出張旅費の振込処理の明細配布について

弊社の場合は、経費精算がなされる日の前々営業日に、金額と明細が通知されます。

> 氏名や金額、簡単な行先を部門毎に権限を付与した
> プラットホームの社内サイトにあげて、そこにアクセスし
> 閲覧してもらうか

これができるなら、個別に通知してもよさそうに思います。
他の人にも閲覧できる状態というのは、拒否される可能性はあるでしょう。

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こんにちは。

うちは出張申請に基づいて実費弁済として支払っています。それに日当が加わった会社であれば日当＋旅費精算として支給になります。
振込のあった会社の場合でもその内訳は申請のままでしたので、振込については申請時にいついつ見込み、という連絡まででした（給与とは別振込）。

貴社において
> 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法
とありますが、このときはどのようにされていたのでしょうか。

もともと明細があるのであればそれに準じることでよいかと思います。
もともと明細がなく清算していたのであれば、口座振込であっても明細は必要ないと思います。

今現在はどうされているのでしょうか？



> 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法から、
> 希望口座へ振込みを行います。
>
> みなさんの会社では、
> 振込み後の明細を社員へ渡していますか？
> 当社のシステムの機能では、振り込むだけで
> 明細までは表示（通知）することができません。
>
> 社員一人一人にメールや別紙で明細を送るのも手間ですし…
> 受け取る側としては、いつの旅費分なのかを知りたいという
> 気持ちもあるのかな、と思います。
> また原則、本人の申請通りに振り込みますが、
> 稀なケースとして申請通り満額とならない場合があります。
>
> ▲月▲日処理分の旅費一覧として、
> 氏名や金額、簡単な行先を部門毎に権限を付与した
> プラットホームの社内サイトにあげて、そこにアクセスし
> 閲覧してもらうか、という案もありますが、同じ部門とはいえ
> 公開するのも、どうかとも…
> みなさんの会社ではどうされていますか。

うみのこ様

ありがとうございます。

> 弊社の場合は、経費精算がなされる日の前々営業日に、金額と明細が通知されます。
とは、どのような手段で通知されていますでしょうか。
紙？システム？メールでしょうか。
もし宜しければ教えていただけますと幸いです。

> > 氏名や金額、簡単な行先を部門毎に権限を付与した
> > プラットホームの社内サイトにあげて、そこにアクセスし
> > 閲覧してもらうか
>
> これができるなら、個別に通知してもよさそうに思います。
> 他の人にも閲覧できる状態というのは、拒否される可能性はあるでしょう。

ありがとうございます。

出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法は、これまで明細はなく、
事前に見込みの旅費を記入した出張許可願をしているので、
その許可願と合わせて封筒に現金を入れ、各社員の元へ手渡ししていました。
その封筒に押印と受領日を記入して、本部に返却するという流れです。
封筒内に現金が１円など残ってしまうことがあったり、
人数も増え、拠点も多くなってきたので見直したいのですが、
振込みできるはいいけれど、その明細の渡し方について悩んでいます。

旅費精算システムを使用できれば早いのでしょうが、
使用できないため、悩んでいます。
振り込んだ旅費の合計金額さえ、各自の通帳で分かればいいでしょうか。
やはり〇月〇日　～への出張分　￥〇〇
　　　▲月▲日　～への出張分　￥▲▲というように、詳細も
お伝えされていますでしょうか。
そこまではサービスのような気もしますし、どこまで丁寧にするか…

でもやはり手間ですが、ある程度の明細を何かしらの方法で
通知した方がいいですよね…


> こんにちは。
>
> うちは出張申請に基づいて実費弁済として支払っています。それに日当が加わった会社であれば日当＋旅費精算として支給になります。
> 振込のあった会社の場合でもその内訳は申請のままでしたので、振込については申請時にいついつ見込み、という連絡まででした（給与とは別振込）。
>
> 貴社において
> > 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法
> とありますが、このときはどのようにされていたのでしょうか。
>
> もともと明細があるのであればそれに準じることでよいかと思います。
> もともと明細がなく清算していたのであれば、口座振込であっても明細は必要ないと思います。
>
> 今現在はどうされているのでしょうか？
>
>
>
> > 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法から、
> > 希望口座へ振込みを行います。
> >
> > みなさんの会社では、
> > 振込み後の明細を社員へ渡していますか？
> > 当社のシステムの機能では、振り込むだけで
> > 明細までは表示（通知）することができません。
> >
> > 社員一人一人にメールや別紙で明細を送るのも手間ですし…
> > 受け取る側としては、いつの旅費分なのかを知りたいという
> > 気持ちもあるのかな、と思います。
> > また原則、本人の申請通りに振り込みますが、
> > 稀なケースとして申請通り満額とならない場合があります。
> >
> > ▲月▲日処理分の旅費一覧として、
> > 氏名や金額、簡単な行先を部門毎に権限を付与した
> > プラットホームの社内サイトにあげて、そこにアクセスし
> > 閲覧してもらうか、という案もありますが、同じ部門とはいえ
> > 公開するのも、どうかとも…
> > みなさんの会社ではどうされていますか。

