事務用品の管理について

> 皆さんの会社では、事務用品（文房具、社名入りの封筒など）はどのように・誰が管理していますか？
>
> うちの会社では、経理の女性（1人）が管理しているのですが、購入や使用の際に彼女の了解を得ないといけないことになっています。
> （経費削減の為、彼女が勝手に決めました）
>
> 封筒やのりを切らして使いたいときに、いちいち断らないといけないのはすごく億劫です。
> 以前は、総務の方（私の前任者）が管理し、全員がいつでも使えるように事務用品の棚がありましたが、それもいつの間にか撤去されてしまいました。
>
> 経理の方は気の強い方で、全員がこの状況に不満を感じながらも上司も何も言えない状態です。
> 私もパートという立場上強く出れません。
>
> こんなこと初めてで驚いています。
> ぜひ皆さんの意見を聞かせて下さい。

こんにちは。

弊社では特に管理していません。

しかし前の会社では細かくチェックしてました。
ボールペン紛失率がかなり高かったので、一時期意図的に業者に発注しないようにしてました。
「いつでも在庫がある」と思うから簡単に失くすんだ、と。

使用サイクルの短いものや頻繁に使う封筒などは自由に使えないと不便ですよね。

経費削減は良いことだと思いますが、それによって窮屈な思いをするのも嫌ですよね。
私の考えとしては、使用頻度などを考慮して管理すべき物・しなくてもよい物を分けた方が良いと思います。

ホチキスの本体・パンチ・ハサミ・定規など減らない物は管理して、ホチキスの針・シャープペン芯・セロテープなど消耗するものは管理しなくても良いのではないかと。
（ペン類はちょっと微妙なところですね…）

ちなみに私は自腹で事務用品を買っています。
会社で用意するものがデザイン・使い勝手などイマイチなので…
無理に自分好みの物を仕入れるよう頼むこともありませんし、基本的に事務用品は安いので不満は全くありません。
むしろ自分が選んだ道具ですから大切に使ってます。

Hinanoさん、こんにちは。

私の経験した会社では、どの会社も金額がある一定以上の物のみ管理していました。

経費削減は、総務の方のミッションなのでわからなくもないのですが、
管理や依頼を受けてそれを出す時間は、経費削減よりコスト（人件費）がかかってしまうのではないのでしょうか？

上司の方がはっきり言わないのは、説得材料がないからだと思います。

一度、総務の方がやり方を変えたことによる経費削減効果を評価してみてはいかがでしょう。
（キャッシュアウトベースと、人件費を含んだ計算をするとより効果的です）

ARIESさんのご意見同様に、許可制にする/フリーにするものをきめた方が効率的です。

個人的には経費削減といっても、事業活動に支障が出ては本末転倒だと思います。
過猶不及って言いますし。。。。


参考まで。

> 皆さんの会社では、事務用品（文房具、社名入りの封筒など）はどのように・誰が管理していますか？
>
> うちの会社では、経理の女性（1人）が管理しているのですが、購入や使用の際に彼女の了解を得ないといけないことになっています。
> （経費削減の為、彼女が勝手に決めました）
>
> 封筒やのりを切らして使いたいときに、いちいち断らないといけないのはすごく億劫です。
> 以前は、総務の方（私の前任者）が管理し、全員がいつでも使えるように事務用品の棚がありましたが、それもいつの間にか撤去されてしまいました。
>
> 経理の方は気の強い方で、全員がこの状況に不満を感じながらも上司も何も言えない状態です。
> 私もパートという立場上強く出れません。
>
業務が非効率となるためこのような例は少ないと思います
経理の上司に具申したらいかがですか
そのかわり管理台帳をつける(持出人が記入)ことを
提案するといいと思います

弊社では、事務用品の棚が設置してあり、必要に応じて自由にそこから持っていく形になっています。
基本的に高額なものは入っていないので、持ち出しの管理はしていません。
（いわゆる文具類しか入っていません）

以前はこの事務用品の在庫管理は総務経理課が担当していましたが、
社員の数が増え、総務経理課の負担が増えたこともあり、
数年前からPC等の機材を管理している部署の担当に代わりました。
今はその部署の方が定期的に在庫確認をし、
在庫が少なくなったら総務経理課の承認を得たうえで、ア○クル等に発注という形になっています。
もし棚にないもので必要なものが出てきた場合は、
ほしい人が在庫管理をしている部署に直接お伺いを立てます。
本当に必要なものか否かは、そちらの担当者が判断しますから、
在庫管理をしている部署が必要と認めたものに対しては、
総務経理課が却下することはまずないですね。
判断が微妙なものや高額なものについては、総務経理課と相談のうえ発注するかどうかを決めています。