タイトルの内容について、お知恵をお貸しください。
総務部で主に来客対応や庶務を担当しています。
私の会社では、お客様が来工された際に以下のような流れで打ち合わせ等が行われます。
①お客様と弊社担当者が会議室で打ち合わせする。
②担当者とお客様が一緒に会議室から外に出て弊社の工場を見学や検査する。
③工場から会議室に戻り、最終打ち合わせ。
④解散
毎回①のお客様がいらっしゃったタイミングで1回目のお茶を出し、②でお茶を片付け、③で2回目のお茶を出しているのですが、お客様が工場に出発されたことと戻られたことが把握できないことがしばしばあります。大抵は、総務部に設置されているカメラで出入り口を見て出発された瞬間を見て把握していますが、席外しなどしていて見落とすと①のお茶が出しっぱなしになったり③のお茶が出せなかったりします。
そのため、出入りを視覚化して把握したいのですが、どうしたらいいでしょうか…。
弊社の担当者に「工場に行ってきます」など書かれた札を、出発するときに総務に持ってきてもらう、など考えたのですが、これだけでは③で戻ってきたことを把握できません…。
費用の問題で部屋にカメラを設置する等、大掛かりなことはできません。
ぜひ何か良いアイディアをお持ちの方がいらっしゃいましたら教えていただきたいです。
よろしくお願いいたします。