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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 初心者総務 さん

最終更新日:2010年10月06日 11:20

いつも利用させていただいております。

当社の旅費規程では宿泊料を定額支給にしておりますが、これを上限を定めた実費精算への移行を検討しております。
 理由としては出張時には既に日当も支払われており、日当により食費等が支弁されており、宿泊料を定額で支払う意義について見直した結果なのですが、一般的な企業では宿泊料は実費支給と定額支給、どちらを採用している企業が多いのでしょうか?

参考のためにウェブ等で検索しておりましたが、官公庁は宿泊料を定額にしている傾向が強いですが、私が経験したり知る会社のほとんどが宿泊料については実費精算にしておりました。

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Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 オレンジcube さん

最終更新日:2010年10月06日 12:23

> いつも利用させていただいております。
>
> 当社の旅費規程では宿泊料を定額支給にしておりますが、これを上限を定めた実費精算への移行を検討しております。
>  理由としては出張時には既に日当も支払われており、日当により食費等が支弁されており、宿泊料を定額で支払う意義について見直した結果なのですが、一般的な企業では宿泊料は実費支給と定額支給、どちらを採用している企業が多いのでしょうか?
>
> 参考のためにウェブ等で検索しておりましたが、官公庁は宿泊料を定額にしている傾向が強いですが、私が経験したり知る会社のほとんどが宿泊料については実費精算にしておりました。

こんにちは。
当社でも宿泊料は実費精算に変更いたしました。ただし一応限度額の設定があり支払う額は限度額までですが。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 HOF さん

最終更新日:2010年10月06日 12:42

出張時の定額支給と実費支給のメリデメを考えますと、
1、定額より安い宿泊施設に泊まれた場合経費が浮きますが、高い施設しか空きが無かった場合、出張者は差額負担をしなくて済みます。出張先による高い低いも問題で無くなるので平等といえば言えなくもない、実態に見合った支払いということになります。

2、従業員がなるべく安いところに泊ってくれる。キャッシュバックやQUOカード、優待ポイントやマイルなどの個人特典特典の無いプランで泊まってくれる。真面目な人と、「ばれなければOK」という差が無い。「食事や飲み物等も込みの領収書にして」という人がたまにいたりする。といった問題が無ければです。

ここを問題視すると、総務で社員の出張ごとに宿泊を手配しなければならなくなります。(宿泊先が「本当にここしかなかったのか?」と聞けば、「疑うんなら会社で手配してください」となるから)

3、一方そういう個別案件を全て各自の判断に任せたのが一律精算です。ただし研修やイベントなどで、宿泊先が定額より高いところに泊まらざるを得ない場合の救済が問題になります。
「どこかで浮いた分で補填して」とは思っても言えません。

4、方法としては
①問題は内包するが、他の方法でも問題が無いわけではないから、社員を信頼し、実費支払いに切り替える。

②どこかの旅行代理店と契約し、貴社の条件を伝え、そこの手配とする。(宿泊費は会社が旅行代理店に払います)(契約次第ですが基本手数料は宿泊先から取るはずです)

③基本は定額で、特殊な場合実費もしくは会社払い

5、当社では③です
基本、一律精算で、研修やイベントなどで宿泊先が指定されたり繁忙期等の特殊な場合はブロックリーダー(課長)判断で理由書を添付して実費精算、もしくは会社払いが可能となっています。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

最終更新日:2010年10月06日 12:59

こんにちは。

当社でも、上限ありの実費支給に変更しております。
ただし、上司が特別な事情ありとして事前に認めた場合(例えば上席と同行で
上席と同等ランクの宿泊施設を利用した場合など)は上限を外して実費を
払うこともできると定めています。

規模の小さな会社であるため、経費精算は個別対応が可能であるためできるかも
しれません。(従業員30名程度)

前職では、従業員300名+パート・アルバイト1,000名程度の規模で、出張も多い
業種だったため、経理での対応工数を考慮し、宿泊代は定額支給となっていました。

以上、ご参考になれば幸いです。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 初心者総務 さん

最終更新日:2010年10月06日 14:51

> こんにちは。
> 当社でも宿泊料は実費精算に変更いたしました。ただし一応限度額の設定があり支払う額は限度額までですが。

オレンジcube様
早速のご意見ありがとうございます。大変参考になります。当社も限度額を設定した上での実費精算で検討しております。ただ宿泊費も都市によって限度額を変えたほうが良いのか考えあぐねています。実態としては東京出張は定額で十分まかなっておりますが、東京でのイベントや展示会開催によっては現在の上限ラインで賄う事ができるのか悩みどころです。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 初心者総務 さん

