仕入帳の管理方法について

こんばんは。私見ですが…

> こんにちは。初めて質問させていただきます。
>
> 従業員15人の製造業の総務に所属しています。
> 仕入れの管理方法について、皆さんの会社の管理方法を教えていただきたくご質問しました。
>
> ◯仕入れの納品書・請求書はどのように管理されていますか？
> 毎月50～70社ほどと取引をしております（光熱費なども含む）。
> 1社ごとの取引は月1～4回程です。
> 現在はA5封筒に会社ごと納品書と請求書を入れ込んで、期が変わったらそれごと段ボールに入れて保管しています。

納品書のチェックは納品時に必要かと思います。
請求書は明細付の請求書でしょうか、請求金額のみの請求書でしょうか。
明細付請求書であればチェックした納品書を元に請求書をチェックした後の納品書は廃棄でもいいでしょう。
金額のみの請求書は納品書も同時保管ですね。


> ◯仕入帳はどのように運用されていますか？
> 弊社では紙に手書きしておりますが、「いつ、何を、どこから、いくらで買ったかがわからない」と検索性が非常に悪いため、パソコン上で管理したいと考えています。

パソコン上管理はソフト利用を検討でしょうか、エクセル等自己設定の検討でしょうか。
仕入帳ですから仕入先単位で管理されていると思いますのでエクセルでの表管理も可能かと思います。

> また、発注したのか？発注したものが来たか？など、現場と総務がうまくつながっていない点も対策したいと思っています。

発注物がどこに搬入されるのでしょうか。
現場…工場…や倉庫に直接搬入なのでしょうか、総務等現場以外に搬入なのでしょうか。
搬入される場所と納品確認をする場所が不明ですが少なくとも納品書が事務方に届くのですからそれまでの流れを見直されてはどうでしょうか。
現場にも事務管理者がいると思いますのでそちらとの連携の見直しも必要でしょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

ご回答ありがとうございます。

納品書のチェックは、納品時に行っております。
納品書は請求締めまで手元においておき、請求書と金額が合ったら封筒へしまっています。
明細付請求書の場合は、納品書は破棄でも問題ないですね。
★その請求書はどのように保管されていますか？
1件ごと穴あけパンチでファイル閉じなのか、科目ごと閉じているのか・・
60件前後あるとどのような管理方法が良いのか悩んでいます。

仕入帳はソフトの導入を考えております。
エクセルにしても検索性が良くないので、ソフト、クラウドなどが良いかなと思っています。
3年に一度頼むものが、どこに頼んでた？いくらだった？何本？と全部見ていかなければならないので、、

発注物は同じ敷地内の倉庫に届いたり、事務所に届いたりです。小さい会社なので現場に事務員はいません。
大きいものは事務所に入りきらないので、倉庫に運んでもらっています。
発注してから納品までに2～3週間かかるものもあり、受け取った人がどの部門で使うものなのかわからない、忘れたときにあれ来てる？と確認があるなど、ちょっとうまくないな・・と感じています。
発注依頼者、発注者、受取人を明確にし、仕入れの流れを構築したいと思います。
ありがとうございます。

> こんばんは。私見ですが…
>
> > こんにちは。初めて質問させていただきます。
> >
> > 従業員15人の製造業の総務に所属しています。
> > 仕入れの管理方法について、皆さんの会社の管理方法を教えていただきたくご質問しました。
> >
> > ◯仕入れの納品書・請求書はどのように管理されていますか？
> > 毎月50～70社ほどと取引をしております（光熱費なども含む）。
> > 1社ごとの取引は月1～4回程です。
> > 現在はA5封筒に会社ごと納品書と請求書を入れ込んで、期が変わったらそれごと段ボールに入れて保管しています。
>
> 納品書のチェックは納品時に必要かと思います。
> 請求書は明細付の請求書でしょうか、請求金額のみの請求書でしょうか。
> 明細付請求書であればチェックした納品書を元に請求書をチェックした後の納品書は廃棄でもいいでしょう。
> 金額のみの請求書は納品書も同時保管ですね。
>
>
> > ◯仕入帳はどのように運用されていますか？
> > 弊社では紙に手書きしておりますが、「いつ、何を、どこから、いくらで買ったかがわからない」と検索性が非常に悪いため、パソコン上で管理したいと考えています。
>
> パソコン上管理はソフト利用を検討でしょうか、エクセル等自己設定の検討でしょうか。
> 仕入帳ですから仕入先単位で管理されていると思いますのでエクセルでの表管理も可能かと思います。
>
> > また、発注したのか？発注したものが来たか？など、現場と総務がうまくつながっていない点も対策したいと思っています。
>
> 発注物がどこに搬入されるのでしょうか。
> 現場…工場…や倉庫に直接搬入なのでしょうか、総務等現場以外に搬入なのでしょうか。
> 搬入される場所と納品確認をする場所が不明ですが少なくとも納品書が事務方に届くのですからそれまでの流れを見直されてはどうでしょうか。
> 現場にも事務管理者がいると思いますのでそちらとの連携の見直しも必要でしょう。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>

> ご回答ありがとうございます。
>
> 納品書のチェックは、納品時に行っております。
> 納品書は請求締めまで手元においておき、請求書と金額が合ったら封筒へしまっています。
> 明細付請求書の場合は、納品書は破棄でも問題ないですね。
> ★その請求書はどのように保管されていますか？
> 1件ごと穴あけパンチでファイル閉じなのか、科目ごと閉じているのか・・
> 60件前後あるとどのような管理方法が良いのか悩んでいます。
>
> 仕入帳はソフトの導入を考えております。
> エクセルにしても検索性が良くないので、ソフト、クラウドなどが良いかなと思っています。
> 3年に一度頼むものが、どこに頼んでた？いくらだった？何本？と全部見ていかなければならないので、、
>
> 発注物は同じ敷地内の倉庫に届いたり、事務所に届いたりです。小さい会社なので現場に事務員はいません。
> 大きいものは事務所に入りきらないので、倉庫に運んでもらっています。
> 発注してから納品までに2～3週間かかるものもあり、受け取った人がどの部門で使うものなのかわからない、忘れたときにあれ来てる？と確認があるなど、ちょっとうまくないな・・と感じています。
> 発注依頼者、発注者、受取人を明確にし、仕入れの流れを構築したいと思います。
> ありがとうございます。
>


こんばんは。
発注書はどのようにされているのでしょうか。
発注依頼者、発注者、受取人の他に発注書が抜けています。
発注書に依頼者、発注者、受取人の記載があれば発注書で納品管理…納品されたのか未納なのか…も出来ます。
発注書の活用も検討されてはどうでしょうか。
とりあえず。

発注書に「依頼人・発注者・受取人」の項目をいれることによって、
一気に解決しそうです！ありがとうございます。

また、下記請求書の管理につきまして、どのようにされておりますか？

> > 納品書は請求締めまで手元においておき、請求書と金額が合ったら封筒へしまっています。
> > 明細付請求書の場合は、納品書は破棄でも問題ないですね。
> > ★その請求書はどのように保管されていますか？
> > 1件ごと穴あけパンチでファイル閉じなのか、科目ごと閉じているのか・・
> > 60件前後あるとどのような管理方法が良いのか悩んでいます。

もしお手数でなければ、教えていただけますと幸いです。
よろしくお願い致します。