社会保険文書の保存期間と保存方法について

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> いつも参考にさせてもらっています。
>
> 保存期間と廃棄について、会社に規定がないので、教えてください。
>
> 健康保険・厚生年金保険に関する書類・・・完結の日から2年
> 起算日となる完結の日・・・退職、解雇、死亡の日
>
> というのは、検索してわかったのですが、
> 賞与額決定通知書や標準報酬決定通知書は、
> 複数人が1枚に載っています。
>
> 例えば、2023年12月の賞与決定通知書に10人載っている用紙が2枚あった場合、それぞれの用紙ごとに、その10人全員が退職してから2年後に破棄できる。
> 1枚は、全員退職が2033年12月だとしたら、2035年12月に破棄できる。
> 残りの1枚は、在職者がいるので保存しておく。
> ということであっていますでしょうか。
>
> 上記の理解であっていた場合、
> これらの書類を何年、何十年分も定期的に退職者が出たか確認し、
> その用紙ごとに破棄するのは、非効率というか現実的に難しいと思いまして、
> 皆さんの会社では、どのように保存・破棄されているか
> 教えていただきたく投稿しました。
>
> よろしくお願いします。


こんにちは。私見ですが…
社会保険単独で考えると法廷２年というのはありますが社会保険料は年末調整にも影響するものです。
確定申告の訴求は５年ですし税務署からの扶養修正等再年調には３年前のこともあります。
包括的に５年～7年分は保管されたほうがよさそうな書類かと思いそれ以前分は処分してもいいのかなと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

濃い緑茶 様

実際の具体的な方法を知りたかったので、参考になります。
ありがとうございます。


> お求めの回答ではないかもしれません。
> 毎年2枚を50年保管しても100枚です。
> 弊社では、確認・破棄する手間と
> 誤って破棄してはいけないものを捨ててしまうリスクを考えて、
> 破棄しない・全て保管にしています。
>
>
>
> > いつも参考にさせてもらっています。
> >
> > 保存期間と廃棄について、会社に規定がないので、教えてください。
> >
> > 健康保険・厚生年金保険に関する書類・・・完結の日から2年
> > 起算日となる完結の日・・・退職、解雇、死亡の日
> >
> > というのは、検索してわかったのですが、
> > 賞与額決定通知書や標準報酬決定通知書は、
> > 複数人が1枚に載っています。
> >
> > 例えば、2023年12月の賞与決定通知書に10人載っている用紙が2枚あった場合、それぞれの用紙ごとに、その10人全員が退職してから2年後に破棄できる。
> > 1枚は、全員退職が2033年12月だとしたら、2035年12月に破棄できる。
> > 残りの1枚は、在職者がいるので保存しておく。
> > ということであっていますでしょうか。
> >
> > 上記の理解であっていた場合、
> > これらの書類を何年、何十年分も定期的に退職者が出たか確認し、
> > その用紙ごとに破棄するのは、非効率というか現実的に難しいと思いまして、
> > 皆さんの会社では、どのように保存・破棄されているか
> > 教えていただきたく投稿しました。
> >
> > よろしくお願いします。

ton 様

ton 様のご意見のように割り切って7年保管もいいですね。
弊社は、事務所が狭く、保管スペースも少ないので、
あまり大きな影響がないであろう書類はありかなと思いました。



> > いつも参考にさせてもらっています。
> >
> > 保存期間と廃棄について、会社に規定がないので、教えてください。
> >
> > 健康保険・厚生年金保険に関する書類・・・完結の日から2年
> > 起算日となる完結の日・・・退職、解雇、死亡の日
> >
> > というのは、検索してわかったのですが、
> > 賞与額決定通知書や標準報酬決定通知書は、
> > 複数人が1枚に載っています。
> >
> > 例えば、2023年12月の賞与決定通知書に10人載っている用紙が2枚あった場合、それぞれの用紙ごとに、その10人全員が退職してから2年後に破棄できる。
> > 1枚は、全員退職が2033年12月だとしたら、2035年12月に破棄できる。
> > 残りの1枚は、在職者がいるので保存しておく。
> > ということであっていますでしょうか。
> >
> > 上記の理解であっていた場合、
> > これらの書類を何年、何十年分も定期的に退職者が出たか確認し、
> > その用紙ごとに破棄するのは、非効率というか現実的に難しいと思いまして、
> > 皆さんの会社では、どのように保存・破棄されているか
> > 教えていただきたく投稿しました。
> >
> > よろしくお願いします。
>
>
> こんにちは。私見ですが…
> 社会保険単独で考えると法廷２年というのはありますが社会保険料は年末調整にも影響するものです。
> 確定申告の訴求は５年ですし税務署からの扶養修正等再年調には３年前のこともあります。
> 包括的に５年～7年分は保管されたほうがよさそうな書類かと思いそれ以前分は処分してもいいのかなと思います。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>