郵便物の仕分けを効率化したいです。

「効率化」といっても、難しいですよね。
郵便物が、本来行くべき人の所へ辿りつけばいいわけなんですが…
昔は、自社ビルで、地下１階から４階まで、総務で仕分けして、中身を確認して各部署へ配布していました（郵便物は受信簿に記帳して）
また、相談者さんのように、中身を出して整理して、その部署で直ぐに回覧できるような状態にもしておりました…

その後は、郵便物は全て私の所へ回すようにして、私が内容を確認して、配布先等も全て指示を出すようにしました。ただ、中身を出して整理することまでは止めました。
原則その所属の長へ封筒ごと渡すようにして、後は、その所属長の判断に任せるということになります。
実際、会社に来る書面でも、「総務の者なら開封して内容を見ても問題ない」というものばかりではないわけです（笑）
「これは開封せずにそのまま、渡す。これは開封しても構わない。」

米国などのテレビや映画を見ると、社内に郵便屋さんがいて、社内を回ってそれぞれに配る場面を見かけます。
個人的には、あれがいいですね（笑）





> どなたか知恵をお貸しください。
>
> 弊社では、毎日大量に届く郵便物の整理・各人への配布を総務部が一手に引き受けています。
> その作業にとても時間がかかってしまい、本来取り組むべき生産性のある仕事に手をつけることができていません。
> 業務の効率化により、それを解消したいと考えています。
> 何か良い方法はありますでしょうか？
>
> 具体的な方法としては、
>
> それぞれの郵便物の封を開け、
> 封筒も含めキレイにクリップ留めし、
> エクセルで作成した「郵便物リスト」に
> ①配達日
> ②送付元
> ③送付先(弊社担当者名)
> ④郵便物の内容
> を入力し、
> 各人のデスクへ配り回り、
> 全社員へ「郵便物リスト」をメール送信する、
> という流れです。
>
> 以前までは郵便物は直接各社員がポストから回収していたのですが、各社員の部下宛に届いてしまったため「届いた・届いていない」の話になったりの問題が発生したため、現在の方法に落ち着きました。
>
> 効率化が達成されるのであれば、費用が発生する方法でも構いません。
> 例えば郵便物の封を簡単に開けられる機械のご紹介も大歓迎です。もちろん、抜本的な業務効率化のアドバイスもありがたいです。
>
> ぜひ、アドバイスをお願いします。

おつかれさまです。

超大企業さんなんでしょうか？　見るだけでうんざりする内容ですね。

とりあえず重複をなくしましょう。

文章を見る限りですが、封筒と一緒に部署に渡すなら、誰から誰宛かわかります。
２と３は要りません。
内容物も添付するなら、内容物を記載する必要もありません。４は要りません。
配達日も封筒に書いてますよね。１は要りません。

もしかして、全部要らないのでは・・・？

リストを見ないと封筒に書いてあることや、中に入っているものが
わからない方々なのでしょうか？

社員全員が共有・参照できるような仕組みを構築しようと
するのでしたら、それこそドキュメントスキャンして
今されてるレベルような事務内容も要求されるでしょうが、
別にそこまでする必要はないですよね。


> 以前までは郵便物は直接各社員がポストから回収して
> いたのですが、各社員の部下宛に届いてしまったため
> 「届いた・届いていない」の話になったりの問題が
> 発生したため、現在の方法に落ち着きました。

今の状況に至る原因がこれだけであるならば、
郵便物を各個人に回すのはやめて、部署単位に仕分けして
あとの処理は各部署に丸投げしてしまえば十分です。
各部署の担当者が判断して、送り主次第では上司が判断して
中身を確認する、完全に個人宛てと思えば配布する、
そんな感じで良いでしょう。

要は個人が抱えてしまったがために各部署の中で
適切に情報共有できていなかったことが問題なのであって、
全社員が分かる体制まで整えるのは過剰というお話です。

それとも、部署をまたがって共有される必要があって、
しかも通常の営業を回す中で致命的というような
そんな郵便物がしょっちゅう発生しているのでしょうか。
それはそれで、マークすべき郵便物ということで、
その送り主の郵便物を総務が注視すれば事足りるかと。


