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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

お客様の出入り状況把握について

著者 gdgdmm さん

最終更新日:2023年04月23日 16:31

タイトルの内容について、お知恵をお貸しください。
総務部で主に来客対応や庶務を担当しています。

私の会社では、お客様が来工された際に以下のような流れで打ち合わせ等が行われます。

①お客様と弊社担当者が会議室で打ち合わせする。
②担当者とお客様が一緒に会議室から外に出て弊社の工場を見学や検査する。
③工場から会議室に戻り、最終打ち合わせ。
④解散

毎回①のお客様がいらっしゃったタイミングで1回目のお茶を出し、②でお茶を片付け、③で2回目のお茶を出しているのですが、お客様が工場に出発されたことと戻られたことが把握できないことがしばしばあります。大抵は、総務部に設置されているカメラで出入り口を見て出発された瞬間を見て把握していますが、席外しなどしていて見落とすと①のお茶が出しっぱなしになったり③のお茶が出せなかったりします。
そのため、出入りを視覚化して把握したいのですが、どうしたらいいでしょうか…。

弊社の担当者に「工場に行ってきます」など書かれた札を、出発するときに総務に持ってきてもらう、など考えたのですが、これだけでは③で戻ってきたことを把握できません…。

費用の問題で部屋にカメラを設置する等、大掛かりなことはできません。
ぜひ何か良いアイディアをお持ちの方がいらっしゃいましたら教えていただきたいです。
よろしくお願いいたします。

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Re: お客様の出入り状況把握について

著者 うみのこ さん

最終更新日:2023年04月24日 08:46

私見です。

すべての段階で担当者に声をかけさせる、でいいと思います。
②の時に、「今から現場回ります。」
③の時に、「お客様が戻りましたので、お茶出しお願いします。」
④の時に、「お客様がお帰りになりましたので、片付けお願いします。」



Re: お客様の出入り状況把握について

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2023年04月25日 08:40

> タイトルの内容について、お知恵をお貸しください。
> 総務部で主に来客対応や庶務を担当しています。
>
> 私の会社では、お客様が来工された際に以下のような流れで打ち合わせ等が行われます。
>
> ①お客様と弊社担当者が会議室で打ち合わせする。
> ②担当者とお客様が一緒に会議室から外に出て弊社の工場を見学や検査する。
> ③工場から会議室に戻り、最終打ち合わせ。
> ④解散
>
業務分担は必要ですが、総務任せにだけはしない方法をとっても良いと思います。

担当者が1人のみなら、声をかけさせる。
2人以上なら、どちらかが対応する、、、でもよいと思います。

打合せ、会議だけが来客対応ではありませんので。。。全員ができるようにしておくことも必要なのではないでしょうか?
当社は、営業担当者もお茶出ししますし、片付けもします。

Re: お客様の出入り状況把握について

著者 booby さん

最終更新日:2023年04月28日 14:06

ユキンコクラブさんの回答同様、当社もお客様へのおもてなしは担当部署が行います。

総務担当が行うのは、茶葉やコーヒー等消耗品の補充、カップが割れた場合の対処(今は紙コップとホルダーを使うので滅多にない)です。時期的に今はペットボトルの冷茶がメインになりました。

タイミングを見計らうのがやりやすいことと、自部署以外には聞かれたくない内容を協議していることもあるので、自然とこうなっています。
ご参考まで。

> タイトルの内容について、お知恵をお貸しください。
> 総務部で主に来客対応や庶務を担当しています。
>
> 私の会社では、お客様が来工された際に以下のような流れで打ち合わせ等が行われます。
>
> ①お客様と弊社担当者が会議室で打ち合わせする。
> ②担当者とお客様が一緒に会議室から外に出て弊社の工場を見学や検査する。
> ③工場から会議室に戻り、最終打ち合わせ。
> ④解散
>
> 毎回①のお客様がいらっしゃったタイミングで1回目のお茶を出し、②でお茶を片付け、③で2回目のお茶を出しているのですが、お客様が工場に出発されたことと戻られたことが把握できないことがしばしばあります。大抵は、総務部に設置されているカメラで出入り口を見て出発された瞬間を見て把握していますが、席外しなどしていて見落とすと①のお茶が出しっぱなしになったり③のお茶が出せなかったりします。
> そのため、出入りを視覚化して把握したいのですが、どうしたらいいでしょうか…。
>
> 弊社の担当者に「工場に行ってきます」など書かれた札を、出発するときに総務に持ってきてもらう、など考えたのですが、これだけでは③で戻ってきたことを把握できません…。
>
> 費用の問題で部屋にカメラを設置する等、大掛かりなことはできません。
> ぜひ何か良いアイディアをお持ちの方がいらっしゃいましたら教えていただきたいです。
> よろしくお願いいたします。

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