印章管理について

renhana 様
こんにちは。

結論から申し上げますと、従来の印章管理規定について追記で構わないと思います。多くの行政機関ではこの方式で規定がなされているみたいです。
その中で、印章の定義に電子印鑑や電子署名を追記したもの、条文では「印章または電子印鑑」のような表記が多くみられます。

ただ、電子特有の問題がありますので、同じような章立てにして独立した規定にした方が将来的に、改変時の苦労が少なくなるかもしれません。


> お世話になります。中々答えを見いだせず、皆様のお知恵をいただけましたら幸いです。
> 今回、請求書等に電子印（角印）を採用しようと検討しております。その際に、現在の印章管理規程に電子印の取扱いを追記する必要があると思うのですが、そもそも印章管理規程に追記でよいのでしょうか。ネットで検索すると、「電子署名」や「電子契約」に関する規定のひな型は多数あるのですが、電子印を追記したものは見当たりません。
> ぜひともご見解をいただけましたら幸いです。

貴殿がご質問されている印章の電子化については、
1．書類を発行する際に、印刷された紙に物理的な印鑑を押印することに代えて、電子的に保存した印影を書類データに添付（貼り付け）して印刷して、書類発行する。
場合と、
2．紙媒体での発行を止める為、電子ファイルで作成した書類に電子印影を添付して、電子媒体を書類の正本として発行・電子メール等で相手に提出する。
の2つの方法があります。

1つ目の方法を行いたい場合は、印影ファイルを補完する場所（サーバーやフォルダ）や、そのファイルにアクセスできる人の限定ルールや、印影ファイルを貼り付けるまでの電子書類の回覧（稟議）ルールがあれば良いと思います。
つまり、現在貴社でお持ちの印章扱い規定に電子ファイル印影に関する保管と不正利用防止手順が記載されれば問題ないと存じます。

一方で、2つ目の方法、つまり、書類の電子化を行いたい場合は、電子印影を管理したり添付することは本質的な手順ではなく、最終的に発行される電子ファイルが①正しく承認・決裁された書類である事、②承認・決裁後に改ざんされていない事、の2点が証明されている必要があります。
その証明が「電子署名」や「電子契約」に関わるので、お調べになるとそれらが検索でヒットするわけです。
つまり、2つ目の方法を採用する場合は、電子ファイルの稟議規定（発行者、確認・承認者、決裁者の順にファイルが流れて、正しく決裁される事）の発行と運用が必要になります。この際に必要となる道具の一つとして電子ファイルの署名・証明をするソフトウエアと署名・証明サービスの利用（大抵は有料です）が必要となります。
ちなみに、稟議の中で電子印影を使ったり電子署名を使う等はシステムによって異なりますが、各ソフトウエアは決裁者事にアカウントを持ち、不正アクセスによる印影持ち出しを防止しています。

以上です。

> お世話になります。中々答えを見いだせず、皆様のお知恵をいただけましたら幸いです。
> 今回、請求書等に電子印（角印）を採用しようと検討しております。その際に、現在の印章管理規程に電子印の取扱いを追記する必要があると思うのですが、そもそも印章管理規程に追記でよいのでしょうか。ネットで検索すると、「電子署名」や「電子契約」に関する規定のひな型は多数あるのですが、電子印を追記したものは見当たりません。
> ぜひともご見解をいただけましたら幸いです。