慶弔申請について

従業員２０００人程度の親会社と従業員約２００人弱の子会社で同じ運用です。

基本的には、家族異動申請という書類があり、
２親等以内（弊社では慶弔見舞金や特別休暇の支給範囲が２親等）に
何らかの変更があればそれを提出してもらい、それを基に手続きしています。

ただ、弔の場合は、それを提出する余裕もないので、
弔事発生
　→本人が所属長に事情を説明し、休暇を申請（社会人として当然の行為）
　　→所属長が『訃報』を作成し、関係者及び労務担当者に展開
　　　→労務担当者はそれを基にして、会社として
　　　　・香典を準備し、葬儀or通夜に参列する会社の者のうち
　　　　　一番上の役職者に託す
　　　　・供花の手配を所属長経由本人に依頼する
　　　　・弔電を手配する
　　　　→後日、対象の従業員が出勤してきた時に、申請書一式の説明＆提出を依頼
という流れです。

また、慶の場合は、
日時や場所が判明次第、家族異動申請を提出してもらう
　→労務担当者はそれを基に、
　　・お祝い金を準備し、従業員に渡す
　　・（結婚の場合のみ）式や披露宴がある場合は、祝電を手配する
　　・その他必要な手続き（扶養控除申告書や健保の扶養手続き等）を説明＆提出を依頼
という流れになります。
性善説に基づいて、その申請自体が真実である確認を目的とした書類（住民票等）の
提出は求めていません。

ただ、対象となる従業員からの申請がトリガーである事から、
申請自体がされない可能性もあります。
ですので、
従業員に対しては
『なんか変更があったら、とりあえず労務担当者に相談（連絡）して！』
所属長に対しては、
『部下からなんか話があったら、とりあえず労務担当者に相談（連絡）して！』
という事を言ってました。
おかげで、今は申請漏れはほとんどありません。


> 当社では、慶事（結婚）については、申請書＋住民票のコピーにて、休暇と見舞金を付与しておりますが、弔事については特にルールを設けておりません。
> 多くの場合は、葬儀会社より案内状をもらい、その書面をもって供花や電報の対応をしており、その書面をエビデンスとして休暇・見舞金付与をしておりますが、ごく稀に従業員かからの口答の報告でも対応してしまっております。
> 従業員の人数も増えてきているため（現在１００名弱です）、何か社内に開示するルールを作成したいと考えております。
> 皆様の会社は、社員の慶弔申請ではどのような申請方法をおこなっているか教えていただけないでしょうか。
> また、参考までに従業員人数も教えていただければと思います。

こんにちは、あさみんさん。

　さて、御質問の件、以下の通り回答いたします。

Ｑ．皆様の会社は、社員の慶弔申請ではどのような申請方法をおこなっているか教えていただけないでしょうか？
Ａ．従業員数約300名の建設業です。

　弊社の場合、全国主要都市に展開しており、また、業種柄、多くの従業員が現場に赴任している関係で、弔事の報告は、ＦＡＸで行なうことが原則です。

　おーささんもご指摘の通り、こと弔事は、本人が申請をすることが難しく、また、事前に準備ができないので、社内で一報を受けた所属部署が、社内様式『弔事報告書』を作成します。以降は以下の流れです。

①所属部署が『弔事報告書』を作成
　↓
②総務部にＦＡＸ
　↓
③総務部より、各支店及び本社各部門に転送（ＦＡＸ等）
　↓
④総務部が、生花及び電報の手配
　↓
⑤（弊社の「文化」で）御香料希望者の各支店・部門でリストを作成・総務部に報告
　↓
⑥総務部が所属部門の参列者（上司）を確認し、御香料を預ける。

といった感じです。

　ちなみに、弊社もおーささんの会社同様、弔事に関しては先述の『弔事報告書』以外のエビデンスを必要としていません。

　尚、慶事については、同じく『慶事報告書』様式があり、原則自己申告です。いやらしい話ですが、会社から「お祝い金」が支給されるので、申請までの時間的バラツキはあるものの、恐らく該当する全従業員は申請していると思います。
　また、この系統のお話は、どこからかは情報が入ってくるので、本人が気付いていない場合は、人事担当者がアドバイスしていますね。


以上

おーさ様、たまりん様

投稿をさせていただきました「あさみん」です。
ご丁寧なご回答ありがとうございました。

ご両名とも、弔事報告および訃報は所属部門なのですね。
弊社では、テンプレートや書式なども専用に用意していないので今後見直していきます。とても参考になりました！

ありがとうございます。