総務の給湯室

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履歴事項全部証明書の社内管理方法に関して

著者 FH54 さん

最終更新日:2025年03月31日 11:24

皆様の会社では、登記簿(履歴事項全部証明書)、印鑑証明などの書類は
どういった管理方法を取られておりますでしょうか。
また、管理するにあたりルール等ありましたら参考にさせていただきたいです。

【現在の状況】
登記簿(履歴事項全部証明書)、印鑑証明書の社内管理方法は
エクセル(取得日・使用日・破棄日、使用用途(提出先・目的)、残数が記載されたもの）をプリントアウトして手書きで記載する運用方法をとっております。
ただ、現状エクセルに記載されている残数と、実際の残数が合っておりません。
実際に使用する場面も毎月ではないため、管理方法のルール化もできておりません。

毎月使う場面があるわけではないため、
使用時にすぐに管理方法・ルールが分かる/理解できる方が良いと思いますが
何か良いアイデアがあればと存じます。

よろしくお願いいたします。

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Re: 履歴事項全部証明書の社内管理方法に関して

著者うみのこさん

最終更新日:2025年03月31日 11:38

弊社では、限られた人間だけが入れる金庫室があり、そこに保管しています。
個別に部数管理はしておらず、必要の都度払い出します。

印鑑証明については、押捺とセットになるので、押捺申請にて、印鑑証明が必要かどうか確認しています。

貴社の現在の管理方法が、Excelなのか、プリントアウトした紙なのか、どちらが正になるのでしょうか。
また、現物の管理はどうなっているのでしょうか。

手っ取り早いのは、現物と払出表の紙を一緒に入れて置き、払出の時に記載してもらう方法です。

勝手な推測ですが、実物と管理用のデータ・用紙の場所が違うためにミスが起きやすい状況になっているように思います。

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Re: 履歴事項全部証明書の社内管理方法に関して

著者 FH54 さん

最終更新日:2025年03月31日 13:57

> 弊社では、限られた人間だけが入れる金庫室があり、そこに保管しています。
> 個別に部数管理はしておらず、必要の都度払い出します。
>
> 印鑑証明については、押捺とセットになるので、押捺申請にて、印鑑証明が必要かどうか確認しています。
>
> 貴社の現在の管理方法が、Excelなのか、プリントアウトした紙なのか、どちらが正になるのでしょうか。
> また、現物の管理はどうなっているのでしょうか。
>
> 手っ取り早いのは、現物と払出表の紙を一緒に入れて置き、払出の時に記載してもらう方法です。
>
> 勝手な推測ですが、実物と管理用のデータ・用紙の場所が違うためにミスが起きやすい状況になっているように思います。

教えていただきありがとうございます！

私が入社したのが最近なのですが、
弊社は現物は限られた人だけが空けられる金庫に保管し
管理用紙も一緒に入れて取得・使用・破棄した際に、
その都度管理用紙に記載する運用になっていると先輩から聞いておりました。

私が契約に使用するにあたり実際に残数を数えてみると、
現物と管理用紙に記載された枚数が異なっておりました。
先輩に報告すると、破棄するときに実際には3か月切れているものでも
何かで使えるから残しておくこともあり、結果破棄されていないのに破棄の項目に記載？しており、残数が不一致になっているようです。

そもそも社内の管理ルールを定めていない、
徹底していないことが元凶ではあると思うのですが、
もっと他に管理方法として何か良い方法があればと思った次第です。。。

よろしくお願いいたします。

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