保険関連書類の取扱について

申し訳ありません。契約終了年月日は令和9年4月10日の間違いです。

こんにちは

> お世話になります。
> 初歩的な事で申し訳ないのですが、保険の「見積書」「申込書」「保険証券」について、年度を跨ぐ場合において決算時の書類の振り分けについてどのようにされていますか？
>
> 例えば事業年度が令和5年4月1日～令和6年3月31日の1年間の場合において、見積書作成日が令和6年1月31日、申込日が3月5日、保険の契約開始が令和6年4月10日、契約終了が令和9年4月20日だとした場合。
>
> 上記の場合、見積書・申込書は記載日・記入日の令和5年度分の書類として保管すれば良いのか、実際の適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、保険証券は適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、調べても分かりませんでした。
>
> とりあえず全ての書類を10年分保存しているのですが振り分けできず保険関係の書類だけ過去分も現行分も保険関係書類としてまとめてあります。
> 皆様の会社ではどのように振り分け保管されていますか？

正解はわかりませんが、私の場合は契約日の年度で纏めています。

見積もりが1月、申し込みが3月、契約日が4月の場合
見積書、申込書控えは契約書と一緒にして4月に綴じています。

年によってバラバラなのは困りますが、一定のルールで毎年同じなら問題ないのかなと考えています。

> お世話になります。
> 初歩的な事で申し訳ないのですが、保険の「見積書」「申込書」「保険証券」について、年度を跨ぐ場合において決算時の書類の振り分けについてどのようにされていますか？
>
> 例えば事業年度が令和5年4月1日～令和6年3月31日の1年間の場合において、見積書作成日が令和6年1月31日、申込日が3月5日、保険の契約開始が令和6年4月10日、契約終了が令和9年4月20日だとした場合。
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> 上記の場合、見積書・申込書は記載日・記入日の令和5年度分の書類として保管すれば良いのか、実際の適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、保険証券は適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、調べても分かりませんでした。
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> とりあえず全ての書類を10年分保存しているのですが振り分けできず保険関係の書類だけ過去分も現行分も保険関係書類としてまとめてあります。
> 皆様の会社ではどのように振り分け保管されていますか？


こんばんは。私見ですが…
単年度契約であれば契約年度でもいいでしょうが複数年契約であれば保険用のファイルで一括保管です。

年度書類と一緒に保管することはありません。
専用ファイルで保管することで契約の経緯や金額の変動等比較することが容易になります。
また契約変更等必要な時に使用しやすくなります。
契約満了や契約変更等は証券のみ保管です。
最新のものと前回のものだけ保管でそれ以上古いものは廃棄し2回契約分だけを保管します。
無理に年度で考えずともいいのではと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

junkoo様

契約日に統一する方法だと分かりやすいですね！
証券だけまとめて決算後6年経過してから順次破棄していく方法が良いかもしれませんね。
一定のルールを決めて処理していきたいと思います。
ありがとうございました。


> こんにちは
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> > お世話になります。
> > 初歩的な事で申し訳ないのですが、保険の「見積書」「申込書」「保険証券」について、年度を跨ぐ場合において決算時の書類の振り分けについてどのようにされていますか？
> >
> > 例えば事業年度が令和5年4月1日～令和6年3月31日の1年間の場合において、見積書作成日が令和6年1月31日、申込日が3月5日、保険の契約開始が令和6年4月10日、契約終了が令和9年4月20日だとした場合。
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> > 上記の場合、見積書・申込書は記載日・記入日の令和5年度分の書類として保管すれば良いのか、実際の適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、保険証券は適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、調べても分かりませんでした。
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> > とりあえず全ての書類を10年分保存しているのですが振り分けできず保険関係の書類だけ過去分も現行分も保険関係書類としてまとめてあります。
> > 皆様の会社ではどのように振り分け保管されていますか？
>
> 正解はわかりませんが、私の場合は契約日の年度で纏めています。
>
> 見積もりが1月、申し込みが3月、契約日が4月の場合
> 見積書、申込書控えは契約書と一緒にして4月に綴じています。
>
> 年によってバラバラなのは困りますが、一定のルールで毎年同じなら問題ないのかなと考えています。
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ton様

年度書類と一緒に保管する必要はない、と言っていただけて安心しました。
今まで保険用ファイルに溜めるだけ溜めてしまい入りきらなくなったので一部は年度書類の中にしまいこんだのですが、今回見返す必要が出てきてしまい改めて保管方法に悩んでしまった経緯があります。
年度書類と一緒に保管する必要がなければ管理がずいぶんと楽になりそうです。
複数年契約の保険がより思考を混乱させてくれていたので見積書・契約書・保険証券それぞれの保管ルールを今一度決め直したいと思います。
ありがとうございました。


> > お世話になります。
> > 初歩的な事で申し訳ないのですが、保険の「見積書」「申込書」「保険証券」について、年度を跨ぐ場合において決算時の書類の振り分けについてどのようにされていますか？
> >
> > 例えば事業年度が令和5年4月1日～令和6年3月31日の1年間の場合において、見積書作成日が令和6年1月31日、申込日が3月5日、保険の契約開始が令和6年4月10日、契約終了が令和9年4月20日だとした場合。
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> > 上記の場合、見積書・申込書は記載日・記入日の令和5年度分の書類として保管すれば良いのか、実際の適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、保険証券は適用開始日の令和6年度分なのか、適用終了日の令和9年度分なのか、調べても分かりませんでした。
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> > とりあえず全ての書類を10年分保存しているのですが振り分けできず保険関係の書類だけ過去分も現行分も保険関係書類としてまとめてあります。
> > 皆様の会社ではどのように振り分け保管されていますか？
>
>
> こんばんは。私見ですが…
> 単年度契約であれば契約年度でもいいでしょうが複数年契約であれば保険用のファイルで一括保管です。
>
> 年度書類と一緒に保管することはありません。
> 専用ファイルで保管することで契約の経緯や金額の変動等比較することが容易になります。
> また契約変更等必要な時に使用しやすくなります。
> 契約満了や契約変更等は証券のみ保管です。
> 最新のものと前回のものだけ保管でそれ以上古いものは廃棄し2回契約分だけを保管します。
> 無理に年度で考えずともいいのではと思います。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
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