アポイントの確認電話について

秘書の経験はありませんが…長年、事務をしている者です。

今回、なぜ時間のミスが発生したのか分かりませんが、恐らく電話若しくは誰かからの口頭指示と仮定します。
聞き間違い及び書き間違い…。
ならば、全てのアポについてメールにて取り交わす。
そうすると、詳細が文字として残りますので、そういう類のミスは防げるし、自分の範囲内で確認も取れる。
上司に相談し、会社としてアポはメールにてという方針を各方面に周知するというやり方もあります。
ただ、色んな方達とのアポですから、全てメール対応にすることは難しいかと思いますが。

根本的に、しっかりとメモを取り、その場で確認（復唱）する事が重要ですね。

otope&okape 様

やはり文面でのやり取りにするのが一番確実ですよね。
しかし、現在は取引先から私宛に直接お電話いただいているので、
そこをメールにしていただくのはなかなか難しそうです…

電話の際には要件をノートにまとめたうえで日時は必ず復唱しているので、
とりあえず今まで以上に確認をきちんと行っていこうと思います。

ご回答いただきまして、ありがとうございました。



> 秘書の経験はありませんが…長年、事務をしている者です。
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> 今回、なぜ時間のミスが発生したのか分かりませんが、恐らく電話若しくは誰かからの口頭指示と仮定します。
> 聞き間違い及び書き間違い…。
> ならば、全てのアポについてメールにて取り交わす。
> そうすると、詳細が文字として残りますので、そういう類のミスは防げるし、自分の範囲内で確認も取れる。
> 上司に相談し、会社としてアポはメールにてという方針を各方面に周知するというやり方もあります。
> ただ、色んな方達とのアポですから、全てメール対応にすることは難しいかと思いますが。
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> 根本的に、しっかりとメモを取り、その場で確認（復唱）する事が重要ですね。
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