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社内稟議書の保存期限について

著者 junyabmw さん

最終更新日:2010年06月15日 11:29

現在、社内稟議書については無期限の保存期間が設定されており、書庫が大量になってしまいました。
そこで、文書をスキャナで読み込み電子化(PDF化)を行うこととしました。

そこで、どこまで紙ベースの稟議書を取っておけば良いのかが判断に迷っています。

皆さんの会社で紙ベースの稟議書の保存期限ってどのくらでしょうか?

たとえば、紙ベースの稟議書を10年保存と決めておき、それをすぎたものは電子化する。というようなことにしようかと考えています。

よろしくお願いします。

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Re: 社内稟議書の保存期限について

著者たにさんさん

2010年06月15日 16:19

10年保存すれば、さらに電子化等不要だと思います。

Re: 社内稟議書の保存期限について

著者junyabmwさん

2010年06月15日 17:03

> 10年保存すれば、さらに電子化等不要だと思います。
さっそくの回答ありがとうございます。

無期限の保存期間であったものを、10年にするためには、社内説明でどのように説得したらいいのか難しかったため、他の会社ではどのくらいの保存期間にしているのか、バックデータとして知りたかったのです。

また、10年とした場合、その期間を経過した稟議を、シュレッダーで粉砕するのも心配な人がいるため、念のため電子化しておく方が説明として通りやすいかな。と思ったのです。

Re: 社内稟議書の保存期限について

著者たにさんさん

2010年06月15日 17:09

商法会社法の規定を調査されてはいかがでしょうか。
永年保管以外は10年ですし、解約案件に関しては重要な書類のみ5年保管です。
永年保管の電子保管にも条件があったと思います。
法規定で説明するのが一番簡単で、反論も抑えられます。

Re: 社内稟議書の保存期限について

著者junyabmwさん

2010年06月16日 08:45

なるほど。。。
法的な規定を調べてみます。
たとえば、何かの契約をする際の稟議書は、あくまで誰が承認したかが分かれば良いくらいのものなのかなと思っています。
実際の契約書は、稟議とは別に何年保存か定めて、金庫に保管しておくことにしていますので。

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