他に、今の状況に至る原因となる重要な話があるならば、
また話は変わってくるでしょうが。

hitokoto2008さま

ご回答いただき、誠にありがとうございます。

>その後は、郵便物は全て私の所へ回すようにして、私が内容を確認して、配布先等も全て指示を出すようにしました。ただ、中身を出して整理することまでは止めました。
>原則その所属の長へ封筒ごと渡すようにして、後は、その所属長の判断に任せるということになります。
>実際、会社に来る書面でも、「総務の者なら開封して内容を見ても問題ない」というものばかりではないわけです（笑）
>「これは開封せずにそのまま、渡す。これは開封しても構わない。」

⇒その内容確認者の者より、「郵便物の仕分け作業に時間がかかっていて困っている」という相談を受けたことが、この質問の発端です。
　説明不足で申し訳ありません。
　この点について効率化のアイディアはお持ちでしょうか？

エヌ氏さま

ご回答いただき、ありがとうございました。

>文章を見る限りですが、封筒と一緒に部署に渡すなら、誰から誰宛かわかります。
２と３は要りません。
>内容物も添付するなら、内容物を記載する必要もありません。４は要りません。
>配達日も封筒に書いてますよね。１は要りません。

⇒弊社特有の事情ですが、郵便物を渡す部署（総務）ともらう部署（現場）の間で「渡した・渡していない」の問題が発生したことがありました。
　そのため、リスト化をしています。
　この辺りの事情を考慮して頂けると助かります。

Ditaさま

ご回答いただき、ありがとうございます。

>今の状況に至る原因がこれだけであるならば、
>郵便物を各個人に回すのはやめて、部署単位に仕分けして
>あとの処理は各部署に丸投げしてしまえば十分です。
>各部署の担当者が判断して、送り主次第では上司が判断して
>中身を確認する、完全に個人宛てと思えば配布する、
>そんな感じで良いでしょう。


⇒郵便物によっては宛先に部署名が含まれていないことも少なくないです。
　また、弊社特有かもしれませんが、部署の人員と各業務プロジェクトの人員が紐づいていないので、例えば「○○プロジェクト宛に届いたから○○部署の所属長に渡す」ということができません。
　

> ⇒その内容確認者の者より、「郵便物の仕分け作業に時間がかかっていて困っている」という相談を受けたことが、この質問の発端です。
> 　説明不足で申し訳ありません。
> 　この点について効率化のアイディアはお持ちでしょうか？


まず、実際の郵便物について、事細かく所属、氏名まで宛名が記載されているかどうかです。
中には、当然、「株式会社○○御中」で終わってしまっているのも多数あるはずです。
差出人を見て直ぐに担当部署がわかればよいですが、判断できないものもありますね。
したがって、そういうものについては、やむを得ず開封して、最低限中身を確認するしかないです。
これは、効率化というよりも、避けられないことではないでしょうか（仕訳以前の問題）
開封せず、差出人名を頼りに社内の該当部署から申し出させるのも非効率だと思いますし。
（「それは自分の部署宛の文書です」というように…）

なお、私が直接開封して中身を確認するようになったのは、それまでもよりも所帯が小さくなったからです。
物理的にそれが可能になり、元々営業、経理、総務、経営全般に関与していたので、差出人名や差出地域をみただけで、どこが扱う文書か大体判断がついたわけです。
そういう文書が予め送られて来るだろうと事前に聞いていたことも、当然ありました。
社内の取引企業名は知っており、どこが担当しているかもほぼ知っています。
また、営業がどのような地域でどのような動きをしているのか？現在どこの企業と取引交渉を仕掛けているのか？もほぼ事前に聞いていますので、開封しないでもほぼ間違いはありませんでしたね。

郵便物を誰がポストから回収したのがわからなくなるのが困るのなら、郵便物は今まで通り総務が回収。また、配布先で、「受け取った、受け取らない」の問題が発生するなら、受け渡しの際に受領印をもらう（代理受領でもよい）
「受信文書すべてに受信番号を振って、その受信番号をもって受領印手続きも行う」しかないのではないかと思いますが。





