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総務の給湯室

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複数の請求書・納品書を送付する場合

著者 takaron さん

最終更新日:2009年06月25日 13:23

かなり初歩的なことでお恥ずかしいのですが、アドバイスをお願いします。

当社では納品書毎に請求書を発行しています。
相手先によっては月に何件か取引があり、請求書と納品書が各20部という事もあります。
月末に纏めて送付するのですが、請求書と納品書を1対にするか(クリップ綴じで20部)、請求書・納品書毎に綴じるか(分厚いのが2部)悩んでしまいます。

今月迄はまちまちでしたが、この相談を機に統一しようと思っています。

皆さんの会社ではどうされているのでしょうか。
また、請求書を送られてくる側では20部のクリップを外す作業、請求書と納品書を照合する作業、どちらが煩わしいでしょうか。
お知恵をお貸し下さい。宜しくお願いいたします。

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Re: 複数の請求書・納品書を送付する場合

著者 ばんこ さん

最終更新日:2009年06月30日 15:52

>請求書を送られてくる側では20部のクリップを外す作業、請求書と納品書を照合する作業、どちらが煩わしいでしょうか

どちらかといえば、20部クリップは面倒ですね。

参考になるかはわかりませんが、当社の場合です。
まず、原則として納品書は、納品された品物と一緒に納品先へ渡されます。
もし、品物と一緒に出来ない場合は、納品後近日中に納品書を郵送します。
納品書に関しては、締日にまとめて送ることはまずありません。
自分が、納品書を受け取る立場だったら、締めの忙しいときに、まとめて20枚も送られて来るのは嫌ですね。
請求書も納品書と同時に発行されますが、請求書はためておき、締日に合計請求書を表紙に付けて、郵送します。

Re: 複数の請求書・納品書を送付する場合

著者 takaron さん

最終更新日:2009年07月09日 13:40

ばんこさん、アドバイスどうも有り難うございました。

当社の業務はシステム開発で、納品書は月末に客先の検収を受けてからの発行になります。ですので、月末締の請求書を出すのと一緒のタイミングになってしまいます。

>どちらかといえば、20部クリップは面倒ですね。

とのこと、次回からは納品書一式、請求書一式という形で送付したいと思います。

ここからは余談ですが、10年間事務一筋でやってきて(最近転職しました)こういう事でふと立ち止まるとは思いもしませんでした。何事も初心を忘れてはいけませんね。

どうも有り難うございました。

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