Eメールで請求書受取：社印ナシは有効か？

請求書に社印が必要、という法的根拠はありません。慣例では社印があるのが当たり前ですから、社印のない請求書って違和感があるのも分かりますが「有効か？」と聞かれれば、無効とする根拠がない、といったところです。

近年では社印が印刷で刷られたものや、スタンプ印が過半数を占めていますし、実際、外資系の企業など社印なし請求書も散見されるようになりました。

ただし、メールで受け取る請求書については、社印の有無よりも確認すべき点があります。
それは、請求書がPDF文書のように、改ざん・上書きが難しいデータかどうか、という点です。（詳細については「e-文書法」で検索してみてください。）

もし、エクセル文書・ワード文書などが、パスワードロックも何もされないデータで添付されてきた場合、受け取った側でも改ざん出来てしまいますよね。だとすれば、仮に社印画像が貼り付けられていても証憑資料として疑問があります。

また、保管年数は請求書ですから７年保管が原則です。税務調査などに応じるとき、すみやかに提示できる状態であれば、データ化して保管しても、紙出力して保管しても構いません。

もし、先方のご担当者さんが深く考えずに電子化しようとしているような気配を感じたのなら、
「御社様で電子化された請求書は、e-文書法の要件を満たしているか、税務署に確認できていますか？
もし電子化された請求書について、税務調査で疑義が出た場合は、発行元の御社様のほうへ税務署から問い合わせが行くことになると思います。その場合、御社様ですみやかにご対応いただけるよう、体制は整っているのでしょうか。」と尋ねてみてはどうでしょう。

> 請求書に社印が必要、という法的根拠はありません。慣例では社印があるのが当たり前ですから、社印のない請求書って違和感があるのも分かりますが「有効か？」と聞かれれば、無効とする根拠がない、といったところです。
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> 近年では社印が印刷で刷られたものや、スタンプ印が過半数を占めていますし、実際、外資系の企業など社印なし請求書も散見されるようになりました。
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> ただし、メールで受け取る請求書については、社印の有無よりも確認すべき点があります。
> それは、請求書がPDF文書のように、改ざん・上書きが難しいデータかどうか、という点です。（詳細については「e-文書法」で検索してみてください。）
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> もし、エクセル文書・ワード文書などが、パスワードロックも何もされないデータで添付されてきた場合、受け取った側でも改ざん出来てしまいますよね。だとすれば、仮に社印画像が貼り付けられていても証憑資料として疑問があります。
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> また、保管年数は請求書ですから７年保管が原則です。税務調査などに応じるとき、すみやかに提示できる状態であれば、データ化して保管しても、紙出力して保管しても構いません。
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> もし、先方のご担当者さんが深く考えずに電子化しようとしているような気配を感じたのなら、
> 「御社様で電子化された請求書は、e-文書法の要件を満たしているか、税務署に確認できていますか？
> もし電子化された請求書について、税務調査で疑義が出た場合は、発行元の御社様のほうへ税務署から問い合わせが行くことになると思います。その場合、御社様ですみやかにご対応いただけるよう、体制は整っているのでしょうか。」と尋ねてみてはどうでしょう。

よつば様。
　ありがとうございます。
　確かに　社印の無い請求書は最近　見る様になりました。
　印鑑が必要な書類もまだ健在しているので　
　もやもやするのは私だけかもしれません。
　先方の意向を再確認したいと思います。
　また　よろしくお願いします。