電子帳簿保存法は当初2022年1月から施行予定でした。しかし電子保存の準備が間に合わない企業も多く2年間の猶予期間が設けられることとなりました。
猶予期間も残り1年を切りましたが皆さんの会社では順調に準備が進められていますか。
本記事では電子帳簿保存法に関連するお悩みをまとめております。
まだ準備ができてないよ、という場合や今後ぶつかるかもしれないお悩みの解決につながれば幸いです。
目次
1.電帳法に関連するシステム導入。中小企業の場合は何を入れるのがよい？
質問日：2023年02月09日
◆質問内容（一部抜粋）
（前略）
弊社は7名ほどの小さな事業所（課税事業者）です。電帳法などのシステム導入についてご意見をお聞かせください。
現在、経理関係はすべて小職が務めています。
在宅勤務者がいるため、このタイミングで、経費関係のペーパーレスや精算などの承認ワークフローの変更も行いたいと思っているのですが、色々システムを調べているうちに、本当にここまでのシステムが必要なのか？とわからなくなってきています。電帳法対応のシステムを導入する前提に調べてはいるのですが、色々なメーカーから出ているシステムは、機能が多すぎて無駄なような気がしますし、月額費用が高額です。
毎月の帳票類は弊社独自のフォーマットを使用し、会計士さんに渡しています。
請求書の発送件数も毎月10枚くらいで収まりますし、入金処理も15件くらいで、金融機関のオンラインシステムを使用しています。紙保存を続けていると、せまいオフィスでスペースもとりますし、在宅勤務による精算処理の遅れなどがでる、また、紙媒体で書類が回されるため、必ず出勤が必要となっている状況ですが、問題といえばこのくらいでしょうか。
電子保存は、PC内フォルダへの保存で、検索が出来るようにしておけばExcelで管理して保存でもよいのでしょうか？
よいのだとすれば、ペーパーレス、ワークフローのみに特化したシステム導入など、少し柔軟な対応ができると思うのですが。弊社と規模が同じくらいの他社様はどのような準備をされていますか？
（後略）
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総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法の準備について』
2.電子データの日付、どのようにつけるのが正解？
質問日：2022年12月15日
◆質問内容（全文）
電子取引データの保存で いつの日付で保存すればよいかご教授下さい
これまで紙媒体請求書の保存は
①[請求書の日付でなく、それを支払った日付で保存]
しておりました電子データ保存や検索機能のやり方例を見ますと
②[請求書に書かれている日付]
で保管するように、とあります①ですと 支払担当者から 支払伝票とその請求書を一緒に渡されるものですから〝この日に支払った分の請求書〟として保存出来ますが
②ですと 支払の前に保存(未来のいつ支払になるか未定)になりませんか②で保管する場合、
例えば税務調査で帳簿内容を指して[この支払したときの請求書見せて]となったとき
検索しづらい気がするのですが・・・どのように保管・検索機能作成したらよろしいでしょうか・・・
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総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法の件』
3.請求情報をCSVで保存しているがデータとして認められる？
質問日：2023年02月22日
◆質問内容（一部抜粋）
（前略）
小さな会社なのでタイムスタンプやらシステム等は用意せず自社のHDDにデータを入れ名前を[日付_会社名_金額]とする様にしております。
csvの取扱いについて教えて下さい。
取引先の独自のシステム上にて仕事の進捗状況により自動で請求する仕組みになっています。請求状況などはCSVでダウンロードできますが、CSVのまま保存って改ざんできちゃうし良いのか？と思いながらもやってきました。とりあえず、1か月分の請求データをまとめて〇月分.csvとして残してありますが、本来は1行1取引と聞いて今更ながら焦っております。
Q1.1行1取引として、30行あるとすればデータを30個にコピペしてその一つ一つの名前を変える必要があるのか
Q2.上記質問がYESだったとしてデータはタイトルと同期するように必要のない行は消すのか、他のデータも残したままタイトルだけを変えればよいのか
（後略）
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総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法』
4.請求書データの保管。関連する書類のデータもすべて残さないといけないの？
質問日：2022年08月09日
◆質問内容（一部抜粋）
2024年1月1日から始まる電子帳簿保存法についてですが
・データで請求書を送った場合
・データで請求書を受取った場合
上記の場合、その請求書データだけを保管すれば良いと思っておりましたが
下記URL：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_03.pdf
の6P表の下にある「電子取引の取引情報」を見ると
一連の取引で発行された、注文書、契約書、送り状、領収書等のデータを
全て保管する必要があるような事が記載されており
所轄の税務署に質問すると、全てのデータを保管するよう回答がありました。本当にその通り全てを保管する必要はあるのでしょうか？
他にデータが発行されていても、請求書の書類データのみを保管する
ではダメなのでしょうか？（後略）
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総務の森＜相談の広場＞ 『電子帳簿保存法の「電子取引に関わるデータ保存」について』
5.電子帳簿保存法の準備、進んでいますか？
メールで受け取った請求書や領収書などのファイルは、紙に印刷して保存していた企業も多いのではないでしょうか？ しかし、2024年1月から、このように電子的に受領した取引情報は、紙ではなく、データで保存しなくてはならなくなります。
2024年1月1日に改正施行される『電子帳簿保存法』で、電子帳簿等保存やスキャナ保存の要件緩和とともに、電子取引の電子帳簿保存が義務化されます。これまで紙ベースで管理をしていた企業は、早急な対応が必要になります。
本記事では『電子帳簿保存法』の改正ポイントと対応について、特に注意が必要な電子取引のデータ保存を中心にご紹介します。
>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『2022年1月改正の「電子帳簿保存法」とは？義務化される電子取引のデータ保存を解説』
最後に〜相談の広場ご紹介〜
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