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税務管理

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請求書と請求明細書の保存について

著者 たいぞっこ さん

最終更新日:2022年02月09日 15:21

いつもお世話になっております。

タイトルの件についてご相談です。

取引先から請求書と請求明細書がPDFで送られてきているのですが、1つのデータではなくて、別々のデータで送られてきています。
会社の規定により、データで送られてきた請求書はデータで保存しているのですが、請求明細書もデータで保存しなければならないのでしょうか?

できれば根拠とともにご教示いただければと思います。

よろしくお願いいたします。

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Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者ぴぃちんさん

2022年02月09日 18:55

こんにちは。

貴社における請求明細書というのが,どのような書類なのかによりますが,請求書の内容が判断できる書類であるのであれば,納品書のように保管する必要のある書類に該当するかなと思います。

ただ,実際をみないと名称では判断できないです。
貴社の顧問税理士さんに確認していただくことがよいです。



> いつもお世話になっております。
>
> タイトルの件についてご相談です。
>
> 取引先から請求書と請求明細書がPDFで送られてきているのですが、1つのデータではなくて、別々のデータで送られてきています。
> 会社の規定により、データで送られてきた請求書はデータで保存しているのですが、請求明細書もデータで保存しなければならないのでしょうか?
>
> できれば根拠とともにご教示いただければと思います。
>
> よろしくお願いいたします。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者たいぞっこさん

2022年02月09日 18:59

ぴぃちん様

ご返信ありがとうございます。
請求明細書は、1ヶ月分の取引の明細が書かれたもの、と言えばご理解いただけるでしょうか……。
請求書自体には請求金額しか掲載してなくて、その内訳が明細書に載っている感じです。


よろしくお願いいたします。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者ぴぃちんさん

2022年02月10日 08:34

おはようございます。

その請求書が明細がなくても,取引時期や取引内容が明確にわかるのであれば,明細は不要かもしれませんが,その判断は実物・状況をみないで判断できないです。
貴社の顧問税理士さんにお聞きいただくことがよいでしょう。
貴社に顧問税理士さんがいないのであれば,法定の保管をおこなうことがよいかと思います(税務調査の際に調査官にお聞きされてもよいかと思います)。



> ご返信ありがとうございます。
> 請求明細書は、1ヶ月分の取引の明細が書かれたもの、と言えばご理解いただけるでしょうか……。
> 請求書自体には請求金額しか掲載してなくて、その内訳が明細書に載っている感じです。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者たいぞっこさん

2022年02月10日 09:02

ぴぃちん様

ご返信ありがとうございます。
承知いたしました。顧問税理士さんに確認してみます。

お忙しいところありがとうございました!

Re: 請求書と請求明細書の保存について

こんにちは。

ご理解かもしれませんが。
事業形態にもよるかもしれませんが、製造、納入、販売と時間との制約など関係する場合、明細書があれば取引先設定など行う際、一つの参考資料となる場合があります。
ご質問者の事業形態がサービス産業などでその管理も必要かもしっれまっせん。
添付しました資料参考ですが、HPなど作成する際、個々にかかる費用などが詳しく判断できます。修正、新規事業の予算設定などの参考資料となる時もあります。

参考HP
Copyright © 2012-2021 freee K.K.;HP
バックオフィス基礎知識 請求書の基礎知識 請求書と請求明細書の違いと使い分けについ
https://www.freee.co.jp/kb/kb-invoice/difference-billing-statement/

以下、カード業者への回答になってますが、レンタル業者、サービス業者などの場合には個々の請求金額明細など必要とする場合もあります。

ホーム法令等質疑応答事例消費税カード会社からの請求明細書
https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/shohi/18/05.htm

今後の事業場改善等等の参考資料とする場合には必要かもしれません。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者たいぞっこさん

2022年02月10日 10:09

安芸ノ国様

ご返信ありがとうございます。
また、参考リンクも添付いただきありがとうございました!

保存は現場の人に頼んでいます。紙ベースであれば、請求書と請求明細書をひっつけて保存をお願いするのですが、電子データで別々のファイルで送られてきているので、

請求書だけデータ保存すればいいのではないか?別々にデータ保存すると手間だし、かといって別々のデータを1つのデータに統合するのも面倒」

と言われている次第でして……。恥ずかしい話かもしれませんが。
経理の立場からすれば両方保存がいいんですけどね。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者kyouryuuさん

2022年02月10日 12:23

> 保存は現場の人に頼んでいます。紙ベースであれば、請求書と請求明細書をひっつけて保存をお願いするのですが、電子データで別々のファイルで送られてきているので、
>
> 「請求書だけデータ保存すればいいのではないか?別々にデータ保存すると手間だし、かといって別々のデータを1つのデータに統合するのも面倒」

紙の場合は、請求明細書もいっしょに保存されているのであれば、経理面だけでは無く、総合的に必要と判断して保存されているのだと推測します。
であれば、データの場合も保存される方が良いと思います。

システムによっては、請求書と請求明細書を紐づけて保存したり、請求書の添付ファイルとして、請求明細書やその他のファイルを一緒に保存できるのもあります。
そのようなシステムを検討されるという方法もあります。

Re: 請求書と請求明細書の保存について

著者たいぞっこさん

2022年02月10日 12:57

kyouryuu様

ご返信ありがとうございます!
そうですね……システムの検討を考えてみます。

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