役員兼任状況の確認について

> 事業報告作成にあたり、役員の兼任状況の確認について。
> 弊社は非公開大会社ですが、各々の役員から正式な書面で兼任状況の報告を求め、それを保管しておくといったようなことは、会社法など何か法令上で義務として求められていますでしょうか？
> 全て内輪のものなので、役員会等の場で口頭で確認しても足りますでしょうか？
> ご教示下さい。


○取締役会設置会社については、会社法３６５条２項において「取締役会設置会社においては、第三百五十六条第一項各号の取引をした取締役は、当該取引後、遅滞なく、当該取引についての重要な事実を取締役会に報告しなければならない。」という規律があります。
　ここでいう「取引をした取締役」は、
①直接取引では、利益相反取引の相手方である取締役＋会社側の代表取締役・代理人である取締役
②間接取引では、会社側の代表取締役・代理人である取締役
　
　事後報告については２つあり、
①事後報告は、事前報告のように利益を得る取締役の忠実義務の表れではなく、取締役会等の承認決議に従って取引が行われたか等をチェックするための報告義務なので、会社側で取引を担当した取締役にも報告義務が課されている（代表取締役や代理人である取締役は、当該株式会社のために「取引をした取締役」に該当する）
②間接取引の利益帰属主体である取締役は、会社と取引をしていないので、取引の有無やその内容が分からない場合もあるから、事後報告義務はない。

よって、「利益相反行為」について、心配されておられるのでは？　いかがですか。
口頭でも、問題ないようですね。

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