請求書送付漏れ防止のための各部署確認フローについて

お世話になっております。
業種が分からないので一概には言えませんが
誰かに都度確認する仕組みでは漏れるし遅れます。
納品時の納品書（または納品書控）ベースで
請求書の発行をすれば漏れることはないかと思うのですが・・・


> いつも参考にさせていただいております。
>
> 現在、弊社では毎月月末に請求書の送付業務を行っておりますが、
> 送付漏れを防ぐために、各部署の上長へ事前確認を依頼する運用を検討しております。
>
> ただ、以下の点について悩んでおります。
>
> ・各部署への確認タイミング（いつ・どの頻度で実施するか）
> ・確認方法（メール／チャット／システムなど）
> ・上長任せにした場合の精度担保の方法
> ・そもそも上長確認を挟まずに漏れを防ぐ仕組みがあるか
>
> 現在は担当者ベースで管理しており、
> ヒューマンエラーによる漏れリスクを懸念しています。
>
> 他社様では、請求書送付漏れ防止のために
> どのようなフロー・仕組みを構築されているか、
> 具体的な運用例があればご教示いただけますと幸いです。
>
> 何卒よろしくお願いいたします。

お世話になっております。ご丁寧にご回答いただきありがとうございます。

また、事業内容の前提をお伝えできておらず、
ご回答いただくうえで分かりづらい点があり失礼いたしました。

弊社はコンサルティングおよび受託開発事業を行っており、
ご指摘の通り納品書ベースでの管理が可能な案件もある一方で、
保守・運用や継続的な支援業務など、明確な納品タイミングがない案件も一定数存在しております。

そのため、現状としては各案件担当者からの申告や、
月次での確認フローを組み合わせた運用を検討しております。

もし同様の業態における運用事例などございましたら、
ご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします

> お世話になっております。
> 業種が分からないので一概には言えませんが
> 誰かに都度確認する仕組みでは漏れるし遅れます。
> 納品時の納品書（または納品書控）ベースで
> 請求書の発行をすれば漏れることはないかと思うのですが・・・
>
>
> > いつも参考にさせていただいております。
> >
> > 現在、弊社では毎月月末に請求書の送付業務を行っておりますが、
> > 送付漏れを防ぐために、各部署の上長へ事前確認を依頼する運用を検討しております。
> >
> > ただ、以下の点について悩んでおります。
> >
> > ・各部署への確認タイミング（いつ・どの頻度で実施するか）
> > ・確認方法（メール／チャット／システムなど）
> > ・上長任せにした場合の精度担保の方法
> > ・そもそも上長確認を挟まずに漏れを防ぐ仕組みがあるか
> >
> > 現在は担当者ベースで管理しており、
> > ヒューマンエラーによる漏れリスクを懸念しています。
> >
> > 他社様では、請求書送付漏れ防止のために
> > どのようなフロー・仕組みを構築されているか、
> > 具体的な運用例があればご教示いただけますと幸いです。
> >
> > 何卒よろしくお願いいたします。

お世話になっております。
以前、営業会社にいましたが
各営業担当が売上申請書（売上伝票）を作成して経理に渡してました。
売上申請書の作成時点で上長への確認（承認）が入ります。
経理へ渡し忘れるとお客様に請求もできないから
その担当者は営業成績が悪くなる・・・
請求漏れは経理ではなく営業担当の責任なので
月末は必死に書類作成してました（笑）。
品物や支援業務だとしても伝票ありきだと思いますが。
分かりづらくてすいません。


