コーヒーサーバー購入時の稟議書の書き方について

先月上司からコーヒーサーバーをリースすることになりました。稟議書を提出することになりましたが、
提案事項がどのように書いていいかわかりません。
今までは、インスタントコーヒーを使用していました。
コーヒーサーパーを導入することにより時間は掛からずお客様や社員に出すことができます。
でも、実際はお客様は少ないのでリフレッシュ等のほかの理由で書きたいのですがうまく文書がまとめられません。
どのように書いたらいいですか？