中小企業にグループウェアは必要？選び方のポイントとおすすめ製品

「グループウェアに興味はあるが、うちの会社に導入して効果は上がるだろうか」そのように感じている中小企業の経営者は多いのではないでしょうか？

最近は行政の後押しもあり、デジタル化の一環としてグループウェアを導入する企業が増えていますね。しかし、自社にグループウェアは必要か、どう選んだらよいかと悩んでいる方も多いでしょう。

そこで本記事では、グループウェアを導入すべき企業の特徴と、選び方のポイントを解説しましょう。おすすめの製品も紹介するので参考にしてみてください。

そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは組織のメンバー間のコミュニケーションや情報共有を円滑にするためのITツールです。

メンバー間のコミュニケーションの質は全体の生産性を左右する重要な要素です。情報の共有がうまくいかないと、業務自体に支障をきたし、重大な損失が生じる場合もあります。

昔は、電話やFAX、物理的な書類の掲示や口頭での打ち合わせなどのアナログな手段に頼っていました。しかし、最近はテレワークやフリーアドレスなど、働き方が多様化したため、ネットワーク通信を利用しないとコミュニケーションが円滑に取れないケースが増えてきました。

そのようにネットワーク通信を使って効率よくコミュニケーションを取るためのツールがグループウェアです。

グループウェアの中には社内ネットワークだけで利用するオンプレミス型の製品もあります。ただ、近年ではテレワークなどを考慮し、インターネットを介していつでもどこでも利用できるクラウドサービスで提供される製品が主流になりつつあります。

また、ここ数年は経済産業省がデジタルトランスフォーメーション（DX）を強く推進しています。グループウェアの導入もITツールを利用した組織体制の変革の一端と言えますので、デジタル化の第一歩として、まずグループウェアから導入する企業も多いです。

グループウェアの代表的な機能は？

グループウェアの多くは単一の機能ではなく、さまざまな機能がパッケージ化されているのが特徴です。代表的な機能としては以下のようなものがあります。

• 電子メール送信
• 電子掲示板
• メッセージ（グループチャット）
• ファイル共有
• スケジュール管理
• ワークフロー（決裁承認）

など、他にもたくさんの機能を搭載した製品があります。

製品によって付いている機能が異なるので、自社にどんなコミュニケーションツールが合っているのか検討した上で導入しましょう。

【こちらの記事も】なんで使ってくれないの？従業員に「ツールが浸透しない」企業の特徴と解決策

グループウェアはどんな企業におすすめ？

グループウェアの導入がおすすめなのは以下のような企業です。

リソースが限られている中小企業

中小企業にはグループウェアは不要と考える経営者はまだまだ多いです。しかし、実は中小企業にこそグループウェアが向いています。

大企業ならばITツールへ大きな金額を投資できるため、自社の業務プロセスに合わせた社内システムを自前で作れます。しかし中小企業や小規模企業はITツールへ投資できる金額が限られています。

しかし、クラウドサービスで提供されているグループウェアならば1ユーザーあたり月に数百円で導入できます。さらに、サブスクリプション契約なので不要になればすぐに中止でき、金銭的なリスクを抑えられます。

自前で用意するとサーバーのランニングコストやメンテナンス費用、セキュリティー対策費用などもかかりますが、クラウドサービスなら運営事業者がすべて実施してくれるのも特徴です。

労働人口が減少し、人手不足がどんどん加速していく昨今、マンパワーだけに頼った経営を続けているとなかなか辛いものがあるでしょう。人的・経済的リソースの限られている中小企業にこそクラウド型のグループウェアによる業務効率化が向いているのです。

社員によって働き方や勤務時間が異なる企業

グループウェアは働き方の異なる社員同士のコミュニケーションに効果を発揮します。

例えば、ある農園では生産部門と販売部門のコミュニケーションに深刻な溝が発生していました。生産部門は働き方が天候に左右され、販売部門は年中無休のシフト制、というふうに働き方が全く違うため、全員がそろう日がほとんど無かったのです。

朝礼やホワイトボードといったアナログなやり方で情報共有していましたが、そもそも会社に来なければそれらを見ることができません。全員に情報が伝わるまで1週間かかるケースもありました。

