メールでのお礼

> 先日、代表取締役宛でお歳暮が届きました。
> そのお礼をメールで返しておくように言われたのですが
> このようにメールでお歳暮のお礼をお送りする場合
> 私自身のメールアカウントからではなく
> 代表取締役のメールアカウントからでないとおかしいでしょうか？
>
> メールの内容は代表取締役宛に頂いたお歳暮のお礼なので
> 結びに代表取締役で社長の名前を入れています。
>
> そういう場合には本当なら書面でお礼状をお送りするのが
> 良いと思うのですが
> 今後もそういった、メールで返信してという指示があるかもしれないので
> どのように対処するのが一番良いかご教示いただけますでしょうか。
> 宜しくお願いいたします。

問題は
①お礼をメールでするか、お手紙を書くか
②誰の名前で送るか
③メールアドレスという個人情報の問題
ですね

メールでお礼をと指示された方の意図は不明ですが、おそらく再度確認するわけにもいかないと思われますので一般的な話になります。

お手紙より、メールの方が「軽い」というのが一般的なので
「メールで良いよ」という意味と取れます。

誰のアカウントかという話は、担当秘書さんは役員の代理というのは一般的に理解されていますので、本人では無いからといって、秘書さんからのメールで「お怒り」になる相手はかなり特殊な方か稀な例と思われます。
会社のアドレスなら代理と書かなくても担当秘書で問題ないと思われます。

個人情報としても、秘書さんのプライベートアドレスでなければ、役員のアドレスはあまり広めない方が良いと思いますので代理で問題ないと思われます。
「役員自ら電話とか書面でお礼を言う必要が無い」程度のお付き合いの対処という理解で良いのではないでしょうか？

「忘れっぽいとか、忙しいので頼む」という意図なら、手紙でお礼を出したらより丁寧と思います。その辺は他の指示と経験で判断するしかないですね。

これからは、指示をいただいたときに
「お手紙でなくてメールでよろしいということですね」
「では私からメールを打たせていただきます」と確認すれば、「ちょっと待って自分でお礼する」とか「それでお願い」とか「やはり僕の名前で手紙にして」とか反応されると思います。

個人で悩むより、秘書室で基本ルールを作りマネージャーに見せて了解をとっておけば、ノウハウになり新しい人にも分かりやすくなります。個人差は役員によってあるかもしれませんが、ノウハウとしてまもめたものを役員に見せることで共有化できるかもしれないし、意見をもらうことで、お茶癖のような各人の嗜好も分かるかもしれません。