社内会議室の予約について

会議室ではないのではないのですが、顧客の予約を管理しています。
書き忘れ、多いです。そのときは、書き忘れた人をできる限り追及して（追及できるようにある程度担当を曜日によって決めています）、注意するようにしています。
また、表も見やすくするために、オリジナルのものを作りました。
また、重なってしまった時のために、工事をしてスペースを一つ増やすことにしました。

社内の会議は、どこか端っこでもできないですか。
顧客のための、スペースを常にひとつ空けておくことも必要だと思います。

また、勝手に使っている人には注意をすることも大事だと思います。

> はじめまして、いつもお世話になっております。
> 社内会議室の予約について相談させてください。
>
> 弊社には、社内会議室が3部屋あります。
> 誰が・（外部のどちら様と）・何時から何時まで使うのかを、
> 時間で区切った1週間カレンダーで管理しております。
> （ちょうど総務の森さんの会議室予約表みたいなかんじです）
>
> ところが最近このカレンダーがうまく機能しておらず、
> なにも書いていないのになにかの会議で使われている、
> 逆に、予約してあるのに誰かが使っている、ということが頻発し、
> 社内スタッフだけの会議がかち合うならまだしも
> 先日などはお客様をお待たせする形になってしまい、
> お客様をご案内する身としてはほとほと困っております。
>
> 上司には相談済みでして、次の全体会議の際にもう一度、
> 会議室の予約方法について告知する形になってはおりますが、
> なにか「忘れない」「面倒じゃない」手立てを講じなければ、
> またグダグダになってしまうような気がします…。
>
> そこで質問なのですが、みなさんの会社では、
> 社内会議室の予約についてはどのように管理されていますか？
> できましたら、〜50人ほどの規模の会社さんでの例を
> 教えていただけましたら幸いです！
>
> 初歩的なお話で恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

はじめまして。
予約の仕方は何であれ、正となる予約表を作り、それで管理するしかないと思います。

当事業所は50名以上の規模ですが、Outlookで会議室の予約を管理しています。
会議のアレンジをするのは比較的事務仕事の比率が高い人が多いのと、
Outlookで会議の出席依頼をかけられるので、予約忘れはそれほど多くはないと思いますし、
そもそも予約忘れをフォローするという考えがあまりありません。

予約を忘れるようなルーズな人がいたとしても、一度予約忘れで冷や汗をかけば、二度と忘れないと思います。
紙のカレンダーで管理されているようですが、場所を確保せずに先方に訪問OKの返事を出すのはおかしいですし、
社内の会議であっても、場所を確保せずに他の社員のスケジュールを拘束するという考え方には問題があると思います。

当事業所ではどちらかというと、無駄に仮抑えの予約を入れられることと、
そのような仮押さえの予約のせいで必要な予約が取れないことが問題となっていまして、
長期の定期的な予約を禁止するような規制を入れています。

ガチガチに管理する方針であれば、会議室の鍵を総務で管理し、予約のある場合のみ鍵を貸し出すような
やり方もあるのでしょうけれども、そこまでは負担が大きいためやっていません。

こんにちは。

会議の人数、会議の回数、来客の人数、来客の頻度、会議の種類、声漏れ等の可･不可など状況によって利用方法が変わるかと思います。

以前勤めていた会社でも問題になっていました。
初めのころの対処法は、来客は少数で週２～３組だったため事務所の一角をパテーションで区切って応接室を作り、そこでは原則会議禁止。会議室は、鍵を付けて総務で管理。時間厳守で、会議の途中でも交代させる等していました。しかし、根本的な解決には至りませんでした。最終的に、会議の回数や時間を減らす方向で進み、ようやく落ち着きました。

方法としては、まず報告等はメールや文書で行い、まとめた物をまた全員に配りそれを元に各自課題を考えてから、会議で意見を出し合う事になりました。初めのころはめんどくさそうでしたが、次第に慣れて事務所の一角での話し合いや、メール等でのやり取りで済む事が多くなり、逆に会議室がほとんど使われなくなりました。

文字でのやり取りは多少時間がかかりますが、①報告の時点で話が整理されるのでまとめやすい。②重複や同じ様な繰り返しが無くなる。③文字で共通認識が持てる。④過去の話も見返せる。（忘れている時等に後で見直しておけと言える）⑤会議が短ければ集まりやすい。などメリットが多く、無駄な会議が無くなったようです。

会議の内容や必要性、メリット･デメリットも会社によって異なると思いますので、ご参考までに・・・

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河原田さん

こんにちは。
会議室難民は、企業の大小問わず、
ほぼどこの会社でも悩みの種ですね。

最近では、クラウドサービス中心の会議室予約サービスがたくさん出てきています。
https://orange-operation.jp/posrejihikaku/workstyle/17203.html
ただ、3部屋のスペース利用に有償サービスを利用するのは、
どうにもハードルが高いですよね。

Google Calendaerを利用されているというのであれば、
迷うことなく、そちらを活用ください。
新しいカレンダー作成から、３つの部屋を個人のように登録します。
https://support.google.com/calendar/answer/44105?hl=ja

当社もGmailを採用しており、
会議室と来客室の管理はグループウエアのシステムで構築していますが、
社内の打合せスペースや倉庫などの利用はGoogleカレンダーを使って部門単位などで管理しています。
外出先からでもスマートフォンからも確認や予約が入れられるので、
紙ベースで運用するより利便性はあがると思います。
簡単な運用マニュアルは手間でしょうが、そちらをメール案内しながら、
会議室の運用ルールの徹底を宣言するのも手だと思います。