデータをどう使うかは、データを連係させるサービス側に託す形になっています。例えばサイボウズのkintoneを使っているのであれば、そちらでカスタマイズしていただく。そういった使い方でさまざまなニーズに対応できるようにしています。連携は画面上で設定するだけでデータが流れるようになっています。

「交通費精算を簡単に!」がきっかけ さまざまな労務体系にも細やかに対応

——どのような経緯でkinconeが生まれたのでしょうか。

小林:元々のきっかけは、代表の吉田が前職でハードに働いていた中で、交通費の申請が面倒だと思ったのが背景にあります。おそらく多くの人が月末など申請日にまとめて、“○○駅~○○駅まで何円”と調べるとか、結構時間をかけて交通費の申請をしていると思うんです。忙しさに追われていた吉田は、「そのひと手間をかけるよりも、疲れているからゆっくりしたい」と思って交通費申請をしないことが多かったという話があり、同じように感じていた声もあって、動き出したようです。

そこで、交通費情報の吸い上げを日々忘れずにするには、勤怠を打刻するときに交通費のICカードからも同時にデータを吸い取らせれば、手間もかからず忘れずに管理ができるのではないか、と開発に至りました。

——小林さんは勤怠管理システムの開発は初めてだったそうですが、どこから着手を?

小林:勤怠管理というより、「交通費の記録を忘れずに行うためのシステム」というイメージでスタートしました。乗車履歴など交通費情報を吸い上げるだけなら、技術的にはそこまで難しくない。単純に“○○駅から何円”というデータが取れればいいだけ。一方、勤怠機能は最初、“いつ出勤して、いつ退勤して、休憩がどれくらいあったか”というのを記録するだけのツールだったんです。だから当初はあまりどういう風に作るか困ることはなかったのですが、そのうち、働き方改革などがある中で、労務体系の多様化に対応ができていない部分がありました。

サービスを開始してから、そういった部分にもに対応していかなければいけない、となったときに、労務の知識が会社全体としても少なかったので、改めて調べながら、お客様から「こういう機能が必要だから」と伝えられたときに初めて、「あ、こういった細かな機能に必要があるんだな」と知りながら実装していくのが大変でした。

——今は働き方のスタイルも本当にさまざまなので、対応するのが難しそうですね。

小林:例えば、フレックスタイム制や裁量労働制の人、アルバイトの人など、他にも、工場等だと3交代などのシフトというケースもあります。労務体系を管理する機能を求められるので、登録できる労務体系を増やしたのも、お客様から要望があった部分です。

テレワークの勤怠管理にも対応
クラウドサービス kincone

駅情報は公開されていない! 実際にICカードをかざしに現地でデータ収集

——現在の形になるまでに、労務体系のほかに苦労した点は?

小林:交通系でまず1つあったのは、駅の情報というのが実はデータとしてなかなか公開されていないという現状です。その情報を色々なところから集めてくるのが大変でした。一般的に公になっていないので、お客様から「この駅のデータが入っていないんだけど」と言われたりするんです。そのときは、調べてデータを追加しながらとか。私は和歌山に住んでいるんですが、和歌山は駅の情報が少なかったので、自分で直接ICカードをかざしに行くこともありました(笑)。

——ええ! 自分の足でデータを蓄積させていくとは……。

小林:数件ですが、そういうこともありました。駅の情報は調べれば出るけれど……という感じです。公式ではないサイ——トを見ながら、「そうなんだ」とか(笑)。あとは、Suica、PASMOなどICカードが実際に現地の路線で使えるのかを、出張に行ったときに乗ってみるなど、検証するのは結構自分の足で稼いでいた部分です。

関西圏はICOCAなど、地方によってそれぞれの交通系ICカードがありますよね。そこは特にSuicaと変わらないのですか?

小林:基本的な仕組みは変わらないです。ただ、kinconeで実際に使えるか明記するときに、確認のため現地に使いに行くことがあります(笑)。ICカードの規格は決まっているみたいなんですが、kinconeで読み取れるデータになっているかどうかは、カードの種類毎に確認が必要なんです。ただ地方のICカードがkinconeで使えなかったというユーザーさんからの声は、現状ではないですね。

シンプルで柔軟な勤怠管理
クラウドサービス kincone

ユーザーの要望から生まれた訪問先の推測機能

——乗車履歴とGoogleカレンダーなどのスケジュールを自動連携してくれる機能も追加され、予測して訪問先情報を紐付けてデータ登録してくれるのが便利だなと思いました。

小林:あるお客様から機能の要望があって、ちょうど社内でもGoogle カレンダーと連携して使っているものがあるので、予定と実際の駅と結びつけられるなら自動でやってみようか、という話になりました。訪問先の予測は、最初は上手くいかないお客様もいるので、少しずつ確認画面で訂正してもらえると同じパターンを覚えて、より精度が高くなります。使ってもらえるとどんどん賢くなる(使いやすくなる)と思います。

次回は、実際の勤怠管理の使用例やサービスの今後について紹介します。

 

【小林 裕輝プロフィール】


2011年にECサイトのシステム開発会社に入社。その後2013年よりソウルウェアに一人目の社員として入社。

勤怠・交通費管理システムkinconeと帳票システムRepotoneUの開発を担当。東京から地元和歌山へ移り、リモートで開発を行う。趣味は卓球。

*xiangtao / PIXTA(ピクスタ)

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