相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

緊急時連絡網制定にあたり

著者 総務部1年生 さん

最終更新日:2013年05月21日 15:21

お久しぶりに投稿させて頂きます。

私は社内(約300人)の危機管理を任されております。
半年かけて情報を集めたり、協力会社様の情報を参考にしたりとマニュアルを作成し、
全社各拠点で説明会を開催しました。

これまでの緊急連絡網は、電話番号だけの登録とのことで、
東日本大震災時には、電話が不通になりメールが役に立ったということで、
緊急時には、基本的には「メール」で連絡するよう各個人携帯のアドレス登録を促しましたが、
ここにきて、社内の複数部署(特に女性の多い部署)から反感がありました。

いたずらに使われないかなど、不安からだと思います。

ここまでやってきただけでも物凄く苦労したのに…
みんなの安否や会社の継続、維持を考えてきたのに…

各個人携帯アドレスを各社員に納得して登録してもらうためには、
具体的にどうしたら宜しいでしょうか?

皆様の会社の事例など教えていただけたらと思います。

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Re: 緊急時連絡網制定にあたり

著者 げんた さん

最終更新日:2013年05月21日 17:32

うーん。。。。

真っ向から反対するようで申し訳ないですが、何故各個人携帯アドレスを各社員に納得して登録してもらうことが前提なのでしょうか?

もし、万が一 個人携帯の情報が意図しない相手に漏洩して、或いは悪用されて何か事件・事故に巻き込まれたり、何か事件・事故を助長させた場合、会社はどう責任を取ってくれるのでしょうか?それも危機管理ですよね?
被害者が納得できる金額を会社としていくらでも上限なく支払いますか?


あなたが危機管理の責任者としてこの半年間苦労しながら会社の為を思って頑張ってきたことは事実でしょうが、その事と会社が何でもかんでも危機管理を理由に個人情報を収集して管理する事は私は別だと思います。
第一、収集したらそれを間違いなく適切に管理する義務が会社に発生しますし、責任を負えない場面も今後出てくるでしょう。世の中にはどんな人がいるか分かりませんから。

確かに震災時、固定電話や携帯電話は繋がらなくても会社のパソコンのネットは活きていましたし、連絡付けやすかったのは事実です。
しかし、会社のネットが繋がっていたというだけで携帯のメール及び携帯のネットが全く問題なく使えたかというとそうではありません。少なくとも私の職場(東京都千代田区)では、規制が入ったのか携帯は電話ともネットとも直ぐに死んでしまいました。もちろんキャリアや場所にもよるのかもしれませんが。
私はdocomoキャリアですが、同じdocomoの人も他のキャリアの人も、たまに繋がったと思ったら直ぐにまた圏外になったりしていました。繋がったのは本当にごくたまにです。


そういう意味で、私の会社では、いざという時の携帯についてはあまり信頼していません。
万が一の際には、電話も携帯のメールも役に立たない可能性があるという前提でBCP作成を行いました。

もちろん、震災などの発生直後は無理でも、2、3日経過してインフラが落ち着けば、電話などは繋がるようになるでしょうから、何かしらの連絡網はあっても良いと思います。
その意味で、私の会社も連絡網は作成しましたが、作成に辺り、連絡網の運用方法をしっかり社員に納得してもらい、自宅電話か携帯番号のどちらかを会社に報告して欲しい旨の案内を出しました。

細かい運用方法は割愛しますが、運用方法の検討と徹底により、情報漏洩のリスクを最低限に抑えるようにしてます。

連絡網よりも私の会社がBCPの一環として検討し構築に力を入れたのは、社外からのリモートアクセスやメーリングリストの一歩進んだ運用方法です。メーリングリストに登録するアドレスは会社のメールアドレスとは別の会社のイントラネット用の内部アドレスです。これを自宅のPCはもちろん、個々の携帯でも見れるような環境を構築しました。これで自宅PCであれ携帯であれ、会社の外部からネットにさえ繋がれば会社に連絡を入れる事ができるようになり、会社から社員への全体連絡も可能になります。もちろんセキュリティ上も万全の体制を敷いています。

と、ここまで書くとすごい費用が掛かったようにも感じるかも知れませんが、構築及び毎月のランニング費用も全然たいしたことありません。


危機管理のツールとして連絡網にたどり着いたのだと思いますが、今一度、他のツールも考え直してみてはいかがでしょうか?

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