そこでこの企業はグループウェアを導入し、電子掲示板やメッセージの一斉送信を使ったプッシュ型の情報伝達によって課題を解決しました。大幅に情報伝達の質と速度が上がり、生産部門と販売部門の連携が密になったそうです。

事業部門とバックオフィス、テレワーク組と出社組、のように、社員・メンバーによって働き方や勤務時間が異なる企業にはグループウェアが役立つでしょう。

ITに慣れていない企業

ITに慣れていない企業がデジタル化を進めたい場合、第一歩としてグループウェアの導入をおすすめします。なぜなら、既製品として提供されているグループウェアは操作が簡単で、直感的に使うことができる製品が多いからです。

近年はエンジニアでなくても簡易的なアプリを自分で作れるツールが登場し、ITに慣れている企業ではそのようなツールを使って自社に合ったアプリを自作することも多くなっています。しかし初期段階では、カスタマイズの自由度こそ低いものの、複雑な設定なく、導入するだけで使える機能が揃っている既製品として提供されているグループウェアが使いやすいのです。

まずは既製品のグループウェアを使ってみてITを使った仕事に慣れる、社員のITに対する意識を高めるのも良いでしょう。

グループウェアの選び方のポイント

グループウェアを選ぶ際には以下のポイントに気をつけましょう

機能や使いやすさ

グループウェアを選ぶ際には自社の導入目的に合った機能の製品を選びましょう。また、実際に利用するのは社員なので、社員が直感的に使いこなせるかも重要な要素です。

社員が直感的に使いやすいかどうかを事前に試すため、無料トライアル期間のある製品を選ぶと良いでしょう。

無料製品を選ぶのは慎重に

世の中には無料で提供されているグループウェアがあります。しかし、無料だからと安易に飛びつかず、有料製品も候補に入れて総合的に判断するべきです。なぜなら多くの無料製品には以下のデメリットがあるからです。

• ユーザー数や機能数、ストレージ容量などに制限を設けている場合が多い
• サポートが不十分な場合が多い
• 突然サービスを終了される恐れがある

これらのデメリットは業務遂行が困難になるリスクをはらむものです。本当に無料製品で自社のビジネスに耐えうるのか、慎重に考えることをおすすめします。

中小企業におすすめのグループウェアは「サイボウズOffice」

中小企業がグループウェア選びに迷ったら『サイボウズOffice』がおすすめです。

ワンパッケージで必要な機能がほとんど揃う

サイボウズOfficeには以下のような多彩な機能が含まれており、会社のコミュニケーションに必要な機能がワンパッケージで揃います。

• トップページ（ポータル）
• スケジュール管理
• 掲示板
• ファイル管理
• メッセージ
• メール
• ワークフロー（決裁承認）
• 報告書（議事録、商談記録など）
• アドレス帳
• 電話メモ
• プロジェクト管理
• ToDoリスト（個人のタスク管理）
• タイムカード

これだけの機能が揃っているため、ライセンスの管理や複数のクラウドサービスの整合性に頭を悩ませる必要はありません。

低コストでサポートも充実

サイボウズOfficeの大きなメリットは低コストである点です。初期費用が一切かからず、1ユーザーあたり500円の月額料金のみで利用できます。1ヶ月単位の契約なので、利用をやめるのに違約金なども発生せず、低リスクです。

また、サポートも充実しており、電話、メールでの問い合わせ窓口のほか、オンラインでのセミナーや導入相談会も実施しています。導入から運用までサポートしてくれるため、ITに慣れていない企業にも向いています。

【こちらの記事も】「サイボウズ」と「kintone」は何が違う？企業タイプ別に選び方をわかりやすく解説

「サイボウズOffice」で良質なコミュニケーションを

社内のコミュニケーションや情報共有の効率化は、企業の生産性に直結する要素です。コミュニケーションの質が低かったり、情報共有のスピードが遅かったりすると、機会損失や仕事のミスの原因となります。

そこで役に立つのがグループウェアですが、資金が限られている中小企業やITに慣れていない企業は、なかなか導入に踏み切れない場合もあるでしょう。

そのような場合には安価で多彩な機能が揃い、サポートも充実している『サイボウズOffice』がおすすめです。30日間の無料お試し期間もあるのでぜひ試してみてはいかがでしょうか。

*ABC、mits、Jake Images、Ushico、熊澤充、asaya / PIXTA(ピクスタ)

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