秘書のノウハウ

祝電

著者 Meltlag さん

最終更新日:2010年05月14日 16:53

はじめて投稿させて頂きます。

今度、上司のお嬢様がご結婚されることになり、祝電を取引先に依頼するよう、指示を受けました。
私は、秘書やアシスタントとしての経験が浅く、こういったことは、通常あるのか、不思議に思い、思い切って、こちらに相談させていただいた次第です。

上司の指示なので、従わなければならないのですが、その前に一般的にこういうことはあるのか、あるのであれば、どういった方法(電話?メール?)で依頼をすれば、失礼にあたらないか、など教えていただけると、大変心強く思います。

どうぞよろしくお願い致します。

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Re: 祝電

著者 ビタミン さん

最終更新日:2010年05月18日 12:58

ケースとしては少ないですが、
お取引先様に対して祝電を依頼することはあります。

まず、今回、上司が希望されているお取引先というのは、「○○会社」と「◇◇会社」etc.の
5社、という風に具体的に社名が挙がっていますか?
であれば、その会社の担当者に対して、お電話かメールで事情を説明します。具体的には、「この度、○月○日に、○○の長女?が結婚することになりました。つきましては、大変厚かましいお願いなのですが、出来ましたら当日、式場に御祝電を頂戴できないかと思いまして、ご連絡させていただいたのですが・・・」などとお願いするのが良いかと思います。承諾いただければ、追って、日時や式場名や住所、などをメールかFAXで(間違いが無いように、目で見てもらえる形で)お知らせする形になります。

尚、上司から「取引先」と言われているだけで、具体的に会社名が挙がっていない場合は、こちらから主要なお取引先のリストを作成し、「これらの会社に祝電をお願いしようと思っていますが宜しいでしょうか。」とリストを上司に見せて事前に確認をとられるのが良いと思います。上司も、「あまり多くても・・・」「もう少し範囲を広げて欲しい」など、思いがある様に思います。また、取引先といっても御社との関係性において、そろそろ取引を辞めたいと思っているところに対して、借りを作るようなことになっても困りますし。

以上思いつくままに書きましたが、
答えになっておりましたら幸いです。

Re: 祝電

著者 Meltlag さん

最終更新日:2010年05月18日 15:07

ビタミンさま

丁寧にご説明頂き、ありがとうございます。
そうですか、こういうことは、あるのですね。
おかげさまで、安心してお願いのお電話をすることが出来ます・・・

上司からは、依頼先を指定されましたので、これから、お願いしていこうと思います。
ビタミンさんにアドバイス頂いたおかげで、少し自信を持って対応できると思います。不安の中で、取引先に依頼連絡すると、必ず、対応に現れてしまうと思うので。。。

本当に安心しました。。。
心より、お礼申し上げます! 
ありがとうございました。

Re: 祝電

著者 ビタミン さん

最終更新日:2010年05月19日 13:48

Meltlagさま

お役に立てましたなら嬉しく思います。
上司から、具体的にお取引先を指定されているのでしたら
安心ですね。

ご相談されている文面から、上に言われたことを即そのまま実行するのではなく、ご自身が疑問に思われたことは、一度ご自身で納得されたうえで進められたい、という思いが伝わって参りました。
とても大切なことだと思いました。

Re: 祝電

著者 Meltlag さん

最終更新日:2010年05月21日 14:13

ビタミンさま

ありがとうございます。
お恥ずかしいのですが、本当に私の知らないことが多くて・・・
でもビタミンさまのような先輩にいろいろ教えて頂けて、心強いです!
これからもどうぞよろしくお願い致します。

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