> 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法から、
> 希望口座へ振込みを行います。
>
> みなさんの会社では、
> 振込み後の明細を社員へ渡していますか？
> 当社のシステムの機能では、振り込むだけで
> 明細までは表示（通知）することができません。
>
> 社員一人一人にメールや別紙で明細を送るのも手間ですし…
> 受け取る側としては、いつの旅費分なのかを知りたいという
> 気持ちもあるのかな、と思います。
> また原則、本人の申請通りに振り込みますが、
> 稀なケースとして申請通り満額とならない場合があります。
>
> ▲月▲日処理分の旅費一覧として、
> 氏名や金額、簡単な行先を部門毎に権限を付与した
> プラットホームの社内サイトにあげて、そこにアクセスし
> 閲覧してもらうか、という案もありますが、同じ部門とはいえ
> 公開するのも、どうかとも…
> みなさんの会社ではどうされていますか。
>


こんにちは
給与明細に計上して一緒に振り込むのは難しいのでしょうか
別途明細書を作成するより
申請された旅費交通費を精査し問題なければ給与明細に加算
問題があれば精査した額を給与明細に加算
本人からの申請がどのようになっているかにより
精算書が必要かどうか変わるかと
後はご判断ください
とりあえず

こんにちは。

通帳には会社名だけわかればよいかと思います。

明細については、現金授受ではありませんから、これまでのように領収の証は必要なくなるでしょうから、金額の通知を行うのであれば、社内メールがあるのであれば、それに「〇月〇日　～への出張分　￥〇〇」をいついつ振込みます、という連絡だけでよいかと思います。

まあそれも面倒であれば、出張旅費申請があったときに。「不備がなければ、約３週間後くらいの振込されると思います」という口頭返事でも悪くはないと思います。



> 出張旅費を現金にて社員へ手渡す方法は、これまで明細はなく、
> 事前に見込みの旅費を記入した出張許可願をしているので、
> その許可願と合わせて封筒に現金を入れ、各社員の元へ手渡ししていました。
> その封筒に押印と受領日を記入して、本部に返却するという流れです。
> 封筒内に現金が１円など残ってしまうことがあったり、
> 人数も増え、拠点も多くなってきたので見直したいのですが、
> 振込みできるはいいけれど、その明細の渡し方について悩んでいます。
>
> 旅費精算システムを使用できれば早いのでしょうが、
> 使用できないため、悩んでいます。
> 振り込んだ旅費の合計金額さえ、各自の通帳で分かればいいでしょうか。
> やはり〇月〇日　～への出張分　￥〇〇
> 　　　▲月▲日　～への出張分　￥▲▲というように、詳細も
> お伝えされていますでしょうか。
> そこまではサービスのような気もしますし、どこまで丁寧にするか…
>
> でもやはり手間ですが、ある程度の明細を何かしらの方法で
> 通知した方がいいですよね…

> > 弊社の場合は、経費精算がなされる日の前々営業日に、金額と明細が通知されます。
> とは、どのような手段で通知されていますでしょうか。
> 紙？システム？メールでしょうか。
> もし宜しければ教えていただけますと幸いです。

システムにより、自動でメールが送信されます。

他の人への返信で、
> 事前に見込みの旅費を記入した出張許可願をしているので、
その許可願と合わせて封筒に現金を入れ、各社員の元へ手渡ししていました。
その封筒に押印と受領日を記入して、本部に返却するという流れです。

とありましたが、まずはこの現金授受を見直したい、ということでしょう。
出張の頻度・金額にもよりますが、事前に渡す必要があるのか見当が必要です。
月に1，2回で数千円までのものであれば、事前に現金を渡す必要までないかと思います。

実際の精算については、他の方もおっしゃっているように、給与に合わせての精算が最も簡単なやり方になります。

その精算額が申請と異なるという部分については、規定通りに申請をしてもらう、というのが一番でしょう。
通知をしなければならないと考える理由の大きな部分が、この、申請額と精算額が違う、という部分だと感じましたので、そこの是正が必要です。
なぜその差異が生じるのかはよくわかりませんが、規定を周知させ、その規定通りに申請してもらえば、わざわざ金額を通知する必要はなくなるかと思います。

どの分かわからない、という人には個別で対応することにはなるでしょうが、そこまで多くの人がわからない、という状態ではないかと推察します。

皆様

ご丁寧に教えていただき、ありがとうございます。
そこまで具体的な明細に拘る必要はなく、
簡潔に従業員がわかるようにしていきます。
また申請前後で差異が出ないよう、申請書類や規程も見直していきます。
ありがとうございます。