発注書、納品書の保管について

> 私の会社は10拠点(販売拠点)で成り立っており、そのそれぞれの拠点に事務女性がいて、それぞれの拠点で日々必要なものを購入しています。(紙、トナー、文具等)
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> 当然、発注書も納品書もわざわざ送ってもらわないと手に入りません。(請求書は直接総務に届きます。)
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> 私は引継ぎで発注書も納品書も問い合わせがあった時くらいしか使わないから1年も保存しとけば充分だと言われ、特に重くも考えず、届いた分だけ保管して1年経ったら捨ててました。
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> そろそろ会社の大掃除ということで、色々な書類の保管期間を調べていたところ、発注書も納品書も7年は保管しないといけないとのこと。
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> 発注書も納品書も総務に送るようにはなっていますが、正直、何度言っても送らない人や送り忘れ、紛失をすることも多々あり、管理し切れません。
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> 拠点が分かれてる方、実際にこういった書類の保管はどうされてるのでしょうか？


ひとまず確認ですが、質問者様は総務の方でしょうか？
そして納品書等を総務で保管したいとのことでしょうか。

弊社も多数拠点がありますが、納品書や発注書、その他書類関係は各拠点で管理、保存、廃棄です。
保存期間別に「文書保存カード」という書類を作成し、担当者と拠点の所属長の捺印後、PDFもしくはFAXにて総務へ送信。
保存期間が終了し廃棄可能になったら、担当者が廃棄、拠点の所属長の捺印ののち、総務へ保存カードの原本を送付。
というような管理をしています。
勤怠に関わる書類等、保存には法定期間もありますし、多少手間はかかりますが統一して管理するとわかりやすいですよね。