代表者などの変更通知とは（契約書）

実務的には、代表者就退任挨拶状（株主総会の役員改選通知）などで済ましてしまう方法もあるでしょうね。
会社内部においても、契約部署と営業部署などが分かれており、代表者同士はお互いに名刺交換により代わっていることを承知しているにも関わらず、現場サイドでは書面による通知がないため、知らないということも結構あります。
そもそも、挨拶状と代表者変更届（通知）とは扱いが違うと思われます。
代表者が変わっても、その度に契約書を作り変えることはしないはずです。
代表者変更届は…たぶん、契約部署などで契約書と一緒に保管（保存）されるべきもので、挨拶状は社内で回覧されるものだと思っています。
同じ内容であっても、使い方が違いますよね。
なお、挨拶状とは別に代表者変更届を作成して通知したこともありますが、必ず行っているということでもありません（契約上双方なのに、先方から来ないことも多い）




> 契約書において時々、代表者や取引上重要な変更が生じたとき通知することとした「通知義務（チェンジ・オブ・コントロール）」をうたっている場合があります。
> この時の通知とは、単なる挨拶状でも事足りるのでしょうか、それとも「通知書」とタイトルを銘打った書類を締結相手に別途送らなければならないのでしょうか。
> アドバイスをお願いします。

契約書、大変ですよね？

先ず、通知義務は、規定されていなくても常識的に果たすべき義務、いや礼儀とでも言いましょうか、生じているものだと考えます。

相手方に知っておいていただきたいこと、これは契約関係を継続して行くためには必要な事項だな、と考えられれば、通知・連絡しておく方が良いわけです。

この際、書面のタイトルに拘る必要はないでしょう。
その連絡に見合ったものであれば十分だと考えてください。
ただ、その際に一言、できればこの書面を契約書と一緒に保管しておいていただけませんか、という趣旨の言葉を添えておかれれば丁寧ですよね。

いつもお取引いただきありがとうございます、ところで当社でこのような変更が発生いたしました、契約書上のお約束があることでもございますが、今後のお取引やご連絡をいただく際には多少なりとも影響がございますので、お伝えしているものでございます、御社ご担当者が変更になりましてもお間違えなきよう、契約書と一体とご理解いただきまして、同じファイルで保管くださいませ・・・
という雰囲気を出しておかれれば良いと思います、経験上からも。

仮に、将来紛議発生の際も十分な対応だと考えます。
連絡する事項の軽重は、お考えくださいね。

ご参考まで。


> 契約書において時々、代表者や取引上重要な変更が生じたとき通知することとした「通知義務（チェンジ・オブ・コントロール）」をうたっている場合があります。
> この時の通知とは、単なる挨拶状でも事足りるのでしょうか、それとも「通知書」とタイトルを銘打った書類を締結相手に別途送らなければならないのでしょうか。
> アドバイスをお願いします。

皆様
回答いただき、ありがとうございます。

アドバイスを元に対応していきたいと思います。