給与明細書の電子化について

当社でも以前は書面で配布していましたが、
社員の増加にともない電子化しました。
勤怠管理ソフトと連動している給与ソフトに個人のIDとパスワードを入力すると、
該当者の給与明細や賞与明細が閲覧できます。
（ID配布後に各自でパスワードの設定をしますので、本人以外は閲覧できません）
各自必要であればプリントアウトもできます。
書面だとなくしてしまったりしそうですが、
これだとなくす心配はありません（笑
いつでも見たいときに過去の分まで見れて、
プリントしたいときにプリントできるというメリットもあります。

すでに導入から2年近く経過していますが、
今のところ当社ではトラブルはないですよ。
考えられるトラブルとしては、
当社のようにパスワードで管理されているソフトを使用する場合、
「パスワードを忘れて見れない！」というような人が出てくるかも？ということでしょうか。
もし貴社でもそのようなソフトを使用する予定なのであれば、
パスワードを忘れた人が出たらどう対応すればよいのか、
導入するソフトの会社に確認しておいたほうがいいですよ。

Mariaさん早速のご意見、ありがとうございます。

基本パソコンが一人に１台ある環境が必要なのでしょうか？
また、社外や自宅での参照は無理なのでしょうか？

法律的には直接手渡しでないことで何か支障が出てくるのでしょうか？

やっぱり、いろいろ気になります。
引き続き、皆様よろしくお願いします。

基本パソコンは１人１台です。
共用で個人ＩＤとしても、見たらデータ消去がなされる様にしておかなければ、他の人も見る事が可能になります。
どの程度の経費節減になるかは判りませんが、みただけとするのは独身者くらいだと思います。
又、印刷にしても誰かの業務上の印刷に混ざる事も考慮する必要があります。

> 基本パソコンが一人に１台ある環境が必要なのでしょうか？
> また、社外や自宅での参照は無理なのでしょうか？

当社で使用しているのは、
ブラウザからサーバーにアクセスして閲覧するタイプものでパスワードで管理されていますので、
本人がわざわざPC上に保存するようなことをしなければ、
閲覧した内容はPCには残りません。
パスワードは記憶できないシステムになっていますし、
セキュリティ管理もされており、ブラウザの履歴にも残りません。
（つまり履歴からほかの人のものを見ようとしてもできない）
ただ、共有PCですと、閲覧した人がログイン状態のままにしておいたり、PC上に保存したりすると、
ほかの方も見れてしまうことになるので、
ちゃんとログアウトする＆PC上に保存しない、等を通知しておく必要はあると思います。
（いちおう一定時間が経つと自動でログアウトになるシステムにはなっていますが）
ちなみに、サーバーにアクセスして閲覧するタイプですので、
自宅PCや携帯からでも閲覧できます。
各自にPCが割り当てられていない環境だと、
自宅や携帯からでも閲覧できるタイプのものを選ぶのがいいかもしれませんね。

> 法律的には直接手渡しでないことで何か支障が出てくるのでしょうか？

電子交付は平成18年度税制改正により、法的にも認められています。
注意点や導入方法などについては、
国税庁のホームページにも記載されていますので、
ご覧になってみるとよろしいかと思います。

【参考】
国税庁ホームページ内
http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm#q1

こんにちは

すでに適切な回答がありますが、参考まで。
前の会社では、イントラネット上で申請、承認なども出来て、その中で給与明細の閲覧ができました。
イントラネット上で、すでに各人がID/PWで入れるならば、あまり大きな変更は要らないし、貰う側も抵抗は少ないと思います。

電子化のメリットは、経理、総務（人事）部門の負担軽減です。給与明細の印刷は守秘資料ですし、部門ごとに分けて、渡す場合にも間違いが許されませんので、そうした負担は減ると思います。

一方で、給与明細を上長が個別に手渡しをするのは、各従業員に対して、表情や反応を見て声をかけるならば、管理上は望ましいことだと思います。
鬱病や、心配事がある人は、なんとなく判りますので。
電子化を進め過ぎた場合のデメリットは、そうしたＦＴＦなコミュニュケーションの機会が失われる点だと思います。

皆様、ありがとうございます。
とても参考になりました。

ちなみに、携帯へ送信されている企業様はありますか？
携帯の場合は受信費用が個人負担になると思うのですが、それは、手当てとしていくらか支給してらっしゃいますか？

会社が負担するべきなのでしょうか？
ご意見、よろしくお願いします。

> 皆様、ありがとうございます。
> とても参考になりました。
>
> ちなみに、携帯へ送信されている企業様はありますか？
> 携帯の場合は受信費用が個人負担になると思うのですが、それは、手当てとしていくらか支給してらっしゃいますか？
>
> 会社が負担するべきなのでしょうか？
> ご意見、よろしくお願いします。

こちらのコメントが入ってから1ヶ月近く経ってしまいましたが、その後、明細電子化の検討はされていますか？

当社で利用しているものは、パソコンと携帯のどちらからでも閲覧可能なものです。
パソコンや携帯にデータを送信するのではなく、
その会社のサーバにアクセスして明細を閲覧するという
かたちです。
携帯の場合はパケット通信料が発生しますけど、数円程度だと思われるため、特に気にしてはいません。手当てとしても
支給されていません。会社内でも問題になっているという
話は聞いたことはありません。
会社が必ずしも支給しないといけないという訳では
ないみたいです。

もしこちらの商品について詳細な情報が必要で
あれば返信ください。

古いトピックへの返信、申し訳ありません。
電子化にあたり社員への同意を取ることとなっていますが、
100％の会社がそうしているわけではないようです。
とらなくても問題ないのですね・・・。
また、新入社員が入ってきたときにもその都度同意を取らなければならないのでしょうか。

ｓｈｉｒｏさんへ

＞古いトピックへの返信、申し訳ありません。
＞電子化にあたり社員への同意を取ることとなっていますが、
＞100％の会社がそうしているわけではないようです。
＞とらなくても問題ないのですね・・・。
＞また、新入社員が入ってきたときにもその都度同意を取らなければならないのでしょうか。

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どうしても社員の同意なしで電子化を実行したいように見えますが、やはり社員の同意は必要と考えます。ただし、労働組合のような社員を代表する組織が存在する場合はその組織の同意があれば問題ないとは思いますが。

次に、仮に社員の同意が得られたとしても、従来通りの方法で明細書の交付を希望する社員に対する配慮や、プライバシーに対する配慮は完全にクリアしているのでしょうか。パソコンを操作できない人も居るでしょうし、携帯に配信されてもプリントアウトできなければ問題があります。また、他人に明細が覗き見されないようにすること、外部に漏れないことは絶対条件です。

上記がクリアされて実際に実行した場合でも新入社員にはやはり事前に充分な説明とそれを希望しない場合の取り扱いは定めておく必要があると思います。

社員の同意なしで実施している企業があるとしても、それで問題がないわけでも、またお墨付きを得たわけではありませんよ。