経営者必見！株主総会に関するお悩みまとめー大切な場だからこそ準備は万全に！ー

日本の企業は事業年度の関係上、6月頃に株主総会が集中しています。
皆さんもご自身の会社の株主総会に向けて準備を進めているところでしょうか。

準備を進めていくと、やはり頻繁に行うことではないので細かな手続きに手間取ったり、対応に迷うという声も少なくありません。
そこで本記事では株主総会にまつわる運営側からのお悩みをピックアップしてみました。

「株主」という皆さんにとって大切なパートナーとの会をつつがなく進められるヒントにつながれば幸いです。

1.【意外とつまずきやすい議事録作成】この場合どのように記載する？

質問日：2023年04月04日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

株主総会議事録の作成にあたり、
役員変更の議事について、「筆頭株主が変更したことに由来する役員の解任」はどのように記載すればよいでしょうか？

ネットで調べても任期満了に伴う退任や臨時株主総会における辞任の記述例は見つけたのですが、今私が扱っているケースの例が私の力では見つけられず、とても困っております。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『筆頭株主変更による役員変更登記について』

2.【トラブル注意！】委任状や職務代行通知書を正しく理解する

質問日：2022年11月07日
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

当社の法人大株主（いわゆる与党株主）については、通常、委任状または職務代行通知書を出して戴き、当日出席されたけれども議決権集計には加える（賛成票として計算する）という扱いをしています。
典型的には、法人株主の従業員が出席する場合、受付で、議決権行使書と一緒に、代表者名の職務代行通知書を出して戴く、という形になります。
そこで悩ましいのが、法人代表者ご本人が出席する場合です。
代表者本人なので委任や職務代行という言葉になじみませんし、とはいえ普通にただ出席して戴くのでは賛成票に加算する根拠がなく、何らかの（賛意を示した）書面を取り付けたいところです。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『株主総会に法人代表者本人が出席する場合』

3.【承認の取得方法などを整理！】子会社の株式を役員へ売却検討している際のポイントは？

質問日：2023年02月03日
◆質問内容（一部抜粋）

子会社の株式（100%保有）を、子会社社長で当社の役員に一部売却したいと思っています。
当社の役員は特殊関係者になるのか判断できなくて困っています。
個人株主の特殊関係者は分かるのですが、法人株主の場合はどうなるのでしょうか。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『株主の特殊関係者について』

4.取締役を選任するにあたり自動更新ってできるの？

質問日：2022年06月30日
◆質問内容（一部抜粋）

株主総会を先日行い、新役員が決まりました。
この方の取締役契約書を作成していますが、任期の件で教えてください。
①調べてみたところ
「株主総会での選任決議後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の時までとする」
という文章が出てきました。これはかみ砕くとどういった文章でしょうか？
任期は2年ということでしょうか？
②小さい会社ですので何回も契約書の更新は避けたいのが本音のところです。
取締役契約書で任期を自動更新というのはいけないものでしょうか？

読解力がなくお恥ずかしいですが、よろしくお願いします。
今までは身内だけの役員でしたので、従業員からの役員が初めてになり、このような契約書の作成に至っております。
また契約書の作成にあたり、注意した方がいい点がありましたら合わせて教えていただければと思います。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『新役員の契約書について』

5.中小企業に株主総会は必要ない？開催しないリスクと開催までの手順まとめ

弁護士の大山 滋郎氏によると「株主総会なんか開いたことありませんよ！」と、堂々と言う会社経営者の方に何人もであったことがあるようです。会社法によれば会社は決算期から3か月以内に株主総会を開催して、議事録を残さないといけません。しかし現実には、総会の議事録が必要となるのは役員の登記のときくらいです。そのときには、司法書士の先生が「総会議事録」を用意してくれます。

そもそも株主総会などの規定は、多数の株主を有する大会社を念頭に規定されているものです。家族だけで株式を持っているような中小企業では、株主総会なんて面倒なことをする必要がないというのも、ある意味もっともなことかもしれません。しかし、本当に株主総会の非開催によるリスクはないのでしょうか？

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『開催しないと後になってリスクも!? 非公開会社が株主総会を開催する手順』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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＊shigemi okano / Shutterstock