社内の書類の紛失

> ①郵便物を出すものが、課での管理簿に記録
> ②郵便物箱に入れる
> ③総務担当者が管理簿に記録し郵便へ出す
>

①の管理簿と③の管理簿は別の物なのでしょうか？
②の郵便物箱に入れたものは誰でも取り出せるのでしょうか？また入れる人、出す人は？

例えば
Ａ部署のＢさんが郵便を出すために、Ａ部署の管理簿に記入して①、郵便物箱に入れた②。
総務のＣさんが郵便を出すためにＡ部署の管理簿と郵便物箱の郵便物とチェックして郵便へ出そう③とした際に、Ｂさんの郵便物が紛失していた。。。

となればＢさんが郵便物を郵便物箱に入れ忘れたか、Ｃさんのチェックミスか・・・
チェックミスなら再度見れば、見つかるはずですが、再チェックしないまま郵便を出してしまえば手元に残りませんが。。。先方には届きますのでわかりますよね。
Ｂさんが入れ忘れたのであれば、Ｂさんの手元にあれば郵便に出せば済みますが、それすら忘れてしまい完全に紛失していたのではどうすることも出来ないでしょう。

それとも郵便物箱を自由に開けることができ総務のＣさんがチェックする前に出し入れできる状態であれば、そこを改善するしかないでしょう。
鍵付きの箱にするとか、課の管理簿ではなく、総務へ直接提出して管理するなどなど。。。

今一度、管理体制とチェック体制を確認してみてください。

私自身も郵便物の取り扱いを間違えたことがあります。
担当者からＡ社に書類を送ってほしいといわれ、管理簿にはＡ社と書いたのに、封筒にはＢ社と書いて送付してしまった。。。
Ｂ社から連絡があって、初めて郵送先を間違えたことがわかった。。。。大事な書類だったため、思いっきり叱られましたが、同じような名前の会社（カタカタ３文字）で、入社１週間の私に間違えるなというのも酷すぎで。。。。それ以来、担当者が封筒に送付先の会社名をはっきり書いてから提出することになりました。
こんな話も今では昔話ですが、、、会社のミス報告書にしっかりと残っており、封筒のあて名書きは総務が行うのではなく担当者が行うことが今も引き継がれています。
ご質問の内容とだいぶずれましたが、管理を徹底することは必要ですが、管理方法を間違えるとミスはなくなりません。

今まで何度かあったということですが、その時に改善されなかったというのも問題があるように思います。

> > ①郵便物を出すものが、課での管理簿に記録
> > ②郵便物箱に入れる
> > ③総務担当者が管理簿に記録し郵便へ出す
> >
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> ①の管理簿と③の管理簿は別の物なのでしょうか？
　　はい、別物です。

> ②の郵便物箱に入れたものは誰でも取り出せるのでしょうか？
　　単なるボックスですので取り出そうと思えばできます。

また入れる人、出す人は？
作業した本人、出す人は庶務担当です。

確かに、管理簿を照合して出せば、その時点で、わかったことですので、これは徹底します。

ボックスを誰でも取り出せない状態に改善出来ます。

度重なるのは、郵便物の紛失ではなく、書類の紛失がその課で起きているということで、説明不足でした。

まずは、管理の徹底をし、次に故意に盗んだという問題を
どう手をつけるか、これに頭を抱えます。
有難うございました

> 確かに、管理簿を照合して出せば、その時点で、わかったことですので、これは徹底します。
>
> ボックスを誰でも取り出せない状態に改善出来ます。

郵便物の紛失は無くなりそうですね。

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> 度重なるのは、郵便物の紛失ではなく、書類の紛失がその課で起きているということで、説明不足でした。
>

書類紛失の原因は人間関係より、５Ｓの徹底だとおもいます。
整理・整頓・清掃・清潔・しつけの５Ｓ

どの企業でも行っていると思いますが、
まず２Ｓ（整理・整頓）から始めるとよいそうです。

やる場合は徹底的に行いましょう。

Ａさんの机の中から手を付けるとしたら・・・・・
①引き出しの中身をすべて外に出して並べる
②Ａさんが必要としている物と不要の分ける・・・不要な物は一時保管
③Ａさんが必要でも第３者からみてＡさんには不要とするものをさらに分ける。・・・不要なものは②の一時保管場所へ
④最後に残った本当に必要なものを机の中にしまう
しまうときの、どこにどのようにしまうと次に使いやすいのか、見やすいのか、後片付けがしやすいのかを確認しながらしまう。
⑤この体制を絶対に崩さないために月１回程度のチェックを欠かさない。

不要とされた物は、
①Ａさんには不要だけど部署としては必要・・・部署内で管理する場所を設けて管理していく
②部署では不要だけど他部署には必要
③他部署では必要ないけど会社としては必要？
④誰もどこの部署も必要でないもの（ゴミ）と
分けていくとよいそうです。

②～④はなぜ、今までＡさんの引き出しにしまわれていたのかが問題ということにもなりますが。。。

整理・整頓をするだけで、作業効率の差が出るそうです。


という、私の机の中は、誰にも見せられませんが（汗汗）




> まずは、管理の徹底をし、次に故意に盗んだという問題を
> どう手をつけるか、これに頭を抱えます。
> 有難うございました