見えない「無駄」を減らして勤怠管理と交通費精算の手間を一気に解決！kincone導入検討まとめ

人事・労務

kincone 交通費管理勤怠管理業務効率化

2021.02.22

経営ノウハウの泉編集部

多くの企業がコロナ禍や米中摩擦、日韓摩擦など、さまざまな環境の変化に業績を低下させてあえいでいます。そこを生き抜くために改めて注目されているのが、既存業務の効率化によるコスト削減です。

この記事では、日常業務の中で見過ごされがちな「勤怠管理」と「経費精算」（その中でも「交通費精算」）という2つの業務に焦点をあてて、クラウドサービスの導入によって業務を効率化し、業務コストを削減する方法を紹介していきます。

とくに今回は勤怠管理と交通費精算を同時に効率化できるユニークで低価格なクラウドサービス『Kincone』の導入と活用について紹介していきます。

なぜ「勤怠管理」と「交通費精算」なのか

勤怠管理の重要性が増してきたのは、安倍内閣から始まった一連の働き方改革の影響があります。

働き方改革とは、働く人それぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会の実現を目指すものです。

「長時間労働の是正」や「多様で柔軟な働き方の実現」、「同一労働同一賃金」などについて、労働関係法令の改正と絡めて推進していこうというものです。

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働き方改革の「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「同一労働同一賃金」の実現のためには、まず、労働者がいつどこでどれだけ働いているかを正確に事業主の労働時間把握義務が強化されたのです。

円滑な労使関係を維持するために残業時間の把握は大切

残業時間を含めた正確な給与計算も、円滑な労使関係の構築のために必要だと、東大法学部卒の社会保険労務士・金山杏佑子さんは指摘しています。

労務管理の中でも、とりわけ給与計算の誤りは、ときに会社にとって致命傷ともなり得るインパクトをもたらします。

現在、新型コロナウイルスに伴う社会情勢から、会社と従業員との関係が危うくなりがちな状況です。さらに、未払い残業代の消滅時効が延長されたこともあって、給与計算の誤りが有するリスクは企業にとって一層見逃せないものとなっています。

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テレワークの普及に伴い勤怠管理にも柔軟な対応や健康管理も課題に

コロナ禍でテレワークが急増したことも、勤怠管理を難しくしている一因です。もはや、アナログなタイムカードによる勤怠管理はほとんど用をなさなくなってきています。

テレワークを導入する会社が勤怠管理をするにあたって最も気になる点が、「会社が社員の働く様子を確認することができない」ということでしょう。通常ならば、どの社員がいつ出社し、どのような作業をしているかを目で確認できます。

しかし、テレワークの場合、社員の出退社、仕事の開始・終了の様子を確認できないため、労働時間の管理が非常に困難です。さらに、在宅勤務でありがちな状況として、仕事と日常生活の場が同じ“自宅”になるため、オン・オフの切り替えが難しくなる、という懸念があります。

テレワークの場合は管理の目が届かないために、いきすぎた長時間残業が横行し、それが社員の健康を損なうことも企業にとってリスクとなります。

会社には、従業員の健康への配慮義務があります。長時間労働と過労死や精神疾患の発症には、強い因果関係があるとされています。会社が従業員の労働時間を適正に把握することは、従業員に健康に働いてもらうことに繋がります。

それが、過労死などで亡くなった遺族からの損害賠償などのリスク回避につながりますし、会社の生産性向上にもつながります。今や、労働時間と会社への貢献度が比例しない職種も増えています。
逆に、長時間労働による労働生産性の低下が問題ともなります

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交通費精算や経費精算の見えない「無駄」が企業の負担になっている

企業に勤めるサラリーマンにとっても、もっとも面倒な作業のひとつは交通費精算や経費精算ではないでしょうか？

毎月ちゃんと精算しないと給料から持ち出しになってしまいますが、月に1回の精算だと、いつどこに行っていくらかかったか、を正確に思い出すのには意外と時間がかかります。交通費精算だけで1時間ぐらいかかってしまうと、「その時間でもっと有意義な仕事をしたかった」と考えてしまいそうです。

