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総務の給湯室

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仕事の事務ミスをゼロにする方法について

著者 姿一朗 さん

最終更新日:2022年06月21日 10:12

忙しさの解消(人を雇う)、業務フローの改善により、発生し得る事務ミスを限りなくゼロにしようとすることも可能と思いますが、
例えば給与支払いの手続きミス(給与計算代行業者への情報連携漏れ等)を解消する方法として、人を介したダブルチェックは無意味でしょうか?

いわば結局、個人の能力や気力根性で終わる話なら、別の手段を選択したいのですが、
何かお知恵があれば、ご助言等いただけますと幸いです。

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Re: 仕事の事務ミスをゼロにする方法について

著者 booby さん

最終更新日:2022年06月21日 12:16

最初に述べますが、私はダブルチェック懐疑論者です。

チェッカーは作成担当者を信頼してチェックすることがほとんどです。ミスしているかもしれないからしっかり見ます、なんて口では言うものの、間違ってないことを前提としてチェックしがちです。信頼しないことは、担当者の能力の否定につながり、あまりにミスを拾いすぎると、お互いの人間関係を損なう可能性があるからです。

新入社員の仕事をチェックする先輩、部下の仕事をチェックする管理職とはそもそもの考え方の基礎、立ち位置が異なるのです。

私は先輩から「人のミスは人で完全にカバーすることはできない。人のミスは機械でチェックし、機械のミスは人がチェックするのだ。」と教えられました。ダブルチェックは他に方法がなくどうしようもない場合、第三者に言い訳するために、もしくは格好をつけるために使う方法だと思っています。

例に挙げている、給与計算のようにアルゴリズム(フローチャート含む)を作ることができる作業はコンピューターの世界でチェックが可能だと思います。



> 忙しさの解消(人を雇う)、業務フローの改善により、発生し得る事務ミスを限りなくゼロにしようとすることも可能と思いますが、
> 例えば給与支払いの手続きミス(給与計算代行業者への情報連携漏れ等)を解消する方法として、人を介したダブルチェックは無意味でしょうか?
>
> いわば結局、個人の能力や気力根性で終わる話なら、別の手段を選択したいのですが、
> 何かお知恵があれば、ご助言等いただけますと幸いです。

Re: 仕事の事務ミスをゼロにする方法について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2022年06月21日 13:35

こんにちは。

ダブルチェックが無意味と考えませんが、その方法と費用対効果によるかと思います。

給与計算において誰かが計算したものを確認するのか、別々に計算して結果の一致を確認するのか、でも手間と検証方法は異なります。

ただ教育という面がある状況であれば、どこでも結果ダブルチェックのようなことはしているかとも思います。

あとは、そのための時間と人員(費用)を割くことができるかどうかは、貴社の実情と考え方によるのかなと思います。

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