相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

予定が把握できない

著者 オルコック さん

最終更新日:2011年09月06日 17:00

内勤の人数が10人程度の会社にいます。
 今まではある程度大きな会社にいたためか、ネットで全員が見ることができるスケジュール帳に、予定を入力しあい、直行や直帰であっても、スケジュールを見れば、外部からの電話にも対応することができていました。

 現在は、上長の居場所や帰社時刻さえわかりません。
誰かは聞いているのでしょうが、その誰かが全員にわかるように
連絡してくれていないようなのです。

 正直、「いつ、戻りますか?」の質問に「わかりません」と
答えることが嫌でしょうがありません。

 入社して数日、同じような思いをしている同僚といろいろ考え
ましたが、すけージュール入力を提案してみたところで、誰も入力しないのではないか?…という結論になり、現在もそのままです。

 小規模な会社なので、提案は社長にすることになるのですが、
入社間もなく、提案しづらいのですが、同じくらいの規模の会社では、どのようにされているのか聞きたくて投稿しました。

 よろしくお願いします。

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Re: 予定が把握できない

著者 OKA さん

最終更新日:2011年09月06日 23:25

こんばんは。

私の職場では、
①見て分かるものを常備すること と、
②誰に聞けば分かるのかを明らかにしておくこと
を徹底しています。

①社員の1か月のスケジュールに関しては1枚の出勤予定表にまとめています。(約10名分のことが1枚で分かります)
 出勤したらそれに目を通して把握します。うっかり見忘れたり、見ても記憶できなかったりしますが、すぐ出せるところに置いていたり貼っていたりしますので、こういうものがなかった頃より全員の応対は良くなりました。

②予定表に書かれていないような日々の外出などについては、全員に言い残して行くのは難しいので、言い残していく相手が決まっています。その「必ず聞いているはずの人」に尋ねるとすぐ分かります。

また、①の予定表を真面目に見ない人もいますが、そのような人も、「必ず知っている(聞いている)はずの人」に尋ねるとすぐに分かります。

大変アナログなシステムですが、これで概ねうまく回っています。

Re: 予定が把握できない

最終更新日:2011年09月07日 08:59

こんにちは。

予定が分からないのは本当に嫌ですよね。
当社では、事務所入口付近にホワイトボードを設置しています。
社長をはじめとして必ず予定を入れるようにしています。
外出先や戻り時間の記入があるので分かりやすいですよ。

Re: 予定が把握できない

著者 オルコック さん

最終更新日:2011年09月07日 11:33

返信ありがとうございます。
 アナログでもなんでも、上手く回っているのならうらやましいです。

 必ず聞いている人さえいない時があるので、なんとか徹底できるように頑張ってみます。

Re: 予定が把握できない

著者 オルコック さん

最終更新日:2011年09月07日 11:35

返信、ありがとうございます。

 入口付近のホワイトボードは、いいですね!
出かけるときに目につきますし。
書いてくれるかどうかを徹底させないとダメですが…。

 もう少し悩みながら頑張ってみます。

Re: 予定が把握できない

著者 HOF さん

最終更新日:2011年09月11日 16:25

> 返信、ありがとうございます。
>
>  入口付近のホワイトボードは、いいですね!
> 出かけるときに目につきますし。
> 書いてくれるかどうかを徹底させないとダメですが…。
>
>  もう少し悩みながら頑張ってみます。

当社では、行き先表示版とグーグルのスケジューラーを使っています。スケジューラーは、出先からでも追加入力及び修正が可能なのでリアルタイムで把握できます。

ただ問題は、「入力する気があるかどうか」です。
自分の行動を把握されたくない。サボりたいと思っていれば、GPS携帯を持たせるくらいしか方法は無いでしょう。

Re: 予定が把握できない

著者 ふじやま さん

最終更新日:2011年09月12日 10:06

オルコックさん
こんにちは

わたしの会社ではグループウエアにスケジュールを入力して共有しています

最初は「誰も入力しないのでは」と心配しましたが、支店長が「入力していないと暇だとみなす」とか「スケジュールが空いていたら、勝手に会議や打合せを入れていい」といった方針を打ち出したため、みんな入力するようになりました
今では上級者や年配者も入力しています

トップダウンでスケジュールの共有を言ってもらうの一番だと思います

Re: 予定が把握できない

著者 おなかいっぱい さん

最終更新日:2011年10月12日 17:22

うちはもっと小さい会社で、出かけるとすれば社長と営業(専務)と工場長位ですが、社長(70代)と営業(30代)は出かけたことすらわかりません。
この2人の場合、総務より出した通達も無視…因みに総務部長は社長夫人です。
情報の共有、報連相の徹底なんて会議で出ますが鼻で笑ってしまいます。
会社組織としては終わってる感じ…潰れてもおかしくないと思っている今日この頃。
こういうのに慣れたせいか、今はこう言う方が楽なんじゃないか?と思っています。腹は立ちますけど!

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