> お疲れさまです。弊社は3拠点あり、全社員30人ほどです。私は本社勤務で総務や経理、その他雑用等色々やってます。
> 標記の件について、皆様の会社ではどうやって従業員の情報を管理しているのか等々皆様のお話を聞かせてください。
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> 弊社では最近になってやっと勤怠管理と決裁関係(旅費や購入伺いの類も)のシステム化を検討・業者の選定を行っているところです。
> 現在、勤怠も旅費も申請用紙に手書きし、それを各拠点で収集、それをさらに本社の私が電卓をポチポチ叩き確認(その後上司も確認)、保管、
> その他決裁関係はすべて紙に印刷し、いわゆるスタンプラリーの要領で確認し業務を進めている状況なので、システム化は大歓迎です。
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> そのシステム化のついでに、私個人的には人事管理もプラスしてほしいところなのですが、何故か上司がいらないと言います。何回か「導入しませんか?人事関係。本当にいりませんか?」と確認したのですが、「エクセルで管理出来てるし・・・」みたいな なーんか煮え切らない感じです。
> 確かに今は良いかもしれないですが(今でも”しっかり”管理出来ているとは思いませんが)、人数のことを考えると、今すぐではなくてもこの先絶対に必要になりますし、今の人数で導入し慣れておいた方が良いと私は思うのです。
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> まぁ私自身も、使ったことがないのでどういった情報までを管理出来るのかが未知でセキュリティとかの面で怖い部分もありますが、それこそ、家族の情報等を会社が管理するための身上報告書も紙で印刷しファイルに綴じ上司が管理していますので(昭和かしら・・・)、急に「○○さんの緊急連絡先!」「○○さんの入社年月日と生年月日!」「○○さんって何の資格持ってたっけ!?」「○○さんは扶養者何人?娘?息子?子供の年齢は?」と言われても私も上司本人もある程度の時間がかかってしまう状況です。
> なので毎日使わなくても、あれば便利なのでは?と思うのです。(その他色々細かいことも備考欄?か何かに入力しておけば忘れることもないですし)
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> 導入にお金や時間、手間がかかるのはわかっています。でもそれによって省略できたり助かる部分ってこの先たくさんあると思うんです。・・・なんで上司は いらないっていうんでしょう・・・これを機にどさくさに紛れて導入しちゃえばいいのに・・・(泣)
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> 皆さんの会社では従業員数何人から導入しましたか?きっかけって何でしたか?
> すでに使っている会社様、やっぱり便利ですか?導入したときの初期設定等は大変でしたか?嫌がる人とかいましたか?
> あと・・・上司を納得させるには何と言えばいいと思いますか・・・?
> こっそり社長に話をして味方についてもらう作戦も考えています(笑)
> よろしくお願いします。
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コンピュータを使ったシステム導入の担当者経験も、上司として導入を指導した経験もありますが、決め手は「便利さ」ではありません。「費用削減」です。導入により何円浮くかがすべてです。未来の100円より今の10円が重視されやすいのです。
例えば今までは 検索→データを見やすく加工→印刷 で1時間かかっていたのが、3つの工程がワンアクション1分でできるようになるとしましょう。これでご相談者の1時間分の時給が削減できるわけです。これが1か月に何回あるかで1か月分の削減費用が明確になります。
この数字でシステム導入費を割れば、何年で元が取れるかがわかります。元を取るのに5年以上かかる場合はシステム化しないほうが得策です。現代では5年も経つとシステムが陳腐化し、更新費用がかかることになるので、元を取るのに5年以上かかるということは永遠に元が取れないことを意味するからです。
そして人事部の費用削減は間接部門の人員削減そのものです。システムが立ち上がったころに1人削減という課題を突き付けられる可能性は明らかです。私の目から見ると、上司の煮え切らない態度はシステム導入の交換条件がわかっているからのように思えます。