今後の秘書業務の改善点

> 皆さんに質問です。
>
> 秘書の仕事は多岐にわたり色々とあるかと思いますが、
> 現在の秘書業務で今後、どういったっ点をもっと改善していくべきだと
> 感じていますか？
> 例）データーべースの作成などをし、検索時間の短縮に勤める
>
> 是非、参考にしてよりよい仕事環境を整えていきたいと思っていますので、ご意見を教えてください。
>
> 宜しくお願いします。

ご自身でデータベースとおっしゃってる通り、
ノウハウの蓄積ではないでしょうか？

政策から雑務まで様々な役員サポートをする秘書にとって、他の専門部署と違い、範囲が広い。

会食場所を探したり、手土産を手配したりすることから、どの役員は誰の意見を参考にしてるとか、アポイントの癖まで様々です。

引き継ぎや掛け持ちになった際、そういう細かいノウハウが一番伝えにくい。

よって、常日頃から、スケジュール調整や確認する際に、得た情報を整理して、秘書室のノウハウとして蓄積してゆくことが大切だと思います。

日々は各個人の蓄積で対応してたとしても、困った時はそこを見ればヒントがありと言うモノです。

エバーノートみたいなアプリや、既存のソフトで、秘書室内で見ることも入力することも出来るものが良いと思います。
スケジューラーにメモ機能があり、それがキーワードで検索できるようなシステムだと最適です。

お金をかけなくてもできるし、担当がまだない新人にまとめさせる、穴ロブ無手法でもよいと思います。

要は、一件のトラブルやそこまでいかなくても解決策を、原因系や事象系で検索できるようにするわけです。

先ずは会食場所等の明確なものから考えてみてはどうでしょうか？
良くお見えになるお客様のお茶の好みなんかも整理しやすい。

それからお土産や、挨拶状等の事例。(書式、困った時は総務の森とか、何処まで出すかなど)

時々秘書室長にチェックしてもらう等の改廃も必要です。

不況が続き、人員も余裕が無い状況下で、皆さんのノウハウがますます必要とされる状況になります。

そういう効率化や、皆さんの普段の仕事から生まれるものがｍ他に活きるような仕組みづくりが重要になってきます。

それをつくることが目的になってはいけないので、そこだけは注意してください。