【個人情報に関するお悩み②】社内で起きた個人情報に関する実例相談まとめ

氏名に住所、生年月日……個人を特定できるものは「個人情報」として取り扱われ、経営者の皆さんは毎日何かしらの個人情報に触れていることかと思います。
そのため、総務コミュニティーサイト「総務の森」でも個人情報に関するお悩みが寄せられます。

会社の個人情報管理は大丈夫？細かい個人情報に関連する会社のお悩みまとめ

個人情報は顧客だけでなく、一緒に働く従業員にも同じように存在するものです。
そこで今回は会社内の個人情報に関するお悩みを集めてみました。

社内だからといってないがしろにしていると罰則の可能性もある個人情報への対応。今のうちからリスク回避の為にもぜひ目を通してみてください。

1.グループ会社のアルバイトにヘルプに入ってもらう。個人情報は流用してもOK?

質問日：2022年06月01日
◆質問内容（一部抜粋）

グループ会社のアルバイトの方にヘルプで来てもらうことになったのですが、書類の取り扱いについて教えてください。
ヘルプに来てもらう頻度などはまだ決まっていない状態です。

あくまで別会社のため、入社書類一式を記入してもらった方がいいと思うのですが、
一部（履歴書、振込口座情報）は書類の流用をしても問題ないのでしょうか。
もし、問題ない場合、本人に一筆もしくは口頭での確認で問題ないのでしょうか。
また、一筆が必要な場合は、どのような書面を作成すればいいのでしょうか。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『入社書類について』

2.退職者の資格者証写しはいつまで保管する？

質問日：2022年05月26日
◆質問内容（全文）

退職後、３年間保管すべきものなのでしょうか

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『退職者の資格者証写しについて』

3.求職者の応募書類を返却しようとしたが相手不在出戻ってきた…どう対応する？

質問日：2022年05月10日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

先日弊社にて求人募集を行い、応募者より履歴書を会社まで郵送して頂きました。

書類審査後、弊社では不採用となった方には書類を返却する事になっている為頂いている履歴書記載の住所宛に書類を返送(返却)しているのですが、郵便局より「不在の為保管していましたが、期間を経過した為返送します」と札を貼られた書類が会社に戻ってきてしまいました。

弊社では事前に書類審査通過者にのみ書類着後1週間以内に電話、メール等で次の審査日程を通知する事は通達しており、書類審査に通らなかった方には書類を返却する(簡易書留にて)旨の提示はしておりましたが、今まで書類返却で会社に戻ってきた方はいませんでした。

この場合、直接応募者に連絡をして返却方法を伺うべきなのでしょうか？
(応募して頂いてから約1カ月近く経過しており、大変失礼なお話になってしまうと思うのですが、どうなのでしょうか)

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。』

4.相談窓口の担当者が不在の状態…人事に関わる相談における個人情報の守秘義務とは？

質問日：2022年03月19日
◆質問内容（一部抜粋）

当社の相談窓口担当は不明です。就業規則には定年退職した社員の名前が記載されておりそこから変更になっていない、もしくは私が育休中の為確認できておりません。

会社のホームページを見るとコンプライアンス委員会と機能していない図式が掲載されています。
一番上の責任者が社長、委員長がある役員（元上司）、委員が役員（委員長より上の立場）とマタハラ上司（役員ではない）含む他の役職者になっております。また、委員会事務局と別にあります。

一応就業規則を取り扱っている社員が別にいるのですが、この方は私が団体交渉した際に同席していた方になります。
この場合、相談窓口はどこになりますでしょうか？

下の社員まで周知していない会社の為、一般的にはどのようになるのでしょうか？
また、委員長が担当となった場合、マタハラ事実を隠している、または不利益になることを指示している可能性があるのでどうしたものか・・・と悩んでおります。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『コンプライアンス担当』

5.あなたの会社は大丈夫？改正個人情報保護法の要点まとめ

個人情報取扱事業者とは個人情報データベース等を事業用に供している者をいい、個人であっても条件に合致すれば個人情報取扱事業者に該当します。

名前や住所だけでなく、例えば写真も本人を容易に特定できるので原則個人情報になります。
日々の事業活動の中で個人情報とは切っても切れない関係です。

2022年4月に個人情報保護法が改正され、その中のひとつに事業者の責務が追加されています。皆さんの会社では改正の整備は整いましたか？

本記事では改正された個人情報保護法の改正点を中心にご紹介してきます。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『情報は財産からリスクに…？罰則が強化「2022年個人情報保護法改正」の要点まとめ』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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調べても分からなかったことを質問や相談をしたり、専門家が執筆しているコラムを参考にしたりして、今抱えている疑問や問題を解決していく場を提供しておりますので、ぜひご参考にしてください。

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