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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

コピー機は再リース4回目です。

著者 パフィン さん

最終更新日:2012年02月01日 11:22

コピー機は再リースの4回目になります。8年目です。
最近は頻繁にメンテナンスや部品交換にきてもらってます。
チャージ払いなので、修理代はかかりませんが、週に2回のペースでみてもらうので、事務作業の効率も悪く、本音は早く新しいのに切り替えたい・・。ところが所長はまだ買う気がない。まだ使える、もったいないといいます。
効率悪いし、カウンターの単価も高いので切り替えたほうがいいと思いますがー、みなさんどう思います。
既に3回新規購入を提案しましたが、却下でした。
よろしくお願いします

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Re: コピー機は再リース4回目です。

著者 -くろ- さん

最終更新日:2012年02月01日 13:43

こんにちは。

実際(リース代やチャージ代、使用頻度や使用内容等)を把握していないので、交換すべきかすべきではないのかを判断することは困難です。

いずれにしても、替えてもらいたい場合は、所長を説得する必要があります。
私が交渉する場合は、所長の考えが「まだ使える、もったいない。」という考えですので、現状のデメリットと替えた後のメリットを具体的に上げて「現状の方が無駄を生みだしていて、もったいない。」という流れで提案します。

8年目との事なので、ランニングコスト(カウンター料金や電気料金等)も下がるでしょうし、修理関連で対応する人件費、コピーが使用できなくなる事による仕事の停滞時間等の無駄が多く有ると思います。
具体的な金額で、年間でこれぐらい無駄になっているので、新規購入しても数年で元が取れるといった話をして、今のコピー機は耐久年数からみても、今後も悪くなる一方なので、早いうちに替えた方が長い目で見るとお得です。といった感じです。

すでに実践している場合は、スルーしてください。
どうしてもだめな時は、所長が変わるかコピー機が壊れるのを祈りましょう。

Re: コピー機は再リース4回目です。

著者 げんた さん

最終更新日:2012年02月01日 15:20

こんにちは。
げんたといいます。

書込み内容を見ると…大変ですね^^;


4回目の新規購入の提案時の一つの意見としてお聞き下さい。
書込みにはコピー機と書いていますが、複合機としてお話します。

複合機のランニングコストって、大まかに言ってリース代とカウンター料金ですよね。
(他にも電気代とか細かいものを見ていくとキリがないので考慮しません。)

上司の「まだ使える、もったいない」という気持ち、すごく分かります。
実際、週に2回もメンテ呼ぶようでは、トラブル続き・印刷不良など、
仕事にならないと思いますが、今の再リースの方がランニングコスト的には
安いでしょう。

新規で複合機を導入する場合、リース契約になると思います。
どのメーカーのどの機種にどのようなオプションを付け、どのリース会社を
使うか(金利が違う)によっても変わりますが、毎月のリース料だけで、
15,000円~25,000円ほど掛かるでしょう。

仮に16,000円(税抜き)として3年リース組んだ場合、3年での支払額はおよ
そ576,000円です。

現在は再リース(4回目)に突入しているとの事ですので、恐らく年間の
再リース代は、2、3万だと思います。
3年で10万もしないでしょう。

いくらカウンター料金が高いとは言え、新規に変えたとして差額の47万程を
すべて吸収できるかと考えたら…やっぱり現状が一番お金が掛からないと
思います。

そこで、(新規リースのため)ランニングコストは上がってしまうが、これだ
けのメリットがある!という部分をアピールされてみてはどうでしょうか?

今どきの複合機は、

1.FAX
2.コピー
3.プリンター
4.スキャナー(各PCに保存できる)

を備えたものが殆どですし、一言でプリンターやコピー、スキャナーと
言っても備えている機能は昔とは比べ物になりません。

例えば、プリンターを使ったときに、出力した本人が複合機の前に行って
ある操作しないと出力されない(他の人に出力した印刷部を見られない、
複合機に出しっぱなしのまま放置を防ぐ)とか、情報漏洩面など今どきの
セキュリティ意識を考慮した機能が標準でついているものもあります。

複合機を新調することにより、セキュリティが強化されたり、今までは出来な
かったことが出来るようになったり、そして何よりもメンテを呼ぶ頻度が
減り、(当たり前の)業務効率が出せるという事をアピールするのです。

