従業員間の個人メールについて

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こんにちは。
げんたといいます。

> 相談します。
> 従業員間の個人メールのやり取りについて悩んでいます。


今回の問題は、従業員間の個人メールのやり取りの問題ではなく、御社の情報管理の問題だと思います。
メールではなく、メモ帳に書いて他の従業員に教えればいいのか、と言われたら…困りますので。


正式決定でない会社の情報を何らかの理由で

　　（１）特定の人に通知する場合、
　　（２）職務上知り得た場合
　　（３）偶然知ってしまった場合、

これらの場合において、職員の果たすべき行動規範、ルール、ルールを破った時の罰則規定はどうするか、など、御社内での情報管理をどうするのか、という問題です。

仮に社内ルールがまだ整備されていないとしても、社会人の一般常識として、当該社員には注意すべきだと思います。
今回は解釈の相違により、若干社内が混乱したようですし。

注意する方法は、メールや文書などではなく、きちんと面談形式で注意された方が良いと思います。ただし、今回が初めてという事であれば、他の社員がいない場所（会議室などがあれば会議室で）で、本人と１対１ではなく、会社側は複数人数（２人とか）で面談して注意された方が良いと思います。
そして注意した内容、日時などはきちんと記録として残しておくことが大事です。

どのような言葉や伝え方が良いかは、本人の性格やこれまでの社会経験、年齢等の問題もありますから一概には言えません。

ただ、情報漏洩した事で意図しない解釈で情報が他の社員に伝わってしまったこと、今後は例え何か知り得たとしても、会社から正式発表があるまでは他言しない事などはきちんと伝えるべきでしょう。

場合によっては本人に、

「今回は会社としては訓戒（今の個人面談による注意処分）だけに留めるが、次回同じ事があったら次の懲戒処分（減給など）が課せられる可能性があるため今後は注意すること」

などと伝えるのもいいですが、それを行うためにはきちんと就業規則に規程していなければいけませんのでご注意下さい。

> こんにちは。
> げんたといいます。
>
> > 相談します。
> > 従業員間の個人メールのやり取りについて悩んでいます。
>
>
> 今回の問題は、従業員間の個人メールのやり取りの問題ではなく、御社の情報管理の問題だと思います。
> メールではなく、メモ帳に書いて他の従業員に教えればいいのか、と言われたら…困りますので。
>
>
> 正式決定でない会社の情報を何らかの理由で
>
> 　　（１）特定の人に通知する場合、
> 　　（２）職務上知り得た場合
> 　　（３）偶然知ってしまった場合、
>
> これらの場合において、職員の果たすべき行動規範、ルール、ルールを破った時の罰則規定はどうするか、など、御社内での情報管理をどうするのか、という問題です。
>
> 仮に社内ルールがまだ整備されていないとしても、社会人の一般常識として、当該社員には注意すべきだと思います。
> 今回は解釈の相違により、若干社内が混乱したようですし。
>
> 注意する方法は、メールや文書などではなく、きちんと面談形式で注意された方が良いと思います。ただし、今回が初めてという事であれば、他の社員がいない場所（会議室などがあれば会議室で）で、本人と１対１ではなく、会社側は複数人数（２人とか）で面談して注意された方が良いと思います。
> そして注意した内容、日時などはきちんと記録として残しておくことが大事です。
>
> どのような言葉や伝え方が良いかは、本人の性格やこれまでの社会経験、年齢等の問題もありますから一概には言えません。
>
> ただ、情報漏洩した事で意図しない解釈で情報が他の社員に伝わってしまったこと、今後は例え何か知り得たとしても、会社から正式発表があるまでは他言しない事などはきちんと伝えるべきでしょう。
>
> 場合によっては本人に、
>
> 「今回は会社としては訓戒（今の個人面談による注意処分）だけに留めるが、次回同じ事があったら次の懲戒処分（減給など）が課せられる可能性があるため今後は注意すること」
>
> などと伝えるのもいいですが、それを行うためにはきちんと就業規則に規程していなければいけませんのでご注意下さい。

注意については丁寧な返信があるので
問題点は
１、担当者から発表される前に、その方がなぜ知りえたか？
そもそも知らなければメールできないわけです。
２、なぜ、知りえた内容を、勝手に流布させたか？
知ったとしても、伝えなければ問題は複雑にならなかったわけです。

以上だと思います。
その方に伝わった事と、その方が伝えたことが原因で起きたわけですから、その両方を止める規則や認識(教育)が必要という事です。

こんにちは。
私が見る限りでは、情報漏洩というより伝言ミスではないかと思われるのですが・・・

＞その日休んだ従業員に個人メールを送っていました。

逆に解釈すれば、休まなければその従業員も同じ情報を得ていたという事かと思います。

文章を見る限りでは、
①社内(部門)会議等の社内での話。
②そこで、業務Aから業務Bに変更する予定と大まかに発表。
③詳細は、全員揃ってから担当者が詳細を説明・指示する。

と良くある話かと思います。

その場合、休んだ社員は出社していればその情報を知りえたと思われ、事前に大まかでも分かっていた方がスムーズに業務移行等ができると思われます。

メールや電話等で変わる旨を連絡することはむしろ普通の事と思われますし、情報を操作するのであれば、②の大まかな内容を発表しないようにするべきと考えられます。

メールを送った社員にのみに伝えた機密情報であれば、守秘義務違反になり他の方がおっしゃるような対策が必要となります。しかし、休んだ人に単に連絡した場合、特に問題がなく間違った解釈で混乱した事も情報伝達ミスによるものなので、改善する場合はその部分になると思われます。