閉鎖に伴う請求締めと支払方法の案内状の添削

こんにちは。

支店、営業所、事務所などの閉鎖案内は、情報ネット上でも多数流れてます。
支店や営業所、事務所を閉鎖する挨拶状では、閉鎖の理由を簡潔に述べて、お世話になった方々にお詫びの言葉を書き添えます。感謝の気持ちや、今後の厚誼を願う言葉も明記し、丁寧に書くよう心がけましょう。
一番注意を要する点は、取引が継続するのであれば、閉鎖日時、継続先支店名、住所、TEL、Ｍail、引継ぎ担当者名、振込み先変更など明記、該当部署での取引残高など明記しておくことも必要かと思います。
金銭的な項目については、案内文書ではなく箇条書式で明記、表フォームでの案内なども必要かと思います。
書き加えられてます案内文書でも可能かと思います。

ご専門の関係者。詳しく解説されてます。
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回答ありがとうございます。

閉鎖の案内と一部業務を引き継ぐ業者さんの案内はすでに書面で終了しています。
ただ、閉鎖と業務引き継の案内だけで請求書の締めや集金についての案内は営業が聞かれた場合に口頭で伝えてました。
上からの指示で、最後（３月）の請求書の前に最終月の締めと閉鎖後の支払い方法についての案内を書面で２月の請求書につけるように言われたので文書を考えました。

ただ、回りくどい言い回しになったりするのでネットで色々調べましたが、全ての条件が合致する文例を見つけられず質問をさせていただいた次第です。

情報が不足しており申し訳ございませんでした。

> ３月末で営業所を閉鎖します。
> それに伴い、請求や集金の方法の案内書を作成したので添削をお願いします。
>
> 請求方法並びに集金方法のご案内
> 拝啓　
> 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
> 　
> さて、３月末日での閉鎖にともないまして、３月分のご請求方法と４月１日以降の集金方法についてご案内申し上げます。
> まず請求方法につきましては末締め以外のお客様の場合、３月の締日以降３月３１日までの販売分を末締請求で対応させていただきます。
>
> (例）３月２０日締の場合、３月２１日～３月３１日分を３月３１日締でご請求
>
> つぎに集金方法につきましては４月１日以降、集金に伺うことができなくなります。そのため銀行振込でのお支払いへの変更をお願いすることとなりました。
> ４月１日以降のお支払いの際は、お手数ではございますが下記の銀行口座までお振込みくださいますようお願い申し上げます。
> 最後に誠に心苦しい事ではございますが何卒本事情をご理解の上、売上金額が￥10,000未満の場合、振込手数料は引かずにご入金下さいます様お願い申し上げます。
> お手数をおかけいたしますが、何卒ご協力を賜りますよう、ご了承のほどお願い申し上げます。
> 略儀ながらまずは書中を以てお願い申し上げます。
> 敬具
>
> 記
>
> ・弊社　銀行情報を記載します
>
> 以上
>
> 回りくどいいいまわしになったり２重敬語になったりしてしまうのでよろしくお願いします。

安芸ノ国さんのご回答にもありますが、閉鎖案内と請求に関する依頼は別立てにした方が良いと思います。閉鎖案内は営業や経営層、請求は経理が必要な情報ですから、この文書では受け取った部署でコピーを作成して当該部署に回す必要が出てきます。相手にひと手間とらせるのは避けたほうが良いような気がします。

閉鎖の案内、お礼やお詫びなどの文書を綴った後、請求に関しては締め日の変更が伴うので、詳細は添付文書を確認してほしい旨記載し、

＞さて、３月末日での閉鎖にともないまして、～

以降の文書は別にした方がよいと思います。この文書自体に複数の目的が含まれるため冗長になっており、最後まで読まないと相手方へのリクエストがわからなくなっています。経営層はこのような文書は読みませんし、営業は経理の文書だと思って閉鎖の事実が頭に残らないでしょう。私にはこの文書はあえて相手方には読まれないように意図して作成されたように思えます。もめた時に「文書は出したもんね～♪読んでないほうが悪いんじゃない。」というために、既成事実として作ったように見えるのです。

回答ありがとうございます。

閉鎖の案内と一部業務を引き継ぐ業者さんの案内はすでに書面で終了しています。
ただ、閉鎖と業務引き継の案内だけで請求書の締めや集金についての案内は営業が聞かれた場合に口頭で伝えてました。
上からの指示で、最後（３月）の請求書の前に最終月の締めと閉鎖後の支払い方法についての案内を書面で２月の請求書につけるように言われたので文書を考えました。

ただ、回りくどい言い回しになったりするのでネットで色々調べましたが、全ての条件が合致する文例を見つけられず質問をさせていただいた次第です。

情報が不足しており申し訳ございませんでした。

> 回答ありがとうございます。
>
> 閉鎖の案内と一部業務を引き継ぐ業者さんの案内はすでに書面で終了しています。
> ただ、閉鎖と業務引き継の案内だけで請求書の締めや集金についての案内は営業が聞かれた場合に口頭で伝えてました。
> 上からの指示で、最後（３月）の請求書の前に最終月の締めと閉鎖後の支払い方法についての案内を書面で２月の請求書につけるように言われたので文書を考えました。
>
> ただ、回りくどい言い回しになったりするのでネットで色々調べましたが、全ての条件が合致する文例を見つけられず質問をさせていただいた次第です。
>
> 情報が不足しており申し訳ございませんでした。

でしたら経理部への事務連絡となりますので、挨拶状の内容はさっくりと抜き、
事務連絡文書の体裁をとって、内容は箇条書きにしたほうがわかりやすいと思います。以下のような書式です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年月日
宛先　○○株式会社××支店経理部御中
　　　　　　　　　　　　　　　　　　発信者△△株式会社◆◆支店経理部長
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　名無し権兵衛　捺印

弊社△△支店閉鎖に伴う請求及び集金日時の変更について（連絡）

拝啓

月日付けのご案内状で、既に御社へご連絡いたしましたが、3月31日をもって当社○○支店を閉鎖することになりました。これに伴う請求書の締め変更と集金の変更、および閉鎖後の連絡先について下記の通りご連絡申し上げます。
大変お手数をおかけいたしますが、よろしくご対応のほどお願い申し上げます。
長年のご愛顧につきまして厚く御礼申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
1．締め日の変更について
２．集金の変更について
～以下略～

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

回答ありがとうございます。

＞経理部への事務連絡

案内の書類と頭が凝り固まって作成した文書でしたので
ご指摘いただいて初めて事務連絡の書類だと気づきました。

ご提案いただいた文例を参考にさせていただきたいと思います。