送信案内について

くだらないかもしれませんが、皆さんにご質問があります。

社外への郵便物に添付する際の「書類送付案内やＦＡＸ送付案内」は
会社として統一し、しかるべき部署から配付されるのが一般的なのでしょうか？

現在所属している会社はそういったのがなく、社員にたずねると各自で作っているとの返事が返ってきました。
会社のロゴが変わっても以前のまま使ってるのも見かけました。
会社として送付するに当たり、こんなことでいいのか・・疑問に思い一般的なご意見をお聞きしたく投稿しました。

ちなみに、封筒は本社より新しく送られてきてるので私としては同じようにすべきじゃないかと思うのです。
（個人ではなく会社として作成管理する）

よろしくお願いします。