相談の広場
出張精算書と領収書の保管(ファイリング)についてです
出張精算は出張精算書に領収書を添付してもらっています
出張精算書内には複数の科目があります(旅費交通費、交際費、消耗品費など)
今までは出張精算書に添付された領収書を一緒に保管していました。科目ごとに分けられないので一番費用の大きい旅費交通費に保管していました
新しい上司は各科目ごとに領収書を分けて保管するようにと言うのですが
出張精算書と領収書を分けることに疑問があります 出張精算書に領収書の添付は必須だと思っていたので
一括管理が良いのではないかと思うのです
領収書を分けてしまうと出張精算書についていた領収書が漏れている状態になってしまうからです
添付書類をバラバラにしてもいいのでしょうか
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こんにちは。
> 一括管理が良いのではないかと思うのです
> 添付書類をバラバラにしてもいいのでしょうか
貴殿の言われる一括というのがは出張精算書側からみればそうでしょうが、勘定科目から見ればバラバラになっている状態と言えるかと思います。
その点は考え方による、でしょうね。ただ、その考え方は上司によって異なるのではなく、貴社としてどのように整理し管理するのか、になります。
税務上の関与があるものになりますので、従前と帰る必要があるのかどうかは判断できませんが、貴社に顧問税理士さんがいるのであれば、その方の管理方法を確認していただくことも方法です。税理士さんに税務を委託しているのであれば、貴社側で相談なく管理方法を変えることは相手によっては困るケースもあり得るためです。
で、
出張旅費が正しく精算されているかを確認することに重きをおくのであれば、出張精算書とともに関連する添付するものを一緒にしておくことがわかりやすいでしょう。まあ出張精算が終われば添付書類は一緒にしていなくても良いかもしれませんが。
総勘定帳における勘定科目ごとに必要な書類が揃っていることが望ましいのであれば、勘定科目ごとに領収書等はまとめておくことが望ましいでしょう(税務調査等を前提にするのであればこちらのほうがよいこともあります)。
ほかには、その両方に対応するために領収書を複写して出張精算書と勘定科目ごとの両方に書類を置くことも方法でしょう(この場合はどちらを複写にするかを決めておくことがよいでしょう)。
これまでの方法がありますから、税理士さんとも相談して社内ルールを決めていただくことがよいでしょう。
> 出張精算書と領収書の保管(ファイリング)についてです
>
> 出張精算は出張精算書に領収書を添付してもらっています
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> 出張精算書内には複数の科目があります(旅費交通費、交際費、消耗品費など)
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> 今までは出張精算書に添付された領収書を一緒に保管していました。科目ごとに分けられないので一番費用の大きい旅費交通費に保管していました
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> 新しい上司は各科目ごとに領収書を分けて保管するようにと言うのですが
> 出張精算書と領収書を分けることに疑問があります 出張精算書に領収書の添付は必須だと思っていたので
> 一括管理が良いのではないかと思うのです
> 領収書を分けてしまうと出張精算書についていた領収書が漏れている状態になってしまうからです
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