また、経理部員にとっても毎月全社員の交通費に間違いがないか確認する手間時間は大きな負担です。この「デジタルの時代にもっと効率化できないのか」と不満を持つ経理担当者は多いはずです。

しかし、経理のデジタル化にはさまざまな壁があります。

自ら税理士事務所を経営した多くのスタッフを雇用し、コロナ禍の到来に合わせて見事に業務のテレワーク化を実現した税理士の原尚美さんは、経理業務のデジタル化の難しさについて以下のように指摘しています。

一方、多くの会社で経理部や財務部などの管理部門はテレワークに対応できず、オフィスへの出社を余儀なくされているのも、また実情です。なぜ、デスクワークが多いはずの経理部で、テレワークが進まないのでしょうか？

経理が必要とする情報は、契約書や納品書、見積書、請求書、領収書など、万が一にでも社外に漏れては困るような機密情報ばかりです。そのため、日々の業務を遂行する上で、これらの重要な情報をいかに適切に扱うかが、経理部の業務において大切なポイントとなります。

経費精算業務のクラウド化は人事・労務面でも経費削減の観点からもメリットがある

金融機関のSEから税理士になった、和田公彦さんは、クラウド側の経費精算システムを導入することで、全従業員の年間作業時間を大幅に削減し、それ金額コスト換算したときのメリットを指摘しています。

仮に従業員100名の会社を想定した場合、クラウド型の経費精算システムを導入することにより、導入前に比べて全従業員の年間作業時間が870時間削減でき、これをコスト換算すると年間113万円削減できるという試算があります（マネーフォワード調べ）。

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どんな企業でも避けては通れない、勤怠管理と交通費精算の手間とコスト。ここをなんとかできないかと悩む経営者は多いのではないでしょうか。

実はそれらをいっきに解決できるクラウドサービスがあります。それが『Kincone』です。

kinconeは交通系ICカードやスマホで打刻できる勤怠管理サービス

勤怠管理と交通費精算。まったく関係がないようで、実はこの2つには大きな接点があります。

それはICカードです。日本国内の企業なら、通勤の大半は電車通勤でしょうし、電車に毎日乗るなら交通系ICカードを使うのは当たり前のことです。

この交通系ICカードは『Felcia』（フェリカ）という日本生まれのICカードの規格に基づいて作られており、電車に乗るだけでなく、買い物の電子決済や、入退室の認証キーとしても使われています。

さらに最近はiPhoneなどのスマホ機種の多くもこのフェリカに対応して、交通系ICカードの代わりに使えます。いまや、日本に住む多くの人が当たり前に持っている普遍的なツールだと言えます。

kinconeは、この交通系ICカードやフェリカ搭載スマホを、出退勤時の打刻に使えるようにした、勤怠管理サービスなのです。ICカードの読み取り側にもフェリカ搭載スマホを使えるので、調達のコストやリスクも低くて済むのが魅力です。

交通系ICカードを使うから交通費精算も一緒に行える

kinconeが素晴らしいのは、交通系ICカードやスマホで出退勤の打刻を行うと、その際に駅で乗り降りした情報も自動的に吸い出してくれることです。

もちろん、ICカードに記録されてい電車の乗り降りには私用も含まれているでしょう。そこでkinconeは、Google カレンダーなどのグループウェアにあらかじめ登録した訪問先情報と、ICカード内の移動情報を照らし合わせて、交通費精算の候補リストを自動生成してくれるのです。

kinconeなら出退勤時にICカードで打刻することで、自動的にICカードから利用履歴を読み出して保存してくれます。さらにサイボウズやGoogleカレンダーなどからスケジュールを読み込んで、ICカードの履歴と照合して訪問先名を自動入力する機能もあります。これによって、交通費精算の業務の負担が一気に軽くなります。

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社員は毎月の経費精算時にkincone上で表示された交通費精算の候補リストを修正して、経費精算用のデータをダウンロードして提出するだけです。

しかも、kinconeは毎月の修正結果を基に、次月の交通費精算候補リストの精度を上げていきます。使い込むほどに、便利になるサービスなのです。