従業員の立替経費精算について

> 弊社は20名以下の中小企業で、総務経理は実務担当が1人、責任者が1人の体制です。
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> 現在、出張などの従業員立替経費精算は、月2回の精算日を設けています。
> 具体的には、毎月5日までの提出分精算書は同月15日に精算振込、20日までの提出分精算書は同月30日（末日）に精算振込しています。
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> 従業員が立て替えしている費用なので、会社としてはなるべく早くの精算処理をと思いますが、1人体制で業務はこれだけではなく総務経理分野全体の多岐にわたる業務がある為、前述のようなルールを設けました。
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> ですが、月2回だけでは困るという意見もあり、みなさんの企業では、どのようなルールで立替経費精算をされているのか教えていただきたく投稿しました。
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。私見ですが…
立替内容が不明なので何ともですが許容できる範囲で前渡金として可能な限り立替をしないようにします。
出張が決まった段階で前渡金と精算書を渡して帰社後2日以内とか3日以内とか期日決めをして精算します。
前渡金清算ですから差額はさほど大きくは無いですから振り込むにしてもキャッシュにしても本人の負担は少ないと思います。
期日後でも清算はしますが遅滞説明書を提出させます。
資金的に問題なければ前渡金処理は本人も事業側も割と楽になります。
後はご判断ください。
とりあえず。

弊社の場合は、月3回の精算日があります。
また、コーポレートカードもあり、基本的にはこちらを利用することになっているため、本人の現金負担はほぼありません。

困る、というのはお金がなくて困る、だと思いますので、例えば高額な立替は個人にはさせず、会社が実施することでもよいと思います。
仮払という形でもいいでしょう。

こんにちは。

記載の内容では判断できないのですが、貴社における現時点問題点は支払い日が月に2回しかないということでしょうか？
以前がどのようにされていたのかわかりませんが、以前のルールのときには不満がなかったのであれば、以前のシステムに戻すことは方法になるでしょう。

例えば従前が都度払いであったのであれば、支払いが速やかでなくなったことに対しては、それに対しての十分な説明をおこなっていなかったのであれば不満は生じておかしくないと思います。

できるだけ立替金を減らすということであれば、事前出張申請等をしてもらいその上で交通費や宿泊費等を先払いすることは方法になるでしょうが、工程数は現在より増えてしまうかと思います。

立替している額が大きいのか、回数が多いのか、わかりませんが、額が大きいことが問題になるのであれば、そもそも従業員が立替える必要のない清算方法を考える必要があると思います（交通費及び宿泊費は会社手配とか出張前清算とか）。

貴社において、何が問題になっているのかを確認してみてください。



> 弊社は20名以下の中小企業で、総務経理は実務担当が1人、責任者が1人の体制です。
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> 現在、出張などの従業員立替経費精算は、月2回の精算日を設けています。
> 具体的には、毎月5日までの提出分精算書は同月15日に精算振込、20日までの提出分精算書は同月30日（末日）に精算振込しています。
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> 従業員が立て替えしている費用なので、会社としてはなるべく早くの精算処理をと思いますが、1人体制で業務はこれだけではなく総務経理分野全体の多岐にわたる業務がある為、前述のようなルールを設けました。
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> ですが、月2回だけでは困るという意見もあり、みなさんの企業では、どのようなルールで立替経費精算をされているのか教えていただきたく投稿しました。
> よろしくお願いいたします。

他の方のご回答にもありますが、当社もできるだけ立替精算はしないように指導されています。業務で使用する備品、消耗品は通信販売（たの○ーる、モノ○タロウなど）を活用し、社用車のガソリンや高速費用は会社名義のカードを貸与していますので、立替精算が発生するのは出張時の少額交通費精算や現金決済が主流の百円均一ショップでの買い物くらいです。

当社は社員300人弱ですが、御社とほぼ同じで月２回、経理部は3名体制です。不満がないわけではないですが諦めてもらっています。万円単位の高額立替が発生する場合は仮払いをもらうようにしています。

ご参考まで。


> 弊社は20名以下の中小企業で、総務経理は実務担当が1人、責任者が1人の体制です。
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> 現在、出張などの従業員立替経費精算は、月2回の精算日を設けています。
> 具体的には、毎月5日までの提出分精算書は同月15日に精算振込、20日までの提出分精算書は同月30日（末日）に精算振込しています。
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> 従業員が立て替えしている費用なので、会社としてはなるべく早くの精算処理をと思いますが、1人体制で業務はこれだけではなく総務経理分野全体の多岐にわたる業務がある為、前述のようなルールを設けました。
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> ですが、月2回だけでは困るという意見もあり、みなさんの企業では、どのようなルールで立替経費精算をされているのか教えていただきたく投稿しました。
> よろしくお願いいたします。