支払調書の送付状について（ご相談）

ご相談させて下さい。

うちの職場では毎年５０～８０名の方達に謝礼をお渡ししています。
そしてその中から、希望のあった数名にだけ、
「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を発行してきました。

しかし昨年、希望がなかったので発行していなかった方から、
「なんでくれないんだ！言わないとくれないのか！」
と、お怒りのお電話をいただいてしまい、
今年からは全員に「支払調書」を発行、郵送することにしたのです。

そこで、本題のご相談です。
この「支払調書」の郵送の際に同封する送付状の文章について、
「うちではこんな風にしてます」といった知恵をお借りできないでしょうか？
いつも「下記の書類をお送りいたします」などしか使わないので。。。

さらに欲を言ってしまうと「この書類はこんな時に使いますよ」と言った、
「支払調書」に対する説明文が入っていると、とても助かります。

何かお知恵をお借りできると幸いです。宜しくお願いいたします。