> hitokoto2008さま
>
> ご回答いただき、誠にありがとうございます。
>
> >その後は、郵便物は全て私の所へ回すようにして、私が内容を確認して、配布先等も全て指示を出すようにしました。ただ、中身を出して整理することまでは止めました。
> >原則その所属の長へ封筒ごと渡すようにして、後は、その所属長の判断に任せるということになります。
> >実際、会社に来る書面でも、「総務の者なら開封して内容を見ても問題ない」というものばかりではないわけです（笑）
> >「これは開封せずにそのまま、渡す。これは開封しても構わない。」
>
> ⇒その内容確認者の者より、「郵便物の仕分け作業に時間がかかっていて困っている」という相談を受けたことが、この質問の発端です。
> 　説明不足で申し訳ありません。
> 　この点について効率化のアイディアはお持ちでしょうか？

私は使ったことがありませんが、こんなのもあるんですね…。

http://www.neopost.co.jp/sites/neopost.co.jp/files/product_2016.05.pdf

レターオープナー
1分間に400通開封

・・・世の中には、こんなものもあるんですね。

> どなたか知恵をお貸しください。
>
> 弊社では、毎日大量に届く郵便物の整理・各人への配布を総務部が一手に引き受けています。
> その作業にとても時間がかかってしまい、本来取り組むべき生産性のある仕事に手をつけることができていません。
> 業務の効率化により、それを解消したいと考えています。
> 何か良い方法はありますでしょうか？
>
> 具体的な方法としては、
>
> それぞれの郵便物の封を開け、
> 封筒も含めキレイにクリップ留めし、
> エクセルで作成した「郵便物リスト」に
> ①配達日
> ②送付元
> ③送付先(弊社担当者名)
> ④郵便物の内容
> を入力し、
> 各人のデスクへ配り回り、
> 全社員へ「郵便物リスト」をメール送信する、
> という流れです。
>
> 以前までは郵便物は直接各社員がポストから回収していたのですが、各社員の部下宛に届いてしまったため「届いた・届いていない」の話になったりの問題が発生したため、現在の方法に落ち着きました。
>
> 効率化が達成されるのであれば、費用が発生する方法でも構いません。
> 例えば郵便物の封を簡単に開けられる機械のご紹介も大歓迎です。もちろん、抜本的な業務効率化のアドバイスもありがたいです。
>
> ぜひ、アドバイスをお願いします。
>
> ＜5/26追記＞
> 重要書類については前述の「内容確認者」か「経理部長」しか見られないようにする会社の方針のため、中身が分からない書類についてはすべて開封して内容を確認する必要があります。

おつかれさまです。

渡した、渡していないで悶着が起きるなら、あなたの部署から
「渡す」ことを辞めたらいいのではないでしょうか？
そうしたら「渡した」というあなたの部署に属する責任が消えます。

郵便を開封し、宛先の部署ごとにトレーを用意して、そこに封筒ごと分配する。
ではダメなのですか？

> 郵便物によっては宛先に部署名が含まれていないことも少なくないです。
> また、弊社特有かもしれませんが、部署の人員と
> 各業務プロジェクトの人員が紐づいていないので、
> 例えば「○○プロジェクト宛に届いたから
> ○○部署の所属長に渡す」ということができません。

ずばり斬り捨ててしまいますけれども、そんなに
ややこしい形態の組織なのだから、なおさら部署を
ちゃんと書いてもらえるよう考えなおすべきでしょう。

名刺、各部署が送るメールの署名、自社名入り封筒、
至る所にちゃんと部署を明記するんです。
社員にも、郵便物によるやり取りが多く発生する可能性が
高い取引先に対しては、個人名だけではなく部署名を
書いてもらえるよう、口頭で伝えるように努めてもらう。
自社名入り封筒も部署の名前がズラッと並んだ形で
表示しておいて（これで、部署名を書かないと
スムーズに届かないことをアピール）、発送する時には
どの部署から出したか、ちゃんとチェックを入れさせる。
文句を言う輩には、「貴方がちゃんとやってないから
処理できないんでしょ？」と突き返せるぐらいに
普段から徹底的に周知もする。
そうした細かな改善を徐々にやっていく他ないかと。