> お世話になっております。ご丁寧にご回答いただきありがとうございます。
>
> また、事業内容の前提をお伝えできておらず、
> ご回答いただくうえで分かりづらい点があり失礼いたしました。
>
> 弊社はコンサルティングおよび受託開発事業を行っており、
> ご指摘の通り納品書ベースでの管理が可能な案件もある一方で、
> 保守・運用や継続的な支援業務など、明確な納品タイミングがない案件も一定数存在しております。
>
> そのため、現状としては各案件担当者からの申告や、
> 月次での確認フローを組み合わせた運用を検討しております。
>
> もし同様の業態における運用事例などございましたら、
> ご教示いただけますと幸いです。
>
> 何卒よろしくお願いいたします
>
> > お世話になっております。
> > 業種が分からないので一概には言えませんが
> > 誰かに都度確認する仕組みでは漏れるし遅れます。
> > 納品時の納品書（または納品書控）ベースで
> > 請求書の発行をすれば漏れることはないかと思うのですが・・・
> >
> >
> > > いつも参考にさせていただいております。
> > >
> > > 現在、弊社では毎月月末に請求書の送付業務を行っておりますが、
> > > 送付漏れを防ぐために、各部署の上長へ事前確認を依頼する運用を検討しております。
> > >
> > > ただ、以下の点について悩んでおります。
> > >
> > > ・各部署への確認タイミング（いつ・どの頻度で実施するか）
> > > ・確認方法（メール／チャット／システムなど）
> > > ・上長任せにした場合の精度担保の方法
> > > ・そもそも上長確認を挟まずに漏れを防ぐ仕組みがあるか
> > >
> > > 現在は担当者ベースで管理しており、
> > > ヒューマンエラーによる漏れリスクを懸念しています。
> > >
> > > 他社様では、請求書送付漏れ防止のために
> > > どのようなフロー・仕組みを構築されているか、
> > > 具体的な運用例があればご教示いただけますと幸いです。
> > >
> > > 何卒よろしくお願いいたします。

お世話になっております。
ご経験ベースでの具体的なお話、大変参考になります！

弊社ではまだそのような仕組みが整っていないため、
まずは担当者からの申告ベースでの運用を検討しつつ、
将来的にはご教示いただいたような形にも近づけていければと思います。

> お世話になっております。
> 以前、営業会社にいましたが
> 各営業担当が売上申請書（売上伝票）を作成して経理に渡してました。
> 売上申請書の作成時点で上長への確認（承認）が入ります。
> 経理へ渡し忘れるとお客様に請求もできないから
> その担当者は営業成績が悪くなる・・・
> 請求漏れは経理ではなく営業担当の責任なので
> 月末は必死に書類作成してました（笑）。
> 品物や支援業務だとしても伝票ありきだと思いますが。
> 分かりづらくてすいません。
>
>
> > お世話になっております。ご丁寧にご回答いただきありがとうございます。
> >
> > また、事業内容の前提をお伝えできておらず、
> > ご回答いただくうえで分かりづらい点があり失礼いたしました。
> >
> > 弊社はコンサルティングおよび受託開発事業を行っており、
> > ご指摘の通り納品書ベースでの管理が可能な案件もある一方で、
> > 保守・運用や継続的な支援業務など、明確な納品タイミングがない案件も一定数存在しております。
> >
> > そのため、現状としては各案件担当者からの申告や、
> > 月次での確認フローを組み合わせた運用を検討しております。
> >
> > もし同様の業態における運用事例などございましたら、
> > ご教示いただけますと幸いです。
> >
> > 何卒よろしくお願いいたします
> >
> > > お世話になっております。
> > > 業種が分からないので一概には言えませんが
> > > 誰かに都度確認する仕組みでは漏れるし遅れます。
> > > 納品時の納品書（または納品書控）ベースで
> > > 請求書の発行をすれば漏れることはないかと思うのですが・・・
> > >
> > >
> > > > いつも参考にさせていただいております。
> > > >
> > > > 現在、弊社では毎月月末に請求書の送付業務を行っておりますが、
> > > > 送付漏れを防ぐために、各部署の上長へ事前確認を依頼する運用を検討しております。
> > > >
> > > > ただ、以下の点について悩んでおります。
> > > >
> > > > ・各部署への確認タイミング（いつ・どの頻度で実施するか）
> > > > ・確認方法（メール／チャット／システムなど）
> > > > ・上長任せにした場合の精度担保の方法
> > > > ・そもそも上長確認を挟まずに漏れを防ぐ仕組みがあるか
> > > >
> > > > 現在は担当者ベースで管理しており、
> > > > ヒューマンエラーによる漏れリスクを懸念しています。
> > > >
> > > > 他社様では、請求書送付漏れ防止のために
> > > > どのようなフロー・仕組みを構築されているか、
> > > > 具体的な運用例があればご教示いただけますと幸いです。
> > > >
> > > > 何卒よろしくお願いいたします。