最終更新日:2010年10月06日 14:52

削除されました

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 初心者総務 さん

最終更新日:2010年10月06日 15:04

> 出張時の定額支給と実費支給のメリデメを考えますと、
> 1、定額より安い宿泊施設に泊まれた場合経費が浮きますが、高い施設しか空きが無かった場合、出張者は差額負担をしなくて済みます。出張先による高い低いも問題で無くなるので平等といえば言えなくもない、実態に見合った支払いということになります。
>
> 2、従業員がなるべく安いところに泊ってくれる。キャッシュバックやQUOカード、優待ポイントやマイルなどの個人特典特典の無いプランで泊まってくれる。真面目な人と、「ばれなければOK」という差が無い。「食事や飲み物等も込みの領収書にして」という人がたまにいたりする。といった問題が無ければです。
>
> ここを問題視すると、総務で社員の出張ごとに宿泊を手配しなければならなくなります。(宿泊先が「本当にここしかなかったのか?」と聞けば、「疑うんなら会社で手配してください」となるから)
>
> 3、一方そういう個別案件を全て各自の判断に任せたのが一律精算です。ただし研修やイベントなどで、宿泊先が定額より高いところに泊まらざるを得ない場合の救済が問題になります。
> 「どこかで浮いた分で補填して」とは思っても言えません。
>
> 4、方法としては
> ①問題は内包するが、他の方法でも問題が無いわけではないから、社員を信頼し、実費支払いに切り替える。
>
> ②どこかの旅行代理店と契約し、貴社の条件を伝え、そこの手配とする。(宿泊費は会社が旅行代理店に払います)(契約次第ですが基本手数料は宿泊先から取るはずです)
>
> ③基本は定額で、特殊な場合実費もしくは会社払い
>
> 5、当社では③です
> 基本、一律精算で、研修やイベントなどで宿泊先が指定されたり繁忙期等の特殊な場合はブロックリーダー(課長)判断で理由書を添付して実費精算、もしくは会社払いが可能となっています。

HOFさま
早速の貴重なアドバイスありがとうございます。
 宿泊費の実費精算についてはホテルのビジネスプラン等で朝食付きというものも少なくないので、当社の場合、朝食付きプランにおいては容認という方向で考えております。
 旅行代理店との契約というご意見は大変参考になりました。確かに旅行代理店で抑えた宿泊先であればHOFさまの仰るとおり、夜の飲食物等の込みの領収書にされる心配もないので、社内でも一度検討してみようかと思います。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 初心者総務 さん

最終更新日:2010年10月06日 15:12

> こんにちは。
>
> 当社でも、上限ありの実費支給に変更しております。
> ただし、上司が特別な事情ありとして事前に認めた場合(例えば上席と同行で
> 上席と同等ランクの宿泊施設を利用した場合など)は上限を外して実費を
> 払うこともできると定めています。
>
> 規模の小さな会社であるため、経費精算は個別対応が可能であるためできるかも
> しれません。(従業員30名程度)
>
> 前職では、従業員300名+パート・アルバイト1,000名程度の規模で、出張も多い
> 業種だったため、経理での対応工数を考慮し、宿泊代は定額支給となっていました。
>
> 以上、ご参考になれば幸いです。

スゥスゥ様
早速のご返信ありがとうございます。
私の考えとしては、スゥスゥ様の会社同様に特別な事情、例えば展示会等で宿泊料の上限内で手配することが出来ない場合は所属長の承認により実費払いとする、としたいところだったのですが、「規程改正する前から箍を緩めておくのは如何なものか」という意見もあり、とりあえずは現在の定額支給の金額を上限と定めその範囲内での実費精算ということで進みそうな感じです。
貴重なお話ありがとうございます。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 オレンジcube さん

最終更新日:2010年10月08日 12:27

> > こんにちは。
> > 当社でも宿泊料は実費精算に変更いたしました。ただし一応限度額の設定があり支払う額は限度額までですが。
>
> オレンジcube様
> 早速のご意見ありがとうございます。大変参考になります。当社も限度額を設定した上での実費精算で検討しております。ただ宿泊費も都市によって限度額を変えたほうが良いのか考えあぐねています。実態としては東京出張は定額で十分まかなっておりますが、東京でのイベントや展示会開催によっては現在の上限ラインで賄う事ができるのか悩みどころです。

こんにちは。
当社でも、東京と大阪に関しては規程以上の宿泊料を認めております。とはいっても無制限にOKということではなく、プラス3,000円という具合ですが。

Re: 出張時に伴う宿泊料の実費精算への変更

著者 HOF さん

最終更新日:2010年10月08日 21:32

>
> HOFさま
> 早速の貴重なアドバイスありがとうございます。
>  宿泊費の実費精算についてはホテルのビジネスプラン等で朝食付きというものも少なくないので、当社の場合、朝食付きプランにおいては容認という方向で考えております。
>  旅行代理店との契約というご意見は大変参考になりました。確かに旅行代理店で抑えた宿泊先であればHOFさまの仰るとおり、夜の飲食物等の込みの領収書にされる心配もないので、社内でも一度検討してみようかと思います。

「じゃらん」「ヤフートラベル」「ANA」等宿泊者にプランとして付与されるサービスがいろいろあります。QUOカードやマイルならまだしも、キャッシュバック付きなんてのもあります。

使っているから知っているわけではないのですが。

「出張が多い部署が得をする」とならない方法を見つけたらぜひ教えてください。

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