書面による保守契約書の返送

合意が行われたことを確認する方法としては、E-mailで契約書を交換することも可能ですが、契約書を返送してもらうための良い方法となると難しいですね。
先方に契約に関する重要性の認識が薄いわけですから。

ただ、こちらが記名押印した2通を送付する前に、画像で読み込むなどして、相手に mail 添付し、
すでに合意いただいている通り別紙の契約書を郵送にてお送りしておりますので、お忙しい中恐縮ですが早々にご返送いただければ幸いです、などとメール本文に記載して送付しておかれては如何でしょうか。
その際、開封確認を付けると尚良いでしょう。

開封確認のログを残すことで契約合意の一定の疎明資料ともなりますし、メールが保管されていることで先方も、返さなければ、という心理的な効果も期待できると思います。

返送されないときの催促も、返信の形で、如何でしょうか？とし易いでしょう。

泉つかさ法律事務所　様

ご回答ありがとうございます。
受注側なので、内容合意迄のやり取りや、
返送の催促等、お客様に対し気を使う上に、
手続業務が滞留し、対応に苦慮しております。

送付前の押印済の契約書のデータ化、メールの開封確認機能等
参考にさせていただきます。

受注側は お客さまに対して気を使いますよね。

契約書の返送が無い場合に、催促して申し訳ありませんが、とメールを送ることは 私の周りでは気に入っていただけているようです。
前回のメールが何時送られたか（契約書が何時頃届いているか）も 先方に分かるので、効果もあるようです。

ご参考まで。