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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

マイナンバー管理台帳について

著者 minamiharu さん

最終更新日:2019年11月08日 15:00

マイナンバー管理台帳(以後、管理台帳とします)について教えていただきたいです。

今まで、年末調整資料へは各自でマイナンバーを記入してもらっていたのですが社員に「記入しなくてもいいようにしてほしい」と言われ、管理台帳で管理すればいいという事はわかったのですが色々と情報があり混乱しています。そこでいくつか教えていただきたいのですが

管理台帳を作成する場合
①管理台帳作成は会社側がしてもいいですか?(本人に記入してもらうとか、給与所得者の扶養控除等申告書に書いているマイナンバーを見て作る(ということは会社?)とか書いてありました)
②マイナンバーのコピーは無くてもいいですか?(当初コピーは取ってはいけないと聞いていたので今までは本人の番号だけは現物確認をし扶養家族の分は本人に記入と確認をしてもらうという方法をとってきましたので手元にコピーはない状態です)
③そもそもなのですが全体的に見て管理台帳で管理をした方がいいですか?それともしなくてもいい(しないほうがいい)ものでしょうか?

管理台帳を作る場合、可能であれば社員の手を煩わせないようにしたいので本人に管理台帳を作成する事を伝えた上で会社で作成したいと思っています。

いろいろとあって申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。

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Re: マイナンバー管理台帳について

著者 ton さん

最終更新日:2019年11月09日 07:48

こんにちは。

> マイナンバー管理台帳(以後、管理台帳とします)について教えていただきたいです。
>
> 今まで、年末調整資料へは各自でマイナンバーを記入してもらっていたのですが社員に「記入しなくてもいいようにしてほしい」と言われ、管理台帳で管理すればいいという事はわかったのですが色々と情報があり混乱しています。そこでいくつか教えていただきたいのですが
>
> 管理台帳を作成する場合
> ①管理台帳作成は会社側がしてもいいですか?(本人に記入してもらうとか、給与所得者の扶養控除等申告書に書いているマイナンバーを見て作る(ということは会社?)とか書いてありました)

マイナンバーを会社で管理するということはマイナンバーを社員から収集することになります。
その為には収集前に利用目的を明示し了承を得る必要があります。
その明示した目的以外に利用することは出来ませんし担当者以外に開示することも出来ません。
管理も担当者以外の閲覧が出来ないように保管する必要があります。
その前提として別途収集したマイナンバーを使用する場合は扶養控除申告書への記載は別途提出として記入不要になります。

> ②マイナンバーのコピーは無くてもいいですか?(当初コピーは取ってはいけないと聞いていたので今までは本人の番号だけは現物確認をし扶養家族の分は本人に記入と確認をしてもらうという方法をとってきましたので手元にコピーはない状態です)

原則コピーは出来ませんし家族分は本人責任において確認し会社で収集管理することになります。

> ③そもそもなのですが全体的に見て管理台帳で管理をした方がいいですか?それともしなくてもいい(しないほうがいい)ものでしょうか?
>

会社で管理するかどうかは会社の方針ですからどちらとも言えませんが多くの事業所は会社管理されていると思われます。
年調だけではなく社会保険、雇用保険、住民税とマイナンバーに関わる事務手続きが増えていますので都度社員に記載してもらう事を考えると会社で収集管理された方が簡潔に住む場合が多いでしょう。

> 管理台帳を作る場合、可能であれば社員の手を煩わせないようにしたいので本人に管理台帳を作成する事を伝えた上で会社で作成したいと思っています。
>
> いろいろとあって申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。

今からでも社員に通知し手順を踏んで収集されてはどうでしょうか。
とりあえず。

Re: マイナンバー管理台帳について

著者 minamiharu さん

最終更新日:2019年11月13日 11:59

ton 様

教えていただきありがとうございました。

マイナンバーのコピーはしてはいけないということで安心しました。
早速、社員に通知し集めたいと思います。
ありがとうございました。

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