同じ名字の人の呼び方について

当社にも同じ苗字の人が3人いました。
一人は女性、2人は男性。。。
女性あてにかかってきた電話はわかるのですが、男性あてにかかってきた電話は、どちらか区別がつきません。

山田Ａさんに「取引先様から電話がありますが、Ａさんでよいですか？」と確認すると
Ａさんから「自分ではない」と言われれば、山田Ｂさんに「取引先様から電話です」と伝え、取り次いでもらっています。
取引先に、当社には「山田が数人いるので、、、」とは言いません。
若干、電話で取り次ぐ時間がかかるかもしれませんが、社内でたらいまわし状態で、どちらの山田さんか確認しながらその都度、取り次いでいるという感じです。

たまに、山田さん間違いで
山田Ｂさんだと思い込んで、電話があることを伝えたら、山田Ａさんへの連絡だったらしく、ＢさんがＡさんに電話を回すということもあります。
その時には、よく「さっき（○○の取引先は）は、Ａさんだから・・・」と注意を受けることもあります。次に間違えないように気を付けるようにはしていますが。。。

社内では、下の名前で呼び合っています。

取引先や電話相手に伝える時は、部署が違えば、〇部の山田です、、、で済みますが、同部署の場合は、
「山田Ａでご連絡ください」　「山田Ｂでご連絡ください」と伝えるようにお願いしています。
また、取引先の方の苗字についても多い苗字（佐藤、山田、田中などなど）の方は、名前や部署、連絡する際の指名方法なども確認するようにしています。

メールアドレスも、すでに山田さんがいらっしゃるのであれば、Y・✕✕✕とするとか、下の名前でアドレスを取るとか、フルネームで設定するとかで対応できると思います。

同姓はあり得ることですので、社内での呼び方、相手へ伝える方法（フルネームにするなど）を決めておくとよいと思います。

お返事ありがとうございます。
当社の場合、両方電話に出る女性スタッフなので、
私が出ても、新入社員の山田さんが出ても
相手の方が”山田さん”（私）だと思って話を始めてしまうんですよね(^_^;)
私が外部の業者さんと電話でやりとりすることが多いので、それが結構大変で…。

よくやりとりする業者さんには当社に山田が二名いることを伝えて私のフルネームで呼びだしてもらうようにした方がよさそうですね。

ありがとうございました＾＾



> 当社にも同じ苗字の人が3人いました。
> 一人は女性、2人は男性。。。
> 女性あてにかかってきた電話はわかるのですが、男性あてにかかってきた電話は、どちらか区別がつきません。
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> 山田Ａさんに「取引先様から電話がありますが、Ａさんでよいですか？」と確認すると
> Ａさんから「自分ではない」と言われれば、山田Ｂさんに「取引先様から電話です」と伝え、取り次いでもらっています。
> 取引先に、当社には「山田が数人いるので、、、」とは言いません。
> 若干、電話で取り次ぐ時間がかかるかもしれませんが、社内でたらいまわし状態で、どちらの山田さんか確認しながらその都度、取り次いでいるという感じです。
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> たまに、山田さん間違いで
> 山田Ｂさんだと思い込んで、電話があることを伝えたら、山田Ａさんへの連絡だったらしく、ＢさんがＡさんに電話を回すということもあります。
> その時には、よく「さっき（○○の取引先は）は、Ａさんだから・・・」と注意を受けることもあります。次に間違えないように気を付けるようにはしていますが。。。
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> 社内では、下の名前で呼び合っています。
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> 取引先や電話相手に伝える時は、部署が違えば、〇部の山田です、、、で済みますが、同部署の場合は、
> 「山田Ａでご連絡ください」　「山田Ｂでご連絡ください」と伝えるようにお願いしています。
> また、取引先の方の苗字についても多い苗字（佐藤、山田、田中などなど）の方は、名前や部署、連絡する際の指名方法なども確認するようにしています。
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> メールアドレスも、すでに山田さんがいらっしゃるのであれば、Y・✕✕✕とするとか、下の名前でアドレスを取るとか、フルネームで設定するとかで対応できると思います。
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> 同姓はあり得ることですので、社内での呼び方、相手へ伝える方法（フルネームにするなど）を決めておくとよいと思います。