複合機の場合、だいた5年目くらいから故障頻度が一気に上がります。
それが今は8年目との事ですので、大変なことになっているんだろうなと
思います。

複合機を入替えて下さい!ではなく、こういうメリットがあるので
故障頻度も高いですし入替えて下さい!と上司を説得するしかないと
思います。

数字のマジックで上司を惑わす方法もあるかも知れませんが(笑)

例)カウンター料金がこんなに下がるんです!今のカウンター料金は高くて
  もったいないですよ!
   →実際はリース料金が毎月掛かるので上がる(笑)

Re: コピー機は再リース4回目です。

著者 パフィン さん

最終更新日:2012年02月03日 12:53

みなさん、アドバイスどうもありがとうございます。

やはり所長がやめるか、機械が壊れるかどちらかかなと思います。
壊したくなります・・・。 
ありがとうございました。

Re: コピー機は再リース4回目です。

著者 -くろ- さん

最終更新日:2012年02月03日 14:43

そうですか、残念ですね^^;
当事業所も同様な考えの上司だったので、下記のような説明で替えてもらいました。ご参考までに・・・

<リース会社からの情報>
・コピー機(複合機)の法定耐用年数は5年。よって、本体価格をできるだけ下げるために、何千とある部品の多くは耐用年数が約5年間の物を使用。よって5年以降は部品の劣化による故障が頻繁に起こる。
・上記の理由により、再リース時のカウンター料金は通常割高になる事が多い。
・近年10年ぐらいで、コピー機の性能が次の段階に進歩。(安い、早い、きれい。)同時に、部品等の耐用年数が伸びたことにより、カウンター料金が下がった。
・エコブーム?により使用電力及び待機電力が大幅に減って、電気代削減も出来る。

<過去の実情>
・使用実績 約4000枚/月
・リース 5年(60カ月)
・コピー、Fax、プリンタ、スキャナ使用
・リース代は約100万円
・前任者が、カウンター料金の見直しを行っていなかったので割高のままで契約。

<変更後> ※新規リースした場合の、以降5年間の金額の違い。
・再リースの場合、約20,000円/年×5年=約10万円
・新規のリースは、ほぼ同額で性能は大幅アップ。約100万円
・カウンター料金は1枚当たり3円減。(5年で72万円減)
・不効率による人件費は、5年で数十万円の損。
・コピー機が使用できない事により仕事が滞る等の損益。
・また、急ぎの物などコンビニなど外部にコピーしに行く手間賃。(人件費も関係)
・故障時における無駄な印刷代。
・電気料金減。数千円~数万円。
・さらに5年後以降、再リースにすると・・・

<説明>
①上記の金額差だけでも、変えた方が得。
②人件費を見ずにコピー価格だけ見ていると結果的に損をする。
③5年以降は仕様上、故障が起きやすく悪化する事はあっても改善することは無い。
④新しい方が早い上に多機能なので仕事の効率が上がる。
⑤コピーができない事に対するイライラ感が、職場の雰囲気を悪くする。
※カウンター料金等の差が無い場合、人件費の損失が話のメインになる。

「単年で計算したりコピー機関連の価格だけ見ると、再リースの方が確かに安いです。しかし、今後継続する事業所全体の支出面から考えると、無駄な人件費が大きいので変えた方が確実に事業所にとって有益です。」

といった感じでもっていって、ようやく替えてもらいました。

【人件費の考え方】
○正社員の場合、人件費(給与、法定福利、その他諸々)は少なくとも約2,000円/h。
・コピー機が故障したと思われる時に色々試す時間。
・リース会社に電話をかける時間。(電話代)
・修理に来た人を対応する時間。
・修理後の状況説明を聞き、上司に報告する時間。(報告を聞く時間)

御社の場合、一連の対応で計30分かかったとして、週2回で約2,000円/週。
5年で約50万円の損失になる。しかも、今後増える可能性がある。

人件費の考え方については、このケースでなくても全てにおいて言えます。整理整頓を徹底して、探し物をする時間を無くしたり、システム化して時間効率をはかったり、それぞれが短時間しか変わらなくても、「社員全員×回数」にするとかなりの時間になり、同じ仕事でも人員を少なくする事も可能になります。

ただし、こういった考えをもたない人に上記の話をすると大抵は怒りますので、あくまでも一つの考え方として聞き流してください。

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