現状を続けるという選択を取るなら止めませんけれども、
締めるなら今なのではないかと思います。
小手先の改善だけでは、事業が更に拡大していったときに
痛い目を見るのは自社ですよ。

Ditaさま

ご返信ありがとうございます。
アドバイス、その通りです。
徹底するよう努めてみます。

> > 郵便物によっては宛先に部署名が含まれていないことも少なくないです。
> > また、弊社特有かもしれませんが、部署の人員と
> > 各業務プロジェクトの人員が紐づいていないので、
> > 例えば「○○プロジェクト宛に届いたから
> > ○○部署の所属長に渡す」ということができません。
>
> ずばり斬り捨ててしまいますけれども、そんなに
> ややこしい形態の組織なのだから、なおさら部署を
> ちゃんと書いてもらえるよう考えなおすべきでしょう。
>
> 名刺、各部署が送るメールの署名、自社名入り封筒、
> 至る所にちゃんと部署を明記するんです。
> 社員にも、郵便物によるやり取りが多く発生する可能性が
> 高い取引先に対しては、個人名だけではなく部署名を
> 書いてもらえるよう、口頭で伝えるように努めてもらう。
> 自社名入り封筒も部署の名前がズラッと並んだ形で
> 表示しておいて（これで、部署名を書かないと
> スムーズに届かないことをアピール）、発送する時には
> どの部署から出したか、ちゃんとチェックを入れさせる。
> 文句を言う輩には、「貴方がちゃんとやってないから
> 処理できないんでしょ？」と突き返せるぐらいに
> 普段から徹底的に周知もする。
> そうした細かな改善を徐々にやっていく他ないかと。
>
> 現状を続けるという選択を取るなら止めませんけれども、
> 締めるなら今なのではないかと思います。
> 小手先の改善だけでは、事業が更に拡大していったときに
> 痛い目を見るのは自社ですよ。
>
>

とおりすがりさん

これ、使ったことあります！
とっても便利ですよ！

でも今回の問題はそこではなく、根本のシステム的なところを変えようと…。

> 私は使ったことがありませんが、こんなのもあるんですね…。
>
> http://www.neopost.co.jp/sites/neopost.co.jp/files/product_2016.05.pdf
>
> レターオープナー
> 1分間に400通開封
>
> ・・・世の中には、こんなものもあるんですね。
>
> > どなたか知恵をお貸しください。
> >
> > 弊社では、毎日大量に届く郵便物の整理・各人への配布を総務部が一手に引き受けています。
> > その作業にとても時間がかかってしまい、本来取り組むべき生産性のある仕事に手をつけることができていません。
> > 業務の効率化により、それを解消したいと考えています。
> > 何か良い方法はありますでしょうか？
> >
> > 具体的な方法としては、
> >
> > それぞれの郵便物の封を開け、
> > 封筒も含めキレイにクリップ留めし、
> > エクセルで作成した「郵便物リスト」に
> > ①配達日
> > ②送付元
> > ③送付先(弊社担当者名)
> > ④郵便物の内容
> > を入力し、
> > 各人のデスクへ配り回り、
> > 全社員へ「郵便物リスト」をメール送信する、
> > という流れです。
> >
> > 以前までは郵便物は直接各社員がポストから回収していたのですが、各社員の部下宛に届いてしまったため「届いた・届いていない」の話になったりの問題が発生したため、現在の方法に落ち着きました。
> >
> > 効率化が達成されるのであれば、費用が発生する方法でも構いません。
> > 例えば郵便物の封を簡単に開けられる機械のご紹介も大歓迎です。もちろん、抜本的な業務効率化のアドバイスもありがたいです。
> >
> > ぜひ、アドバイスをお願いします。
> >
> > ＜5/26追記＞
> > 重要書類については前述の「内容確認者」か「経理部長」しか見られないようにする会社の方針のため、中身が分からない書類についてはすべて開封して内容を確認する必要があります。