事務作業ミスの防止

gansisuさん、こんにちは。

私の経験ですが…。

ひとつの業務を2人以上できるようにするのは、どちらかというと業務継続性（急な休みや退職・異動への対応）として必要という認識をしています。


作業する内容によって、対応が異なりますが、
以下のような対応を組み合わせて使ってます。

①ダブルチェック
　　作業した人と違う人がチェックをする。
　　伝票のチェックなどがこれに当たります。
　　チェックする項目を明確にしておくと効果的です。
　　ただし、ちゃんとチェックすることが前提ですが…。

②チェックシート
　　作業内容の項目ごとにチェックをつけていく。
　　複数の作業を一連の業務として行うときなどに有効です。
　　請求書発送、決算処理など

③自動化
　　計算などは、なるべく手作業の加工をしないように、関数等で自動化する。
　　残業時間→残業支払額など
　　

件数のあるものは合計でチェックするのも手です。
（支払処理など）

作業中に社員からの問い合わせなどがあって、中断することが良くあります。
ですので、業務が中断することを前提に、作業のポイントでチェックするのが実務的だと思います。

参考まで。

こんにちは、gansisuさん。

　さて、ご相談の件、私自身は給与計算の事しか分かりませんが、それでよければ以下の通り。

Ｑ．人的ミスを減らすには、なくすにはどのような方法が有効でしょうか？
Ａ．しろてんさんがアドバイスされていることが、基本中の基本だと思いますよ。

　根本的な話になりますが、事務作業ミスが起こる原因の一つは『チェックする側に業務知識がない』、言い換えると、『何が誤っているかが分からない』ということもありますね。そういう意味では、チェック側の教育も必要です。

　あと敢えて申すとすれば、『（予め）文書で記録を残す』ということでしょうか。特に給与計算は、一種専門職的なところがあり、恐らく実際は一人の方が担当されていると思います。
　その場合、その人の“頭の中”に、変更事項等がインプットされていることがあり、いくら（チェッカーが）チェックをきっちりしても処理ミス・漏れが発生してしまうのです。給与計算ミスっていうのは、この系統が多いのではないですか？


以上