誤送信について

本題の前に。失礼ですが、あなたの投稿された文章は、
主語等を省略しすぎていて大変読み難いです。

> 当社は、担当者からメールで
> 件名・請求金額が記載された見積もりが添付され、
> クライアントとやり取りしたメールをそのまま転送してくるケースが多いので、

この文章など、誰が誰に何のメールを送って、誰が誰に何のメールを
転送しているのか、一度では見通せません。

（営業の？）担当者がクライアントと見積もりに関するやり取りをし、
その担当者が（請求書送付担当の？）あなたにやり取りの結果を
転送したということでしょうか。

投稿前に、第三者が内容を見通せるかどうかの推敲を、
しっかりされた方が良いと思います。



それで本題ですが、

> メールをスクロールし、下部に行くと、署名がついているので、
> そこから、送付先情報をひろって請求書等を送付します。
>
> 送付する際は、担当者別にワードで送付状のひな型がつくってありますので、
> 日付や件名、記載内容を変更し郵送するのですが、
>
> 私の確認不足で、たまに部署変更しているところや、新しい会社にかわっていると
> 前の部署・住所のまま送付してしまうケースがあります・・・・・

この確認不足の意味がよくわかりません。
転送メールを受け取ったあなたは、そのクライアントの部署等が
変わっていることをあなたは把握できるのですか？

メールに付いている最新であるはずの情報をコピーして送付したなら
そもそも間違いようがありませんし、もしそのメールに書かれてた
情報が古かったなどであれば、ちゃんと署名をメンテナンスしていない
クライアントがよろしくないというお話で、あなたが何か確認して
どうにかなる問題ではないと思われますが。

その部署等の変更を担当者が把握していて、それをあなたに適切に
伝達していなかったというお話であれば、これもまた担当者の
連絡不備であって、あなたが何か確認して解決できる問題ではないでしょう。

まさか確認不足というのを、ネットで先方のホームページを確認して
正しいかどうかをチェックする等の行動を思い浮かべていますか。
ホームページの情報が古いままなんてこともザラですし、そもそも
ホームページを設けていない企業だって、今でもたくさんあります。
だいたい、イチイチそんなことをしていては、全く仕事が捗りません。
そんなことは、一番クライアントと近距離で接している営業担当が
やるべきことです。



質問文では、あなたの行動の何に不備があるのかが不明であるため、
アドバイスのしようがありません。

敢えて申し上げるのであれば、社内でクライアントの情報を管理する
データベースを整備して、何かしらクライアントに関する情報に変更が
生じたのであれば、一番近距離で把握しているであろう営業担当が
そのデータベースに反映させ、社内全員が最新情報を共有できる
ようにルール作りをする。そういったやり方で送付のミスは
最小限に押さえ込んでいけるとは思います。

とは言うものの、まずは貴社の中でミスを生じさせている要素が何なのか
しっかり洗い出すことが肝要です。自分がしっかり確認すればいいんだ、
もっと頑張ればなんとかなる！！みたいな曖昧な精神論で
思考停止してしまってはいけません。

人間は必ずミスをします。これは絶対です。

一生涯、一度もミスをしない人はいません。ミスをしたと認めない人は多々いるでしょうが・・・。

先の回答者さんも書かれておりますが、精神論的な解決は期待しない方がよいでしょう。

組織的な解決方法は先の回答者さまが書かれております。

それでも個人でできる限りミスを減らしたいならば、チェックシートの作成などはおすすめです。

どこをミスするのかはご自身が経験しておられると思いますので、それらを一覧にして発送前にチェックをすれば多くのミスを減らせるでしょう。

ただし、その分大幅に時間がかかります。

通常、実行者と確認者は別の人間が担当するべきところですので、1人で行うなら2人分の手間がかかります。

書いておいてなんですが、1人ができることは限られていますので、私も組織的な改革をおすすめします。

誰か一人がすべての責任を負う必要はありませんよ。だからこその組織なんですから。

Dita さん


ご指摘ありがとうございます。
ミスしたばかりのタイミングで投稿してしまったので、
気が動転しており、大変失礼いたしました。
ご指摘頂いた通りかと反省しております。



> とは言うものの、まずは貴社の中でミスを生じさせている要素が何なのか
> しっかり洗い出すことが肝要です。自分がしっかり確認すればいいんだ、
> もっと頑張ればなんとかなる！！みたいな曖昧な精神論で
> 思考停止してしまってはいけません。


