紙保存の猶予期間以後の保存方法について（電子帳簿保存法）

> 原則として、電子取引は紙保存禁止だとは思うのですが…。

電子帳簿保存法に則った電子データの保存と併用し、紙を控えとして保存する事には、何の問題もありません。

電子データを印刷した紙だけを保存している場合は、証票として否認されることになります。（必ず否認されるとは限りませんが）

削除されました

横から質問なのですが
> 基本的に、請求書をPDFなどの電子データで送付しても、受領側では紙のデータで保存する必要があります。

紙のデータとはどういう意味でしょうか。
紙なのでしょうか、データなのでしょうか。よくわからないのでお教えください。

個人的な見解です

　電子取引については、オリジナルデータをエビデンスとして保存する義務がありますが、「別途」紙の保存をすることを禁止するものではないとの認識です。

　紙の請求書等については、スキャンニング等せずに紙のまま対応するということであれば、決済の実務上で紙とデータが入り混じったフローでは煩雑かと。

　そこで、電子取引分も紙出力・紙ベースで確認して決裁業務を行うことは合理的ではありませんが不合理ではないと考えます。

　勿論、正式なエビデンスとしては、オリジナルデータが所用の形で保存、検索可能な状態になっている前提です。紙は、飽くまでも事務上の補完資料の位置づけとして、それを廃棄しても良いし取っておいても良いのではないかと。但し、全て取っている場合、電子取引とそれ以外の取引の区分がし難いので、伝票や紙自体に明示しておくのは一工夫ではないかとの感想です。



> 電子帳簿保存法（電子取引）では、2023年12月31日では猶予期間として紙保存が認められています。そこでお伺い致します。
>
> 当社では、電子データで受領した請求書は一旦プリントアウトして起票し、証拠書類ととして伝票と共に決裁に回しています。現在はプリントアウトしたものを証票書類として保存していますが、猶予期間以後は紙での保存はどのような形でも認められないのでしょうか。例えば、プリントアウトしたもの及び伝票に「電子保存」などの記載をして電子取引の保存対象であることを明確にしておくなどです。
>
> 原則として、電子取引は紙保存禁止だとは思うのですが…。
>
> ご教授のほどお願い致します。

皆さま、ご教授頂き有難うございます。

当方では、電子取引となるものは電子保存もしていることから、紙を保存することは別段問題はないということで安心致しました。

ただ、やはり紙での保存を維持すると、どの請求書が電子取引の対象となっているか分からなくなってしまうため、真実性の確保という面からも証票書類等に「電子取引」対象であることを明示する方が良いと感じました。

有難うございました。

> ただ、やはり紙での保存を維持すると、どの請求書が電子取引の対象となっているか分からなくなってしまうため、真実性の確保という面からも証票書類等に「電子取引」対象であることを明示する方が良いと感じました。

この点、誰のために、何のために、という視点が大事だと思います。

紙保存を行った受領した請求書は、いつ、誰が、何のために参照するかを検討するのが肝要と思います。

その際に、電子取引の対象かどうかを判断する必要があり、判断できるようにしておくために事前にマークなりを行う事務処理コストを上回る価値があるかをお考え下さい。
不正防止、抑止の観点からの必要性も、考慮事項です。

もし、税務調査の際の調査員しか参照しないのであれば、業務フロー含め、再考いただくとよいのではないかと思います。

ご助言を頂き有難うございます。

所内の業務フローや事務的負担、そのほか「何のために」を念頭におきながら対応を考えたいと思います。

返答ではありませんが、１意見として。

wrxs4さんの仰る
＞紙の請求書等については、スキャンニング等せずに紙のまま対応するということであれば、決済の実務上で紙とデータが入り混じったフローでは煩雑かと。
＞そこで、電子取引分も紙出力・紙ベースで確認して決裁業務を行うことは合理的ではありませんが不合理ではないと考えます。

上記の通り、紙と電子データが入り混じった状態では、

kyouryuuさんの仰る、
＞もし、税務調査の際の調査員しか参照しないのであれば、業務フロー含め、再考いただくとよいのではないかと思います。

結局、法的義務があるからやるだけ……そしてその義務により新たな作業が発生し生産性が低下、さらに、調査員としても、入り混じっている状態で義務的に保管された電子データは使いづらく意味をなさない可能性が高い、つまりこの法改正は悪である。

と感じています。

※義務対応関係なく、スキャナ保存も積極的に推進し、効率的な電子保存はやればいいし、それは意味があると思いますよ。その契機としての義務化するなら、スキャナ保存まで義務化してくれればよっぽど……

> ※義務対応関係なく、スキャナ保存も積極的に推進し、効率的な電子保存はやればいいし、それは意味があると思いますよ。その契機としての義務化するなら、スキャナ保存まで義務化してくれればよっぽど……

gtrsさん、共感する部分が多いです。

令和４年度税制改正の大綱
https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2022/20211224taikou.pdf

この、67ページあたりの、
　六 納税環境整備
　１ 税理士制度の見直し
　（1）税理士の業務の電子化等の推進
をお読みになりましたでしょうか？
次は、税理士側に、顧客のデジタル化を推進する努力義務が設けらることになりそうです。
事業者側から攻めるのではなく、税理士側から攻める作戦なのでしょう。