上記ご意見、ごもっともかと思います。
そのため、私の考える原因と解決策を乗せ、本文を修正いたしました。

ご指摘いただき、ありがとうございました。










> 本題の前に。失礼ですが、あなたの投稿された文章は、
> 主語等を省略しすぎていて大変読み難いです。
>
> > 当社は、担当者からメールで
> > 件名・請求金額が記載された見積もりが添付され、
> > クライアントとやり取りしたメールをそのまま転送してくるケースが多いので、
>
> この文章など、誰が誰に何のメールを送って、誰が誰に何のメールを
> 転送しているのか、一度では見通せません。
>
> （営業の？）担当者がクライアントと見積もりに関するやり取りをし、
> その担当者が（請求書送付担当の？）あなたにやり取りの結果を
> 転送したということでしょうか。
>
> 投稿前に、第三者が内容を見通せるかどうかの推敲を、
> しっかりされた方が良いと思います。
>
>
>
> それで本題ですが、
>
> > メールをスクロールし、下部に行くと、署名がついているので、
> > そこから、送付先情報をひろって請求書等を送付します。
> >
> > 送付する際は、担当者別にワードで送付状のひな型がつくってありますので、
> > 日付や件名、記載内容を変更し郵送するのですが、
> >
> > 私の確認不足で、たまに部署変更しているところや、新しい会社にかわっていると
> > 前の部署・住所のまま送付してしまうケースがあります・・・・・
>
> この確認不足の意味がよくわかりません。
> 転送メールを受け取ったあなたは、そのクライアントの部署等が
> 変わっていることをあなたは把握できるのですか？
>
> メールに付いている最新であるはずの情報をコピーして送付したなら
> そもそも間違いようがありませんし、もしそのメールに書かれてた
> 情報が古かったなどであれば、ちゃんと署名をメンテナンスしていない
> クライアントがよろしくないというお話で、あなたが何か確認して
> どうにかなる問題ではないと思われますが。
>
> その部署等の変更を担当者が把握していて、それをあなたに適切に
> 伝達していなかったというお話であれば、これもまた担当者の
> 連絡不備であって、あなたが何か確認して解決できる問題ではないでしょう。
>
> まさか確認不足というのを、ネットで先方のホームページを確認して
> 正しいかどうかをチェックする等の行動を思い浮かべていますか。
> ホームページの情報が古いままなんてこともザラですし、そもそも
> ホームページを設けていない企業だって、今でもたくさんあります。
> だいたい、イチイチそんなことをしていては、全く仕事が捗りません。
> そんなことは、一番クライアントと近距離で接している営業担当が
> やるべきことです。
>
>
>
> 質問文では、あなたの行動の何に不備があるのかが不明であるため、
> アドバイスのしようがありません。
>
> 敢えて申し上げるのであれば、社内でクライアントの情報を管理する
> データベースを整備して、何かしらクライアントに関する情報に変更が
> 生じたのであれば、一番近距離で把握しているであろう営業担当が
> そのデータベースに反映させ、社内全員が最新情報を共有できる
> ようにルール作りをする。そういったやり方で送付のミスは
> 最小限に押さえ込んでいけるとは思います。
>
> とは言うものの、まずは貴社の中でミスを生じさせている要素が何なのか
> しっかり洗い出すことが肝要です。自分がしっかり確認すればいいんだ、
> もっと頑張ればなんとかなる！！みたいな曖昧な精神論で
> 思考停止してしまってはいけません。
>

総務の卵 　さん

暖かいお言葉ありがとうございます。
チェックシートですよね。

私も、解決策のひとつに思っておりました。


ありがとうございます。










> 人間は必ずミスをします。これは絶対です。
>
> 一生涯、一度もミスをしない人はいません。ミスをしたと認めない人は多々いるでしょうが・・・。
>
> 先の回答者さんも書かれておりますが、精神論的な解決は期待しない方がよいでしょう。
>
> 組織的な解決方法は先の回答者さまが書かれております。
>
> それでも個人でできる限りミスを減らしたいならば、チェックシートの作成などはおすすめです。
>
> どこをミスするのかはご自身が経験しておられると思いますので、それらを一覧にして発送前にチェックをすれば多くのミスを減らせるでしょう。
>
> ただし、その分大幅に時間がかかります。
>
> 通常、実行者と確認者は別の人間が担当するべきところですので、1人で行うなら2人分の手間がかかります。
>
> 書いておいてなんですが、1人ができることは限られていますので、私も組織的な改革をおすすめします。
>
> 誰か一人がすべての責任を負う必要はありませんよ。だからこその組織なんですから。

アドバイスはいくらでもやりようはありますが、しかしまず
この件に関してどうすれば良いだろうかと、社内で相談は
してみましたか？

失礼ながら、過去の投稿も拝見しました。
5人程度の規模とのことですよね。
相談を投げかけて、その担当者にあたる人たちからは
「ああ、じゃあ今度から私らも気をつけるようにするね」とか
反応はなかったのでしょうか。

議論を尽くした末にここまで相談に来られていたのなら
申し訳ないですが、5人の中で完結できなかったのかなと
私にはそう思えてなりません。
もしまだなら、ちょっと相談を投げかけてみてはどうでしょうか。

部署が違うことで相手の会社からクレームが来たのでしょうか。請求書が確認できれば、一度目は大丈夫だと思うのですが。
部署名の変更などを通知してこない会社もありますし。

しかし、住所変更や部署変更などは、可能な限りリストを作られることをおすすめします。
一度間違えてしまっても、リストをつくることで二度目はないでしょうし。

当社の場合はＰＣと紙を両方使っていて、送付する際は毎回確認しています。

> アドバイスはいくらでもやりようはありますが、しかしまず
> この件に関してどうすれば良いだろうかと、社内で相談は
> してみましたか？
>
> 失礼ながら、過去の投稿も拝見しました。
> 5人程度の規模とのことですよね。
> 相談を投げかけて、その担当者にあたる人たちからは
> 「ああ、じゃあ今度から私らも気をつけるようにするね」とか
> 反応はなかったのでしょうか。
>
> 議論を尽くした末にここまで相談に来られていたのなら
> 申し訳ないですが、5人の中で完結できなかったのかなと
> 私にはそう思えてなりません。
> もしまだなら、ちょっと相談を投げかけてみてはどうでしょうか。
>